Автор: Если у вас есть бизнес, вам, скорее всего, придется писать письма своим клиентам. Вы можете написать им, чтобы сообщить им о новых событиях или специальных предложениях, или вы можете ответить на жалобу клиента от имени вашей компании. Независимо от причины письма, вы всегда должны поддерживать профессиональный тон.
Шаги
Образцы деловых писем
Образец письма с объявлением о новом бизнесе
Образец делового благодарственного письма
Образец извинения Деловое письмо
Форматирование делового письма
1. Используйте профессиональный фирменный бланк. Деловое письмо будет представлением вашей компании. Поэтому он должен выглядеть отчетливо и качественно. Он также должен иметь логотип или бренд вашей компании. <ул>Вы можете создать фирменный бланк, используя готовые шаблоны цветных бланков в Microsoft Word. Обязательно используйте существующий логотип или бренд на бланке.
2. Откройте программу обработки текстов. Деловое письмо всегда следует набирать на компьютере. <ул>Создайте новый документ и установите для него поля шириной 1 дюйм. Используйте шрифт с засечками, например Times New Roman, Georgia или Ariel. Обязательно используйте размер шрифта не больше 12 пунктов, но и не меньше 10 пунктов. Письмо не должно быть трудным для чтения из-за выбора шрифта или размера шрифта. Убедитесь, что в документе задан одинарный интервал.
3. Настройте блочную форму. Блочная форма является наиболее распространенным форматом, используемым для деловых писем. Это также самый простой в настройке и использовании. Каждый заголовок должен быть выровнен по левому краю, и между каждым заголовком должен быть один пробел. Деловое письмо, начиная сверху вниз, должно иметь следующие заголовки:
- Сегодняшняя дата или дата, когда вы отправляете письмо. Дата важна, поскольку ее можно использовать для ваших записей и записей получателя. Кроме того, он может иметь законное использование. Поэтому убедитесь, что это точно. Адрес отправителя. Это ваш адрес, отформатированный в стандартном адресном стиле. Если ваш адрес уже указан в бланке, вы можете пропустить этот заголовок. Внутренний адрес. Это имя и адрес человека, которому вы пишете. Использование Mr/Mrs необязательно. Так, например, если вы писали Нине Браун, вы можете не указывать мисс/мисс в ее имени, если вы не уверены в ее семейном положении. Если вы не знаете пол получателя и хотите ошибиться из-за осторожности, используйте его полное имя и профессиональную должность — отличная идея. Приветствие. Это может быть «Дорогая мисс Браун» или «Дорогая Нина Браун». Если вы не уверены, кто будет читать письмо, используйте «Уважаемый господин или Уважаемая госпожа». Вы также можете использовать «Для кого это может касаться», но только в крайнем случае, если вы понятия не имеете, кто ваша аудитория. Тело письма. Подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе статьи. Закрытие письма, с подписью. Это может быть «С уважением» или «С уважением».
Написание делового письма
1. Определите свою аудиторию.Тон письма всегда должен оставаться профессиональным, вне зависимости от аудитории. Но вы, скорее всего, скорректируете свой язык или выбор слов в зависимости от того, кому вы пишете. Если вы пишете в отдел кадров другого предприятия, возможно, вам придется использовать более формальный язык. Но если вы пишете конкретному клиенту, вы можете использовать более неформальный или непринужденный язык. <ул>Определение вашей аудитории также означает, что вы не будете путать свою аудиторию. Избегайте использования терминологии, которую ваш читатель не поймет. Клиент, скорее всего, не будет знать сокращений, используемых для космической программы, например, в вашей компании, поэтому избегайте их использования в письме. Главное правило написания хорошего делового письма — быть ясным, кратким и вежливым.
2. Укажите цель письма в первой строке.Учитывайте цель письма. Чтобы ваши клиенты знали о вашем новом местоположении в новой части города? Напомнить клиенту о неоплаченном счете или непогашенном остатке? Или ответить на жалобу клиента? Помня об этом, создайте первую строку, которая позволит читателю сразу понять, о чем будет письмо. Не говорите туманно о цели письма. В погоню. <ул>Начните с использования «я», если вы высказываете свое мнение как владелец бизнеса. Используйте «мы», если вы пишете от имени компании или организации. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая оказывает помощь студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания. Сосредоточьтесь на прямом утверждении, например: «Мы пишем, чтобы сообщить вам» или «Мы пишем, чтобы попросить». Вы также можете использовать заявление «Я», если вы пишете как владелец бизнеса. Например: «Я обращаюсь к вам, потому что» или «Я недавно узнал о… и хотел бы узнать больше о…». Например, вы (владелец бизнеса) пишете Нине Браун о неоплаченном счете за последний месяц. Начните письмо со слов: «Я связываюсь с вами, потому что у вас есть непогашенный остаток на вашем счете с марта 2015 года». Или вы являетесь сотрудником компании и пишете в ответ на жалобу клиента на космическую программу компании. Начните письмо со слов: «Мы получили вашу жалобу на нашу космическую программу на Марс». Вы можете написать, чтобы сообщить читателю, что он выиграл конкурс или получил место в программе для выпускников. Начните с такой фразы: «Я рад сообщить вам…» или «Мы рады сообщить вам…». Если вы сообщаете плохие новости, начните с фразы вроде: «С сожалением сообщаем вам…». Или: «После тщательного рассмотрения я решил не…».
3. Используйте активный, а не пассивный залог.Мы постоянно используем страдательный залог в обычной речи. Но пассивный залог может сделать ваше письмо скучным или запутанным. Активный залог намного эффективнее в деловом письме, потому что он создает более напористый тон. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая помогает студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания.
- Примером пассивного залога может быть: «Какие конкретные жалобы я могу вам адресовать?» Субъект предложения, клиент («вы»), появляется в конце предложения, а не в начале предложения. Примером активного залога может быть: «Что я могу сделать, чтобы ответить на ваши жалобы?» Эта версия фразы в действительном залоге намного понятнее и понятнее для читателя. Использование пассивного залога может быть хорошим способом донести ваше сообщение, не привлекая внимания к ошибке или нелестному моменту. Но используйте его только в этом случае. В целом активный залог гораздо эффективнее в деловых письмах. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая помогает студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания
5 . Отправьте запрос или предложите помощь.Установите положительный тон с читателем, сделав вежливую просьбу или предложив помощь в виде рабочих отношений. <ул>Скажем, вы владелец бизнеса и пытаетесь заставить клиента оплатить счет. Используйте такую фразу: «Я был бы признателен за ваше немедленное внимание в отношении вашего неоплаченного счета». Допустим, вы пишете от имени вашей компании. Используйте такую фразу: «Мы хотели бы организовать личную встречу с вами и нашим руководителем отдела кадров». Вы также должны предложить ответить на любые вопросы или опасения, которые могут возникнуть у читателя. Используйте такую фразу: «Я буду рад ответить на любые вопросы или опасения, которые могут возникнуть у вас по поводу вашего счета». Или: «Вы хотите, чтобы мы предоставили вам более подробную информацию о программе?»
6. Завершите письмо.Включите призыв к действию с вашей стороны или со стороны читателя. Это может быть требование оплаты к определенной дате или записка о назначении официальной встречи с читателем. <ул>Включите предложение о разговоре с получателем письма в будущем. «Я с нетерпением жду встречи с вами на заседании по бюджету на следующей неделе». Или «С нетерпением жду возможности обсудить это с вами во время вашего визита в нашу штаб-квартиру». Это поможет читателю понять, что делать с вашим письмом, поэтому убедитесь, что ваша цель ясна. Отметьте все документы, которые вы приложили к своему письму. Добавьте такую фразу, как «Пожалуйста, приложите ваш неоплаченный счет» или «Вы найдете приложенную копию нашей программы по работе с космосом». Завершите письмо заключительной фразой. Используйте «С уважением» или «С уважением» для клиентов или заказчиков. Используйте «С уважением» для официальных писем людям, которых вы совсем не знаете. Используйте «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» только в том случае, если вы пишете кому-то, кого вы хорошо знаете или с кем у вас есть рабочие отношения.
7. Проверьте письмо. Все ваше тщательное форматирование и писать будет напрасно, если письмо полно орфографических ошибок!
- Найдите все экземпляры пассивного залога и попытайтесь подогнать предложение к действительному залогу. Обратите внимание на длинные предложения или предложения, которые не являются четкими и прямыми. В деловом письме меньше значит больше, поэтому по возможности сократите длину предложений.
