Автор: Тихие аукционы — это аукционы, проводимые без участия аукциониста. Вместо этого люди размещают свои ставки на листах бумаги. Они часто используются благотворительными организациями для сбора денег, но их сложно собрать вместе. Однако при хорошем планировании легко организовать аукцион и получить максимальную отдачу от своих товаров. Достаточно скоро вы соберете хорошую сумму денег всего за несколько часов!
Этапы
Подготовка к событию
- < р>
1. Наймите добровольцев. Для этого удобен список контактов, особенно список адресов электронной почты. Вам понадобятся: добровольцы для помощи в настройке; волонтеры для контроля и закрытия столов в назначенное время и обеспечения соблюдения требований минимальной ставки и минимального увеличения; «банковская» команда для составления списков заявок (особенно нескольких победителей) и сбора денег с выигравших заявок; и бригада зачистки. <ул>Выберите добровольцев, желающих быть чиновниками. Этим людям нужно будет знать правила тихого аукциона и к кому обращаться с вопросами, на которые они не могут ответить. Во время мероприятия они будут носить что-то (кепки, жилеты, куртки или пояса), что будет обозначать их как официальных лиц.
2. Попросите пожертвования.Чтобы заработать деньги на благотворительность, вам понадобятся товары или услуги для продажи на тихом аукционе. Многие предприятия и даже отдельные лица в вашем сообществе, вероятно, будут рады помочь, если вы расскажете им, какова цель аукциона и кто от него выиграет.
- Не забывайте запрашивать услуги, а также материальные товары. Возможно, местный салон подарит стрижку и/или стиль, или местное поле для гольфа может предложить партию в гольф с тренером.
3. Составьте общий список стоимости всех предметов.Если вы собираетесь сделать это снова в следующем году, хорошо, что одни и те же люди каждый год посещают одни и те же предприятия. Включите в свой основной список место, чтобы указать, кто пожертвовал предмет, его стоимость, контактную информацию жертвователя, кто выиграл предмет, их номер телефона и сколько они заплатили. Таким образом, вы можете быть уверены, что они получат свои товары, и вы знаете, сколько денег вы заработали.
- При составлении основного списка рассмотрите возможность использования компьютеризированной программы, такой как Excel. Другой доброволец может захотеть внести информацию. Если да, создайте столбцы для имени донора, адреса и номера телефона, номера предмета, описания предмета и стоимости.
4. Пронумеруйте каждый товар. Используйте небольшие пустые наклейки или этикетки, которые можно приобрести в универсальных магазинах и магазинах канцелярских товаров. . Если у вас есть несколько элементов, и если какие-то из них похожи, это значительно упрощает отслеживание. Поставьте тот же номер рядом с пунктом в вашем основном списке.
- Также укажите номер товара в листе предложений, чтобы участники торгов могли сопоставить лист предложений с товаром.
5. Составьте список товаров, которые, по вашему мнению, вам понадобятся, и отправляйтесь за покупками. Вам понадобятся планшеты, бумага и ручки как минимум. Также купите белую ленту, дополнительные листы с заявками и дополнительный рулон ленты, чтобы приклеить листы с заявками, если вы не используете буфер обмена. <ул>Старайтесь покупать расходные материалы в магазине-складе с щедрой политикой возврата. Если в магазине требуется членство, имейте это в виду, когда отправляете кого-то на пробежку за припасами в последнюю минуту. И убедитесь, что у этого человека есть сотовый телефон и что у ключевого лица на мероприятии есть этот номер. После того, как они уйдут за припасами, вы обязательно найдете что-то еще, что нужно забрать. Если у вас его еще нет, вам также понадобится безопасный денежный ящик. Если вы планируете принимать кредитные карты (что очень хорошая идея), приобретите устройство для чтения карт. Такие сервисы, как Square, предлагают устройства для чтения, которые подключаются к планшетам и смартфонам.
6. Распечатайте листы торгов.Напишите название предмета, краткое описание предмета, сколько он стоит и кто его подарил. Укажите минимальную ставку (обычно 40 % от розничной стоимости) и минимальный шаг увеличения ставки. (Одно эмпирическое правило для минимального увеличения: 1 доллар для предметов до 50 долларов, 2 доллара для предметов от 50 до 100 долларов, 5 долларов для предметов свыше 100 долларов). Убедитесь, что есть место для имени участника торгов, номера телефона и суммы, которую он предлагает. Если хотите, добавьте цену «Купить сейчас» на каждый лист предложений на случай, если кто-то захочет уйти до окончания аукциона. <ул>Попросите добровольца оформить сертификаты на услуги. Если к подаренной услуге не прилагался подарочный сертификат, вы можете распечатать свой собственный. Вы также можете использовать свои собственные сертификаты для подарочных сертификатов с мелким шрифтом, который трудно прочитать.
7. Начинайте настройку заранее.Попробуйте настроить за день до мероприятия. Вам потребуется дополнительное время не только для настройки, но и для допущения ошибок. Если можете, назначьте день или два до аукциона, чтобы не волноваться по этому поводу. Подумайте о том, чтобы назначить кого-то, кто готов пойти в магазин, чтобы купить забытые вещи.
8. Разложите все предметы и листы с торгами так, чтобы люди могли их видеть.Если у вас много предметов, возможно, вам придется проявить творческий подход. Например, некоторые вещи лучше повесить на стены или поставить на мольберты. Не беспокойтесь, если лист с заявками находится не рядом с товаром. Просто сделай это близко. Вот для чего нужны цифры.
9. Защитите листы с предложениями.Бюллетени с заявками легко сдуть или сбить. Лучший способ защитить их — прикрепить каждый лист заявки к буферу обмена с прикрепленной ручкой. Это простая и удобная настройка. Вы также можете использовать малярную ленту, чтобы закрепить листы предложений.
Во время мероприятия
1. Попросите добровольцев следить за столами.Мониторы помогут убедиться, что листы заявок остаются на месте, а люди соблюдают правила минимальной ставки и минимального повышения. Вероятно, у людей возникнут вопросы по некоторым пунктам, поэтому постарайтесь подготовить добровольцев к ответам на них.
2. Предупредите людей о приближении закрытия аукциона.Делайте объявления не менее чем за 10 и 5 минут до начала. Если у вас есть одно закрытие, объявите об этом громко и четко. Если у вас есть время закрытия интервала, громко и четко объявите, какое время закрытия. Люди будут хотеть делать ставки до самого конца. Конец в это время.
- Выберите часы одного человека и поручите ему управлять временем, поскольку часы у всех разные.
3. Соберите листы с заявками и ручки, как только торги закончатся. Попросите добровольцев быстро собрать все ручки и листы, чтобы никто не мог подкрасться и попытаться подать заявку с опозданием. Добровольцы должны обвести победившую заявку и провести линию через пустые места в листах заявок, чтобы никто не мог добавить свое имя после закрытия.
- Если у вас много элементов, рассмотрите возможность закрытия столов через определенные промежутки времени, например каждые 15 минут. Это помогает не перегружать волонтеров во время закрытия столов.
4. Проверьте, чтобы убедиться, что выигравшие ставки соответствуют правилам минимальной ставки и минимального увеличения.Если минимальная ставка не была достигнута, отложите этот лист в сторону. Организаторы могут решить позже, как с этим бороться. Если минимальное повышение не было достигнуто, выберите самого последнего участника с высокой ставкой (выше минимальной ставки), который выполнил минимальную ставку. Затем волонтеры относят листы с заявками в «банк».
5. Попросите добровольцев из банка рассортировать листы.Легко сортировать по фамилии в алфавитном порядке. Если кто-то выиграл более одного предмета (обычное явление), скрепите эти листы вместе. Таким образом, вам нужно, чтобы они заплатили только один раз. Если у вас всего несколько вещей, вы можете назвать людей по именам и попросить их прийти за своими вещами.
6. Оцепите территорию банка и попросите всех подождать.Если ваши участники торгов могут забрать свои товары с собой после аукциона, попросите их подождать, пока ставки не будут проверены. Полезно иметь игру или другое развлечение, чтобы участники торгов не скучали.
7. Позвоните людям в банк, когда банкиры будут готовы.Либо позвоните участникам торгов по одному по имени, либо просто попросите их выстроиться в линию. Если вы используете последний метод, банкиры должны будут искать в листах заявок имя участника торгов, поэтому важно, чтобы листы заявок были расположены в алфавитном порядке.
8. Отложите листы предложений для тех, кто не приходит в банк.Если кто-то выиграл один или несколько предметов и не появляется сам по себе, отложите эти листы ставок в сторону. Когда вы почти закончите с людьми в очереди, попросите ведущего объявить их имена на случай, если они все еще будут на мероприятии.
- Если участник торгов по-прежнему не появляется, отметьте это в листе предложений. В зависимости от установленных вами правил вы можете договориться об альтернативном самовывозе или отдать товар следующему покупателю, предложившему самую высокую цену.
9. Попросите добровольца собирать предметы, пока люди платят. Вы можете отправить людей собирать свои собственные предметы, но тихие аукционы часто привлекают людей, которые хотят выгодной сделки и могут не особенно поддерживать дело, для которого вы собираете деньги. Большинство людей очень честны, но одно паршивое яблоко может действительно испортить событие другим.
После события
1. Разберитесь с остатками. После того, как очередь людей уйдет, у вас, вероятно, останутся вещи . Эти люди пошли домой, не зная, что они выиграли или что-то в этом роде. Вот почему у вас есть их номер телефона в листе предложений. Если вы не можете оставить вещи на месте проведения мероприятия, вам, вероятно, придется забрать их домой. Убедитесь, что у вас или волонтера есть бланки заявок с номерами телефонов. <ул>Для предметов, которые соответствовали минимальной ставке, но не были забраны, вам или волонтеру нужно будет позвонить участнику торгов. Отсортируйте все листы заявок, которые принадлежат одному и тому же человеку. Они могли купить одну вещь или двадцать. Сложите их общую сумму и позвоните, чтобы сообщить им, что они выиграли. Спросите, могут ли они прийти за своими вещами. Возможно, вам придется быть гибким в организации времени, чтобы встретиться с ними. Если у вас осталось много, разделите стопку, чтобы никому не пришлось звать 20 человек. Эта часть может доставить много хлопот, поэтому разделите работу на части, чтобы упростить задачу.
2. Подготовьтесь к ненужным участникам торгов. Несомненно, найдутся люди, которые не захотят платить за то, что они купили. ставку на. Позвоните следующему человеку в списке предложений и узнайте, хотят ли они еще этого. <р>
3. Пересчитайте деньги и чеки, прежде чем идти в банк. Банковские служащие могут ошибаться. Ищите чеки, которые оформлены неправильно. Банк все еще может принять их, но вы должны знать о них.
4. Поблагодарите тех, кто пожертвовал и купил. Если в вашем списке контактов по электронной почте есть волонтеры, отправьте электронное письмо с благодарностью и сообщите им, насколько успешным было мероприятие. . Отправьте персональную благодарность продавцам и предприятиям, которые пожертвовали товары и услуги. Свяжитесь с обозревателями газет или диск-жокеями на радио, которые продвигали ваше мероприятие, чтобы поблагодарить их и сообщить, что оно прошло успешно. Напишите письмо редактору местной газеты с благодарностью людям, которые помогли. Если победившая ставка превышала стоимость предмета, человек может захотеть/нуждаться в квитанции об освобождении от налогов — на сумму, «пожертвованную» сверх стоимости, — вместе с благодарностью.
- Если в вашей организации есть бизнес-офис или бухгалтерия, вы можете узнать у них о налоговых последствиях предметов, выставленных на аукцион, и о том, нужно ли вычитать налог из суммы ставки. Вот почему так важна полная документация источника элемента, описания и стоимости элемента.
