Автор: Когда вы работаете в бизнесе, вам часто может понадобиться написать электронное письмо кому-то, кого вы не знаете. Хотя это несколько неловко, это часть профессиональной жизни. Существуют определенные правила этикета, которым необходимо следовать при отправке профессионального электронного письма незнакомцу.
Шаги
Начало письма
1. Проведите исследование.Существует множество информации, которую вам необходимо знать, прежде чем писать электронное письмо незнакомцу. Прежде чем начать печатать, бегло просмотрите веб-сайт компании, в которой работает получатель. <ул>Если вы не знаете адрес электронной почты получателя, его можно узнать, просканировав веб-сайт компании. Если адрес электронной почты не указан, будьте осторожны, связываясь с человеком по электронной почте. Вместо этого вы можете выбрать физическое письмо. Если вы планировали задать какие-либо вопросы по электронной почте, проверьте, отвечает ли веб-сайт на эти вопросы. Вы же не хотите, чтобы у вас сложилось впечатление, что вы ленивы и не нашли время, чтобы внимательно прочитать веб-сайт. Убедитесь, что вы обращаетесь к нужному человеку. Многие люди начинают электронные письма с чего-то вроде: «Я не уверен, что вы тот человек, которому можно задать вопрос, но…» Это считается непрофессиональным и неуважительным по отношению к времени получателя. Если вы не знаете, к кому обратиться, отложите письмо, пока не разберетесь с этой информацией.
2. Напишите описательную строку темы.< /b> В строке темы должны быть указаны точные причины отправки электронного письма. Часто электронные письма от незнакомцев игнорируются или игнорируются. Сплошная строка темы снижает вероятность того, что ваше письмо будет пропущено. <ул>Используйте несколько слов, чтобы сказать, о чем электронная почта. Используйте как можно больше деталей, чтобы включить их в 4 или 5 слов. Например, «Встреча в 10 утра по поводу новых компьютеров» лучше, чем «Встреча сегодня утром». Неясные строки темы, такие как «Здравствуйте» и «Привет», иногда непреднамеренно считываются как спам и перенаправляются в папку для спама получателя. Используйте профессиональную электронную почту, так как ваша электронная почта будет отображаться рядом со строкой темы. Используйте электронное письмо, в котором используется ваше полное имя, а не то, в котором используется личность или расплывчатая фраза. Никогда не используйте заглавные буквы в теме письма, даже если письмо срочное. Это выглядит как крик, который можно интерпретировать как враждебность.
3. Обратитесь к получателю.Включите приветствие и профессиональное приветствие. Это может быть сложно, если вы отправляете электронное письмо незнакомцу, поскольку вы можете не знать его предпочтительное имя. Однако есть несколько правил этикета, которые помогут вам избежать ошибок. <ул>Если вы не знаете имени человека, избегайте чрезмерно формальных фраз, таких как «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин/мисс». Не ходите слишком случайным либо. «Привет» слишком непрофессионально для делового письма. Возможно, вам лучше начать электронное письмо с простого «Привет». Если вы знаете имя человека, убедитесь, что вы правильно написали его. Проверьте правильность написания несколько раз, так как легко ошибиться, если вы никогда раньше не писали человеку по электронной почте. Используйте «господин». и «мисс». затем следует только фамилия человека. Например, если вы отправляете электронное письмо Джейн Харт, начните его со слов «Уважаемая мисс Харт», а не «Уважаемая мисс Джейн Харт». Никогда не делайте предположений о семейном положении женщины. Если вы знаете ее семейное положение, все же лучше не привлекать к этому внимание в электронном письме, поскольку это не имеет отношения к деловому миру. Придерживайтесь «мисс» и никогда не используйте «мисс» или «миссис». если получатель сам не использует эти приветствия. Если у кого-то есть докторская степень, при обращении к нему уместно использовать «доктор».
4. Назовите себя и компанию, которую вы представляете.Помните, когда вы отправляете деловое электронное письмо, вы представляете свое место работы. Представьтесь и объясните, как вы получили контактную информацию человека. Также укажите свою компанию. Например, электронное письмо может начинаться так: «Уважаемая мисс Харт, меня зовут Джон Доусон, и я работаю в отделе маркетинга в Wilson Technologies».
Написание электронного письма
1. Будьте кратки и по делу. Дойдя до сути и четко обозначив свою цель, вы представляете профессиональный образ, который будет воспринят читателем серьезно. Это также увеличивает вероятность того, что ваша электронная почта будет прочитана и на нее будет дан быстрый ответ, поскольку люди откладывают работу со слишком многословными ответами. <ул>После того, как вы укажете себя и свою компанию, ваше следующее предложение должно объяснить цель письма. Лучше всего изложить суть дела в двух предложениях. Будь позитивным. Даже если вы пишете, чтобы ответить на жалобу или проблему, будьте вежливы и уважительны на протяжении всей электронной почты. Не ругайте боссов, другие компании или сотрудников, так как это плохо отражается на вас. В сопроводительных письмах стандартно включать некоторую основную справочную информацию о себе, если вы отправляете электронное письмо от имени компании, не указывая эту информацию. Просто назовите свое имя и должность в компании, прежде чем перейти к цели письма.
2. Используйте простой, прямой текст. Деловое электронное письмо должно быть максимально легко читаемым. насколько это возможно. Это означает использование ясного языка, который легко понять. <ул>Выберите активный залог вместо пассивного залога. Например, не говорите: «Мой босс, Джеймс Петерсон, отправил вам служебную записку». Вместо этого скажите: «Мой босс, Джеймс Петерсон, прислал вам записку». Избегайте жаргона и технических терминов, даже если такие термины широко используются в вашей компании. Выбирайте простой английский и общие фразы. Используйте короткие предложения. По возможности убирайте союзы и разбивайте длинные предложения. Например: «Мы не получили от вас ответа по поводу служебной записки и хотели уточнить, что вы поняли информацию». Это лучше было бы сформулировать так: «Мы не получили от вас ответа по поводу меморандума. Мы хотели проследить, чтобы убедиться, что вы поняли информацию». Используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию. Проверяйте орфографию и корректируйте все электронные письма, прежде чем нажать кнопку отправки.
3. Знайте, чего не следует отправлять.Существуют определенные правила этикета в отношении того, что следует передавать по электронной почте. Поймите, что следует избегать отправки, прежде чем связаться с кем-то. <ул>Вложения разрешены, если вы отправляете электронное письмо с информацией, которая была специально запрошена, но не отправляйте вложения незнакомым людям без запроса. Избегайте слишком больших вложений и файлов. В случае необходимости отправки такой информации, отправьте электронное письмо заранее, предупредив получателя. Не используйте слишком длинную подпись. В идеале ваша подпись должна включать только ваше имя, почтовый адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Если хотите, также уместно указать название вашей должности. Не включайте графику или фон. Они, как правило, засоряют память электронной почты и выглядят непрофессионально в деловой обстановке.
Завершение письма
1. Дайте получателю инструкции о том, как ответить. Ближе к концу электронного письма предоставьте инструкции о том, как получатель может ответить. <ул>Вежливо укажите сроки, в которые вы хотели бы получить ответ. Например: «Если бы вы могли перезвонить мне завтра к концу дня, я был бы вам очень признателен». При необходимости укажите любую контактную информацию. Вы можете просто сказать: «Это лучшая электронная почта, по которой со мной можно связаться» или запросить телефонный звонок и указать свой номер. Будьте конкретны в том, что вы хотите от получателя. Не говорите просто: «Я надеюсь получить от вас весточку в ближайшее время». Вместо этого скажите: «Я надеюсь услышать от вас скоро, чтобы мы могли обсудить логистику перехода на новую компьютерную систему».
2. Используйте соответствующее приветствие.Перед вашим именем будет какая-то форма прощания. Выберите подходящее для бизнеса завершение вашего электронного письма. <ул>Не используйте дефис, а затем укажите свое имя. Это выглядит слишком неформально, как и такие подписи, как «Увидимся» и «Успокойся». Смайликов, как и смайликов, лучше избегать. В деловой электронной почте уместно что-то вроде «Лучшее» или «Все самое лучшее», поскольку оно дружелюбно, но не в ущерб профессионализму. «С уважением» — еще один хороший вариант, но он может показаться скучным. «Спасибо» и «Спасибо» также уместны, но их следует избегать, если вы не просите получателя выполнить определенную задачу или обязанность.
3. Последующие действия. Деловой мир занят. Если вы не получили ответ от получателя в надлежащие сроки, уместно отправить последующее электронное письмо. <ул>Если кто-то не отвечает, то, скорее всего, это было сделано ненамеренно. Электронные письма резервируются, и часто, даже если вы следуете правильному протоколу, вещи случайно попадают в спам-фильтр. Последующее электронное письмо должно быть прямым ответом на электронное письмо, которое вы уже отправили. Будьте вежливы, начиная с чего-то вроде: «Я знаю, что вы, вероятно, очень заняты, но я просто хотел убедиться, что вы получили мое электронное письмо». Затем кратко переформулируйте тему исходного сообщения.
Справка по написанию писем
Адресация письма неизвестному человеку
Поддержите wikiHow и разблокируйте все примеры.
Подходящее деловое приветствие
Поддержите wikiHow и разблокируйте все примеры.
Аннотированное письмо профессору, которого вы не знаете t знать
Поддержите wikiHow и разблокируйте все samp файлы.
