Автор: В деловом письме используется формальный тон и есть особые требования к приветствиям — приветствиям, которые конкретно относятся к предполагаемому читателю. Неправильно составленное деловое письмо может оскорбить потенциального работодателя, клиента или партнера и в результате повредить вашим деловым отношениям. Когда вы обращаетесь к женщине в деловом письме, вы всегда должны использовать любой профессиональный титул, который у нее может быть (например, «доктор» или «преподобный»); если у нее нет профессионального звания, используйте общий титул, основанный на ее семейном положении. статус: «миссис», если она не замужем или ее семейное положение неизвестно, или «миссис», если вы знаете, что она замужем.
Шаги
Часть 1. Выбор правильного заголовка
1. Подтвердите, знаете ли вы имя получателя.Если вы знаете имя получателя, перейдите к следующим шагам. Если нет, прочитайте оставшуюся часть этого шага.
- Иногда бывает, что вам нужно обратиться к женщине, не зная ее имени. В этом случае используйте Уважаемая госпожа. Если вы также не знаете пол, вы можете использовать «Для кого это может касаться».
2. Определите, имеет ли получатель профессиональный титул или звание. Если женщина, которой вы отправляете деловое письмо, имеет какое-либо профессиональное звание или звание, обязательно обращайтесь к ней соответствующим образом. В этом случае указывать пол не нужно. <ул>Начните с формального приветствия, такого как «Уважаемый», после чего укажите должность предполагаемого читателя, а затем его полное имя. Если вы не знаете, есть ли у читателя официальное название, обязательно сначала найдите его, выполнив поиск на веб-сайте организации или спросив кого-нибудь. Используя название должности предполагаемого читателя, вы можете не беспокоиться об использовании гендерно-зависимых названий. Например, если вы пишете деловое письмо инспектору, ваше приветствие в деловом письме будет «Уважаемый инспектор». Это само по себе может быть полным приветствием, или за словом «Уважаемый инспектор» может следовать фамилия предполагаемого читателя. То же самое применимо, если женщина является доктором, и в этом случае письмо может начинаться, например, с «Дорогой доктор Джонсон». Используйте правильное приветствие для служителя. Используйте имя и фамилию служителя в адресе в форме «Преподобный Джейн Доу» или «Пастор Джейн Доу». В приветствии допустимо сокращать термин «преподобный», но не термин «пастор», поэтому вы должны использовать форму «Уважаемый преподобный Доу» или «Уважаемый пастор Доу». Правильное приветствие для адвоката: Миссис/мисс/мистер. [Первый & Фамилия], эсквайр», или «миссис/мисс/мистер. [Первый & Фамилия], эсквайр.»
3. Подтвердите, знаете ли вы семейное положение получателя или нет. Правильное приветствие женщины во многом зависит от ее семейного положения. Если вы не уверены в семейном положении получателя, и у него нет официального звания или профессионального звания, можно использовать «Уважаемый [имя и фамилия получателя]. Например, Уважаемый Дженнифер Джонсон.
- Кроме того, также можно использовать «Ms.» для женщин, в семейном положении которых вы не уверены.
4. Используйте следующие заголовки если вы знаете семейное положение получателя. Есть три основных способа обращения к женщине. <ул>«Миссис.» используется для замужних женщин. «РС.» используется как для замужних, так и для незамужних женщин. Используйте этот формальный титул, когда семейное положение женщины неизвестно или не имеет значения. «Скучать.» используется для незамужних женщин. Избегайте использования этого формального титула, потому что его использование часто считается снисходительным по отношению к читателю, особенно когда оно используется для обращения к пожилой женщине.
Часть 2. Полировка вашего приветствия
1. Убедитесь, что вы используете надлежащий уровень формальности. Использование титулов «мистер .», «миссис», «мисс» или «мисс.» перед полным именем или фамилией является относительно формальной практикой, и существуют определенные обстоятельства, при которых вы будете использовать этот уровень формальности, а когда нет. » <ул>Если у вас уже сложились отношения с читателем или обстоятельства диктуют, что письмо не должно быть исключительно формальным, можно не использовать формальные заголовки. Например, если вы связываетесь с деловым партнером или кем-то, кого вы знаете или с кем связаны отношения, вы можете просто использовать Уважаемый [Имя], а не официальный титул. Формальный заголовок всегда следует использовать, когда официальное приветствие включает только фамилию предполагаемого читателя, т.е. «Миссис/мисс/мистер [Фамилия]». Официальный титул может не понадобиться при использовании и имени, и фамилии. Будьте осторожны, не используя официальное название. Старайтесь не использовать в приветствии имя женщины, если только вы ее хорошо не знаете. В противном случае следует использовать формальное приветствие, за которым следует двоеточие, чтобы избежать ложного предположения о близости. Например, «Дорогая мисс Браун:» или «Дорогая мисс Люси Браун:» следует использовать вместо «Дорогая Люси.
2. Проверьте правильность написания имени предполагаемого читателя. Имя часто можно использовать для определения пола предполагаемого читателя, что поможет вам решить, по какому официальному титулу обращаться к читателю. Даже если у вас есть имя бизнес-леди, вы все равно должны убедиться, что имя написано правильно, чтобы не обидеть читателя в первых нескольких предложениях вашего письма. <ул>Секретарь или сотрудник отдела кадров предполагаемого читателя может проверить правильность и правильность написания имени и функционального названия предполагаемого читателя. При написании делового письма неизвестной стороне вы должны попытаться проверить правильность написания имени предполагаемого читателя, чтобы определить пол и, следовательно, необходимый официальный титул.
3. Убедитесь, что вы соблюдаете пунктуацию. определенные правила пунктуации, связанные как с титулом (миссис, мисс, мисс), так и с приветствием (уважаемый).
- В американском английском за названиями обычно ставится точка. Например, «Уважаемая мисс Джонсон». В британском английском периоды обычно не используются. Например, «Уважаемая миссис Джонсон». В американском английском после имени человека обычно стоит двоеточие. Например, «Уважаемая мисс Джонсон:». В британском английском двоеточие не используется, поэтому будет читаться «Dear Ms Johnson».
