Автор: Письмо руководству полезно, если вы хотите предложить процедурные улучшения, возможности дополнительного дохода или способы быть более экономичными. Вы также можете написать предложение, если заметите что-то, что, по вашему мнению, должно измениться. Если вы хотите написать предложение руководству вашей компании, найдите время, чтобы собрать необходимую информацию. Обсудите ваши идеи с вашими коллегами, чтобы увидеть, согласны ли они. Тактично подходите к руководству.
Шаги
Примеры предложений
Пример предложения по улучшению процесса
Образец предложения по мерам безопасности
Пример предложения по экономии средств
Составление вашего предложения
1. Определите свою идею или проблему. Если вы хотите написать об оптимизации операций или снижении затрат, выясните, в чем заключается основная проблема. Часто идея может быть вам понятна. Если, однако, вы пытаетесь сделать отметку или устранить неполадку, будьте наблюдательны.
2. Проведите исследование. Прежде чем писать предложение, обязательно проверьте все факты. Поговорите с соответствующими людьми, будь то коллеги, менеджеры или клиенты. Почитайте о похожих компаниях и посмотрите, что они делают по-другому. <ул>Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика провизии, сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают? Работали ли они в других местах с другими поставщиками общественного питания? Что думают ваши коллеги? Возможно, ваше недовольство связано с личным вкусом, а не с качеством.
3. Напишите описание проблемы. Чтобы начать свое предложение, опишите, что происходит в настоящее время. Включите все соответствующие факты (кто участвует, даты, места). В этой части не выносите приговор; скорее, просто объясните вещи, как они есть. <ул>Например, вы можете написать: «Компания X пользуется услугами поставщика провизии Y в течение последних семи лет. За это время количество доступных блюд уменьшилось с пяти до двух. ни один.»
4. Объясните свое решение. После определения проблемы конкретно напишите, что вы предлагаете делать. Ведите с вашей ключевой точкой. Покажите, на чем основаны ваши выводы. <ул>Например, вы можете написать: «Я рекомендую, чтобы компания X переключилась на другого поставщика общественного питания. У компании X есть несколько других вариантов общественного питания. Обе поставщики общественного питания W и Z предлагают более крупные меню и имеют сопоставимые затраты с нашим существующим поставщиком. Кроме того, поскольку поставщик Z предлагает ежедневных вегетарианских, веганских и безглютеновых блюд, они могли бы лучше удовлетворить потребности нашей рабочей силы. Caterer W предлагает меньше продуктов, специально предназначенных для веганов, но также может быть хорошим выбором. Опрос, проведенный в 2011 году, показал, что 40% наших сотрудников вегетарианцы, 10% веганы и 2% не содержат глютен.»
5. Составить план.Опишите каждый шаг и связанные с ним сроки или стоимость реализации. Будьте ясны с тем, что вы знаете, и что еще предстоит увидеть. Рассмотрите возможность написания пронумерованных шагов. Затем предложите более подробную информацию. Не переоценивайте значение ваших изменений, но предлагайте, какими, по вашему мнению, могут быть результаты. <ул>Для смены поставщика нам потребуется: 1. Расторгнуть договор с поставщиком питания Y 2. Пригласить поставщиков питания W и Z на пробные дегустации 3. Выбрать одну из фирм 4. Подписать контракт с выбранной фирмой. Затраты должны быть сопоставимы с нашими текущими расходами с поставщиком услуг Y. До тех пор, пока срок действия контракта с поставщиком Y истекает, не должно быть никаких финансовых штрафов. Кроме того, если нашим сотрудникам больше понравится новая еда, их удовлетворенность работой, вероятно, улучшится.
6. < b class="whb">Укажите возможные возражения.Покажите, что вы осведомлены о любых возможных заминках в вашем плане. Будет ли сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым людям может понравиться ваш нынешний поставщик провизии. Могли бы вы убедить государственное учреждение в том, что идея вашего нового продукта безопасна? Расскажите о шагах, которые вы предпримете, чтобы убедить других в вашем проекте.
7. Укажите необходимые материалы и/или персонал. Если ваше изменение требует покупки материалов или найма новых сотрудников, укажите это после шагов. Кроме того, укажите необходимое время, так как это тоже ресурс. Создайте своего рода контрольный список. Например, можно написать:
- Необходимо: подкомитет по оценке кейтеринговой компании (4 человека из разных подразделений компании), 2 часа на дегустацию, 3 часа на написание отчета.
8. Заключите основные преимущества. Какое бы изменение вы ни планировали реализовать, повторите его один раз в конце. Перефразируйте три основных момента, а затем предложите заключительное предложение. Думайте об этом как о своем резюме. Например:
- «Как показывает это предложение, поставщик провизии Y за последние семь лет сократил свои предложения первых блюд. Поставщики провизии W и Z предлагают более разнообразные варианты по сравнительно низким ценам. Я рекомендую провести пробные дегустации с этими поставщиками провизии, чтобы выбрать нового поставщика продуктов для этот офис. Это, в свою очередь, вероятно, повысит удовлетворенность сотрудников и их удержание». Упомяните конкретные денежные или количественные выгоды. Например, снизит ли ваше новшество затраты? Так сказать. Опишите качественные преимущества. Иногда компания получает такие выгоды, которые мы не можем измерить с помощью неопровержимых фактов или цифр. Если вы хотите повысить уровень счастья сотрудников, упомяните об этом. Эти улучшения могут быть столь же ценными, как и количественные.
Поделитесь своим предложением
1. Попросите коллегу прочитать его.Желательно попросить коллегу прочитать и дать вам отзыв о вашем предложении. Возможно, они согласны. Если нет, подумайте об их возражениях. Если вы считаете, что они действительны и, возможно, имеют приоритет над вашим предложением, рассмотрите возможность их пересмотра. Вместо этого, если вы видите обоснованность их точек зрения, но не согласны с ними, добавьте их мнение в раздел возражений.
2. Пересмотрите. После того, как вы составили свое предложение, попросите человека, которому вы доверяете, пересмотреть его. Затем отредактируйте его в зависимости от цели предложения по форме, грамматике, точности и количеству слов. Вы не хотите, чтобы предложение было слишком длинным, иначе ваши менеджеры могут его не прочитать! Стремитесь к одной-двум страницам, если это возможно. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая помогает студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания.
3. Отправьте его руководству. Когда вы почувствуете, что ваше предложение готово, примите решение какой человек вы должны представить его. В некоторых организациях ясно, кто отвечает и принимает решения. В других компаниях с более латеральными структурами может быть сложнее узнать, кто на самом деле принимает решения. Проведите небольшое исследование вашей фирмы, чтобы определить подходящего человека.
- Не забудьте адаптировать свое предложение в соответствии с вашей целевой аудиторией. Очень важно сформулировать ваше сообщение четко и лаконично, чтобы оно действительно нашло отклик у тех, кто его читает. Как только вы узнаете, кто этот человек, посмотрите, возможна ли личная встреча. Часто люди лучше реагируют на просьбы об изменениях, когда разговаривают лицом к лицу. В противном случае отправьте бумажную копию или, если это невозможно, по электронной почте.
