Как организовать мероприятие (с иллюстрациями) — wikiHow

Если вы впервые управляете мероприятием, вам может быть интересно, с чего начать. Как выбрать и забронировать место? Когда и как рассылать приглашения? Как насчет питания, декораций и развлечений? Не беспокойтесь — мы составили исчерпывающее руководство по планированию мероприятий, которое проведет вас через все этапы процесса, большие и малые. Ознакомьтесь с приведенными ниже инструкциями, чтобы узнать, как начать организацию любого мероприятия независимо от повода.

Шаги

Закрепление основ

< p>

1. Определите основные цели и задачи вашего мероприятия.Все это кажется слишком логичным, но вам нужно записать их перманентными чернилами, чтобы знать, какой размер места лучше всего, правильный бюджет, характер презентаций, количество (или тип) гостей и какие стратегии использовать для вашего конкретного мероприятия. Итак, каков ваш идеальный результат? Что вы хотите сделать?

Когда вы поймете, что делаете (отмечаете праздники, собираете средства, обучаете, продаете, делаете предложения и т. д.), подумайте, почемуты делаешь это. Знание своих мотивов может помочь вам сосредоточиться и двигаться вперед. Наличие нескольких целей также может помочь вам двигаться в нужном направлении. Вы не можете продолжать пытаться достичь цели, которая не была поставлена! Когда у вас есть 4000 долларов и вы стремитесь к 5000 долларов, эта цель может подтолкнуть вас к финишу.



2. Выберите дату и время.Это один из самых важных факторов при планировании вашего мероприятия. Выберите дату и время, которые никто не может назначить, и даже не имеет значения, насколько грандиозное мероприятие вы запланировали. И выберите дату и время, которые находятся слишком далеко в будущем или приближаются слишком рано, и ваши гости либо забудут об этом, либо уже будут иметь планы. Синдром Златовласки управления событиями! <ул>В идеале вы хотите, чтобы ваши гости знали об этом за две недели. Это дает им достаточно времени, чтобы еще не иметь планов, и хороший график, чтобы пригласить их и напомнить им один или два раза, прежде чем на самом деле придет время. Так что пусть ваше мероприятие пройдет как минимум через несколько недель, если вы можете его изменить.



3. Выберите свой место проведения.Теперь, когда у вас есть представление о том, что вы делаете и когда вы это делаете, вы можете начать думать о местах и ​​приближаться к потенциальным с датой и вещами, которые вам понадобятся. В каком здании вы хотите разместиться и как будет управляться пространство? Гости должны сидеть на стульях рядами, на скамейках или за столами, или на ковриках для пикника на открытом воздухе? Не помешает ли погода? Нужно ли будет место для танцев, подиум для ораторов или сцена? Если это так, позаботьтесь о том, чтобы пространство для проведения мероприятия было достаточно большим. <ул>Всегда лучше зайти на сайт заранее и нарисовать себе карту местности. Эта карта может быть использована в качестве «боевого плана» и позволяет вам набрасывать и распределять столовое пространство, маршруты обслуживания для общественного питания, при необходимости доступ для инвалидов и маршруты выхода, а также то, как вы будете размещать оборудование на месте. Вы также должны отметить, где будет находиться электрогенератор (если требуется), внешнее оборудование, такое как холодильник, льдогенератор, барбекю или печи (и т. д.), а также где будут розетки и кабели (которые могут быть незаметно закрыты ковер) и другие угрозы безопасности, которые необходимо устранить. Требуются ли официальные разрешения и разрешения местных органов власти? В большинстве случаев требуется разрешение для бара, а также для чрезмерного шума, доступа транспортных средств и парковки, строительства больших ограждений, таких как павильон, и других нужд. Если вы помогаете кому-то еще выбрать место для проведения мероприятия, составьте таблицу, в которой сравниваются 3 наиболее популярных варианта. Это может включать в себя такие вещи, как стоимость каждого места, каковы правила каждого места и что включено в аренду. Интервью эксперта Источник. 21 февраля 2020 г.



4. Выберите количество приглашенных людей.Сколько человек может выдержать ваш бюджет и место проведения? Некоторые мероприятия предназначены только для входа по билетам или приглашениям, поэтому их легче спланировать, но на многих мероприятиях будут опоздавшие или дополнительные участники, такие как дети, партнеры или друзья. И имейте в виду, что чем больше у вас гостей, тем больше экипажа вам нужно.

Поскольку это может быть самой большой логистической проблемой, всегда разумно обеспечить достаточное пространство для передвижения всех людей на объекте. В старых заведениях количество гостей обычно называют «чел», поэтому, если вы работаете в функциональном центре и видите «Pax 150», это означает, что ожидается 150 гостей.



5. Установите бюджет. Надеюсь, у вас есть несколько человек, на которых вы можете положиться, чтобы вместе оценить, сколько денег вы потребность в этом событии. Вы платите любому персоналу? Аренда оборудования и места проведения? Доставка еды и напитков? Публикация брошюр или открыток? Остановитесь на числе, которое кажется выполнимым, и удовлетворите свой план. Вы же не хотите платить из своего кармана за это, если вам это не нужно. <ул>Вы можете оказаться в ситуации, когда вы можете получить спонсорство или пожертвование, но большинству из нас не так повезло. Если вы не предвидите поступления дополнительных средств, обязательно срежьте углы, когда это будет необходимо. Вместо того, чтобы иметь команду кейтеринга, сформируйте BYO или функцию «принеси тарелку» (кейтеринг минимален, но вам нужно будет предоставить стол для еды, водяную баню и холодильники). Вместо того, чтобы нанимать фотографа, идите и фотографируйте сами. Проявляйте творческий подход там, где это необходимо!



6. Соберите команду.Организуйте свою команду обслуживания (даже если это друзья, родственники или другие волонтеры) для работы с различными соответствующими разделами, даже если вы не проводите мероприятие профессионально, а проводите небольшое семейное мероприятие. Хорошее управление мероприятием в большом масштабе заключается в организации людей, которые будут отвечать за отдельные области мероприятия, и в обеспечении того, чтобы все знали, каков план.

Ваша команда нуждается в такой же продвинутой информации, как и команда, которую вы нанимаете, и ваши гости. Назначайте им обязанности как можно скорее, отдавая им предпочтение, если можете. И постарайтесь, чтобы несколько человек были в резерве — в каждой связке всегда есть несколько хлопьев.



7. Составьте повестку дня. Дальнейшее планирование невозможно, пока не будет точно известно, что произойдет на вашем мероприятии. Когда говорят спикеры? Есть ли игры, мероприятия или презентации, которые следует запланировать? Сколько времени нужно гостям, чтобы поесть? Разработайте достаточно подробный график дневных дел. <ул>Всегда оставляйте небольшое пространство для маневра; ни одно событие не будет точно таким, как вы планировали, вплоть до минуты. Люди опаздывают, речи занимают больше времени, чем ожидалось, очередь в буфет не выстраивается, что угодно. Так что, хотя вам нужно хорошее представление о том, что происходит, помните, что это делается в организационных целях и ничто не высечено на камне.

Приступаем к делу

1. Разошлите приглашения.Потому что как иначе люди узнают, что придут?! Вы должны отправить им приглашения! И это тоже не то, на чем стоит экономить. Ваше приглашение – это лицо вашего мероприятия. Первое впечатление, которое получают люди о том, чего ожидать и стоит ли вообще приходить. Это должно быть хорошо.

Рассмотрите типичные для вас приглашения — открытки, листовки и т. д. Но и безбумажные: электронная почта, информационные бюллетени, Facebook, Twitter и такие сайты, как Eventbrite, которые служат в качестве приглашений, средств отслеживания гостей и календаря. <ул>Исправление: если вы пытаетесь привлечь как можно больше людей, обязательно используйте Facebook и Twitter. Если вы пытаетесь оставить его только для VIP-персон, избегайте этих платформ. Это просто напрашивается на неприятности.



2. Отслеживайте тех, кто принял участие.Вам понадобится подсчет персонала, чтобы знать, сколько и что вам всем нужно, так что следите! Вероятно, это будет не тот номер, который на самом деле появится, но он должен дать вам общее представление. Веб-сайты, предназначенные для управления событиями, могут помочь вам в этом, но так же могут помочь Facebook и электронные таблицы Excel.



3. Займитесь тем, что вам нужно сдать внаем.Вам нужно будет найти, нанять, забронировать или делегировать фотографов, строителей, дизайнеров и декораторов, приглашенных ораторов, спонсоров, артистов или музыкальные группы, официальных лиц или священнослужителей, партнеров по танцам или демонстрациям? Целесообразно включить их в расчеты питания и рассадки, чтобы для них также была предусмотрена еда и место за столом, если это уместно или необходимо. <ул>Предоставляются ли еда и напитки? Если да, узнайте, кто будет в команде, чтобы следить за приготовлением пищи, сервировкой и уборкой. Какую еду вам нужно подать? Могут ли быть гости с аллергией, вегетарианскими или веганскими потребностями, диабетиками, религиозными потребностями, такими как халяльные или кошерные, безглютеновые (и т. д.)? И будут ли младенцы, маленькие дети, пожилые или раненые, которые не могут есть твердую пищу? Организованы ли развлечения и логистика? Это может быть поставка музыкального оборудования, павильонов или палаток, декоративных эффектов или организации сцены, которые вам понадобятся, например, микрофон и усилители, освещение, розетки, проекторы и экраны для слайд-шоу, дымовые машины или другие магические эффекты сцены, такие как зеркала. , баннеры и корпоративные вывески и т. д.

Если вы заключаете субподряд с компанией, которая будет выступать в качестве артистов, проконсультируйтесь с ними, чтобы убедиться, что они могут поставить и настроить свое собственное оборудование, а также определить, где будут располагаться сцена и секция обслуживания. сайт и какое расписание будет. Так вы сможете узнать, что вам нужно сделать, чтобы помочь им.

Поставщики провизии, флористы, артисты и другие важные персоны ценят как можно больше времени на планирование, поскольку, как правило, получение товаров и персонала для особо срочных запросов обходится дороже. Другое преимущество заключается в том, что если они не смогут прийти к вам на прием, у вас еще есть время, чтобы найти альтернативу.



4. Найдите человека, который будет ведущим церемонии (MC).Ведущий не всегда полностью организует мероприятие, но проводит его. Обычно это член группы, который организует выступления, объявляет о таких мероприятиях, как обеденные курсы, танцы, известные гости или развлечения. Чаще общайтесь с этим человеком и держите его в курсе событий. Если они хороши, они будут очень полезны. <ул>Иногда вам, возможно, придется быть ведущим, и в этом случае работа станет намного сложнее, так как вам нужно будет продолжать работать, пока все не закончится. Затем становится важным создать команду обслуживания с их собственными руководителями групп, чтобы вы могли делегировать им большую часть обычных обязанностей.



5. Соберите свое снаряжение.Когда вы нанимаете команду, проверяйте и перепроверяйте, есть ли у них необходимое снаряжение. В некоторых случаях они могут просто предоставлять вам тела или товары и на этом останавливаться; возможно, вам придется приобрести оборудование отдельно. Его можно арендовать, купить или даже позаимствовать в вашей обширной социальной сети. Просмотрите свой контрольный список от салфеток до систем громкой связи и удлинителей.

Декорации – важная часть любого мероприятия. Столовое белье, цветы, подарки, свечи, воздушные шары, баннеры или фоны для фотографий, красные ковры и т. д. всегда следует приобретать заранее.



6. Прикройте свои базы. Одна вещь, которую многие новички забывают, — это тонкости объектов. Достаточно ли? Примерами являются туалеты и ванные комнаты, парковочные места для автомобилей, пандусы для инвалидных колясок, раздевалки, кладовые и кухонные помещения, мусорные баки, винные холодильники, доступ к электричеству и т. д. Это препятствия, с которыми можно справиться только в том случае, если вы предвидите их заранее. <ул>Также подумайте не только о своем мероприятии: потребуются ли транспорт и размещение для иностранных гостей или делегатов из других городов или делегатов в отелях, а также резервирование мест и места для их транспорта, чтобы доставить их на мероприятие и обратно?



7. Знайте, с кем имеете дело.Понимание социальной иерархии вашего мероприятия — если оно не действительно ваше — является неотъемлемой частью знания того, как справиться с любой ситуацией. Поскольку важно, чтобы клиент доверял вам, вам необходимо выяснить:

Кто главные гости — это обычно просто, когда это праздничное мероприятие — например, жених и невеста. Клиент не всегда является ключевым гостем, но может быть частью их группы или вообще не присутствовать. Кто такие гости-хозяева — эти люди часто выступают в роли хозяев за своими столами и, как правило, хорошо общаются и мотивируют гостей. Эти люди полезны для поддержания дружеской атмосферы и завязывания разговора, если все стихнет, побуждают людей танцевать или знакомить людей с другими гостями, чтобы завести новые дружеские отношения. Эти люди должны быть надежными, но, как правило, полезно знать, поскольку они будут держать вас в курсе, могут вмешаться и выступить с вами в качестве приглашенного докладчика или ведущего в чрезвычайной ситуации, и это люди в целом, которые делают мероприятие максимально плавным на передовой. . Кто такие миротворцы. Вы должны всегда знать, кто эти ключевые люди, поскольку вам необходимо консультировать их по вопросам и привлекать их к решению проблем и споров, где это уместно. Как правило, это глава семьи, смотритель, начальник или наемная охрана. Кто принимает решения. В большинстве случаев это вы сами как менеджер, но когда вы должны консультировать гостей и нецелесообразно привлекать ключевых гостей (поскольку они, как правило, будут хорошими хозяевами), узнайте, с кем вам следует проконсультироваться в чрезвычайной ситуации. В конечном счете, это будет человек, который оплачивает счет, если вы взимаете плату за свои услуги, или тот, кого вы можете считать «клиентом», как лицо, имеющее последнее слово по этому вопросу.

На финише

1. Ознакомьтесь с местом проведения.Задолго до мероприятия рекомендуется осмотреть место проведения и выяснить, как все будет организовано. Возможно, вам придется принять дополнительные меры, чтобы приспособиться к плану этажа — удлинители, освещение и т. д. И если это трудно найти для вас, вероятно, это будет трудно найти для ваших гостей, поэтому обязательно примите это во внимание. , слишком! <ул>Если это зависит от вас, наметьте, куда все пойдет и когда. Если для него нет места, он должен уйти. Поговорите с менеджером места проведения мероприятия о том, какую помощь они готовы и могут оказать, и есть ли какие-либо городские нормы, которые вам необходимо соблюдать, особенно в случае чрезвычайной ситуации.



2. Рассмотрите возможность изготовления форм для своей команды.Ваши бригады будут усердно работать. Чтобы показать им свою признательность и держать их на вершине своей игры, подарите им комплект в разгар мероприятия. Бутылки с водой, батончики мюсли, шоколад, маленькие знаки признательности, все, что вы сочтете нужным. Это также поднимет боевой дух с самого начала.

Подумайте о том, чтобы подарить им значки или небольшие сувениры, чтобы они почувствовали себя участниками мероприятия и запомнили его. И убедитесь, что их кормят и поят! Всегда думайте о своей команде как о ресурсах, которые вы хотите использовать в будущем.



3. Свяжитесь со всеми командами и внешними сторонами. Перед мероприятием важно собрать всех своих уток подряд. Обязательно дайте четкие инструкции своей команде о том, как добраться до места, и дайте им свой номер телефона или, что предпочтительнее, визитную карточку с контактами, по которым можно позвонить, если им понадобятся указания. У кого-нибудь есть вопросы? Нет? И сломай! <ул>Убедитесь, что все довольны своими обязанностями. Некоторые люди могут не захотеть озвучивать это, поэтому прочитайте их, если это вообще возможно. Они кажутся уверенными и уверенными? Если нет, успокойте их, расскажите об их обязанностях и задайте им несколько основных вопросов. Если вы сомневаетесь, соедините их с более способным партнером.



4. Подготовьте список контактов и другие документы, если необходимо.Ваша личная организация так же важна, как и организация мероприятия. Если вы организованы и дела идут наперекосяк, все еще может быть хорошо. Но если нет, ад может разразиться. Вот несколько способов подготовиться:

Составьте контактный лист с номерами телефонов и адресами. Пекарь думал, что ты собираешь торт? Без проблем. Позвоните Эшли, которая живет поблизости — она может заскочить в пекарню по дороге на мероприятие. Составьте контрольный список. По мере поступления команд вы будете знать, каких товаров, какого оборудования и каких тел не хватает. При необходимости подготовьте счета и выставление счетов. Чем лучше вы сейчас в игре, тем меньше проблем у вас будет позже.



5. Избегайте внесения изменений в последнюю минуту.Вероятно ли, что будут частые художественные изменения? Свадьбы печально известны тем, что клиенты вносят изменения в дизайн в последнюю минуту, поэтому разумно рекомендовать своим клиентам дату окончания внесения изменений. Обычно 1 неделя до мероприятия оставляет его очень близко, но это дает клиенту некоторую гибкость и позволяет избежать внесения изменений в последнюю минуту слишком поздно, чтобы быть практичным или экономически эффективным для реализации.

Если это простые, незаметные или базовые изменения с использованием уже полученных украшений, то вполне разумно соглашаться на запросы на изменение. Будьте максимально уступчивы в том, что обычно является очень эмоционально ожидаемым событием.

Управление фактическим событием

1. Все настройте.Будьте первым, кто прибудет на место, чтобы проследить за подготовкой. Убедитесь, что все зарегистрированы соответствующим образом, и начните звонить, если нет. Помогайте тем, кто нуждается в помощи, направляйте тех, кому нужно направление, и уходите с дороги, когда вам нужно. Пожалуйста, никаких травм до окончания мероприятия.

Вы почувствуете себя немного спокойнее, если составите контрольный список. Имейте часть для своей команды, часть для наемных бригад, часть для украшений и основных настроек и часть для оборудования. Когда все проверено, у вас есть время передохнуть.



2. Делегировать.Не бойтесь делегировать. Главный стрессор, когда дело доходит до мероприятия, — это время. Чтобы сохранить его, все руки должны быть в колоде или в разных колодах. Если кто-то не так полезен, как мог бы, дайте ему что-нибудь получше. Это твоя работа. Дело не в том, что вы властны или нарушаете свои границы; это ты делаешь то, что должен делать. <ул>Когда вы делегируете полномочия, будьте тверды, но вежливы. Скажите: «Хуан, ты нужен мне здесь прямо сейчас, чтобы помочь с поставщиками провизии. Спасибо». Ваша команда должна работать вместе так же, как и мероприятие. Чтобы все шло гладко, будьте лидером, которым вам нужно быть.



3. Проявляйте гибкость. Это означает следить за тем, чтобы все выполнялось по расписанию, а также помогать или иметь запасные планы на случай отставания — и быть в порядке с этим. Если вы начнете нервничать, вы потеряете голову. Ничего хорошего из этого не выйдет. Поэтому, когда эта речь длится десять минут, а говорящий игнорирует ваши вопиющие сигналы бедствия или вашу попытку симулировать удар, чтобы отвлечь внимание, расслабьтесь. Вы просто поправите закуску, и никто не заметит. Событие в целости. <ул>Всякое случается. Они делают. У них есть плохая привычка. Невозможно все предугадать, и чем раньше вы это примете, тем лучше. Спокойный, собранный event-менеджер может творить чудеса с любым мероприятием; взвинченный, напряженный человек не может. Так что расслабьтесь и плывите по течению — скоро все закончится!



4. Держите всех в курсе. Убедитесь, что количество гостей и потребности по-прежнему верны в день мероприятия, и при первой же возможности сообщите команде обслуживания о любых изменениях. Вы должны быть первыми, кто заметит, если что-то пойдет не так.

Проконсультируйтесь со своими клиентами, чтобы узнать, как они себя чувствуют; они могут быть взволнованы, нервничать, беспокоиться, скучать или психически истощены, или у них есть проблема, которую в некоторых случаях вы можете успокоить пониманием, добрыми словами и практической помощью. Разумно использовать это время, чтобы омолодить энтузиазм гостей и команды, где это уместно.



5. Делайте свое дело. Доверяйте и уважайте свою команду по обслуживанию, если вы оказали ей хорошую базы, они должны быть в порядке. Предлагайте помощь, если это необходимо, но они должны быть достаточно опытными, чтобы вообще не нуждаться в помощи. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

Сначала выступайте в роли консьержа или администратора, встречая и приветствуя каждого гостя (если это уместно), когда он приходит. Передайте бразды правления ведущему, когда мероприятие начнется. Роль менеджера будет заключаться в более активном решении проблем и обеспечении выполнения всех домашних дел, таких как приготовление пищи и обслуживание, по плану. Следите за гостями и поддерживайте контакт с ведущим часто и осторожно на случай, если они захотят (или им понадобится) изменить планы. Держитесь на почтительном расстоянии от ключевых гостей — в конце концов, все мероприятие посвящено им, — но будьте легко доступны, проверяя в соответствующие моменты, как они чувствуют, как проходит мероприятие, а также какие-либо проблемы, просьбы или предложения, которые у них могут возникнуть.



6. Для маркетинговых мероприятий подарите еду навынос. Вы хотите, чтобы все ваши гости помнили, как здорово время у них было. На самом деле, вы, вероятно, хотите большечем это. Посещение веб-сайта, будущие пожертвования, сарафанное радио, что угодно. Чтобы ваше мероприятие стало легендой, которой оно заслуживает, сделайте выводы. Будь то фотография, флаер или ручка, наличие чего-то, что напомнит вашим гостям о мероприятии, — это хороший способ убедиться, что вы остаетесь в их памяти.



7. Поздравьте себя после мероприятия.Большинство мероприятий, как правило, проходят сами по себе, когда они начинаются, но вся тяжелая работа — это подготовка, которую никто не видит. Так что похлопайте себя по спине, потому что вы этого заслуживаете! Ладно, вернемся к разборке. Работа еще не закончена! <ул>После мероприятия назначьте время, чтобы встретиться и поблагодарить вашего клиента. Всегда рекомендуется предложить подходящий и продуманный подарок, чтобы они запомнили время, проведенное с вами, поскольку именно эти небольшие штрихи делают опыт более богатым и могут побудить их рекомендовать ваши услуги в будущем. Если вы преподнесли подарок во время мероприятия, например, в реестре подарков с другими гостями, то продуманный после подарка, такой как цветы, фотография в рамке вашего любимого момента на их мероприятии (например, перерезание ленточки или кульминация шоу, или церемония награждения, или свадебный поцелуй, или задувание свечей на торте и т. д.), или какой-либо другой подарок может быть уместным.



8. Помой и убирайся! Как сказала мама: «Оставь его в том же состоянии, в котором ты его нашел,» то же самое касается вашего места проведения. Все должно быть так, как было до того, как вы туда попали — это тот бизнес, в котором вы не хотите сжигать мосты. Так что сообщите своим командам, что пришло время снести, и не позволяйте им уйти, пока обо всем не позаботятся. И вам тоже нужно поучаствовать! <ул>Это хорошо, конечно, но это также предотвращает выставление счетов больше, чем вы должны. Многие заведения взимают дополнительную плату за уборку, если найдут возможность сделать это. Так что делайте это как можно точнее, чтобы избежать скрытых расходов.



9. Позаботьтесь о возврате и оплате и поблагодарите все стороны.Возможно, вам придется организовать возврат арендованного или заимствованного оборудования, а затем проконсультироваться с клиентом об их опыте. Даже если вам не заплатили после мероприятия, поблагодарите их за возможность получить такой замечательный опыт, чтобы провести с ними мероприятие. Можете ли вы получить их визитную карточку?

Спасибо и вашей команде! Убедитесь, что все стороны получили оплату (и все стороны заплатили), подайте квитанции и позаботьтесь обо всех. Вы должны быть одним из последних, кто выйдет за дверь, и убедитесь, что она заперта за вами.

Устранение неполадок

1. Узнайте, как обращаться с опоздавшими гостями и решать другие проблемы с гостями.Это распространенная проблема, поэтому лучше быть готовым. По большому счету, задержек по понятным причинам трудно избежать (например, непредвиденные проблемы с дорожным движением), и гости, пришедшие вовремя, прощают их. Тем не менее, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы этого не произошло:

Убедитесь, что в приглашениях четко указано время проведения мероприятия, а при запросе ответа на приглашение убедитесь, что время подтверждено. Свяжитесь (через свой контактный лист) с ведущим, соответствующими гостями (часто лидерами членов группы), аниматорами и персоналом кухни, как только вы узнаете о проблеме, которую не можете решить легко. Если в центре внимания находятся запоздавшие гости (например, жених и невеста), обычно используются следующие методы: Свяжитесь с задержавшимися гостями напрямую, чтобы уточнить их оценку. Немедленно сообщайте на кухню обо всех событиях, чтобы они могли замедлить или ускорить работу, чтобы не отставать от времени. Не сообщайте публично о том, что мероприятие задерживается из-за определенных гостей (поскольку вечеринка решит это самостоятельно), но сообщите ключевым организаторам или участникам вечеринки, что вы были проинформированы об этом факте. Сообщите им, что вы собираетесь делать, но позвольте ведущим сделать предложение, поскольку они знают членов своей группы и что будет уместно в данном контексте. Внимательно следите за временем в отношении речей. Если ключевые гости опаздывают, подайте дополнительную закуску (первое блюдо) и/или напиток заранее, так как это не даст гостям, пришедшим вовремя, заскучать и займет их. Для гостей, которые собираются задержаться на более чем разумный или возможный срок (например, при подаче блюд, которые просто не могут ждать, таких как суфле), начните мероприятие, как запланировано, а когда прибывают задержавшиеся гости, начните их со следующего блюда. еда (даже если это десерт). Организуйте дополнительный танец, игру, выступление или другую форму развлечения (особенно музыку) и убедитесь, что дополнительные отвлекающие факторы, такие как групповые фотографии или фотографии с вечеринки, сделаны до их прибытия, и эту резервную стратегию следует рассмотреть за день до прибытия. Если гости намеренно опаздывают, это следует рассматривать как выбор этого гостя, а не вашу ошибку как менеджера, поэтому ваша обязанность в первую очередь — по отношению к уже присутствующим гостям и обеспечить, чтобы о них позаботились. Короче говоря, действуйте так, как будто проблемы нет, и продолжайте, несмотря ни на что.



2. Знать, как решать проблемы с едой.Это случается редко, если вы все тщательно спланировали, однако случаются несчастные случаи (например, гость или маленький ребенок испортил стол с едой или несчастный случай на кухне). С самого начала вы должны знать тип гостей, чтобы вы могли учитывать, когда и где выставлена ​​еда (например, на фуршете) и где такие гости сидят. <ул>Любая утечка из соображений безопасности должна быть немедленно убрана, даже если для этого потребуется снять красную ковровую дорожку или желаемый декор и мебель. Если невозможно скрыть пятно, не затрагивая внешний вид или целостность предмета (например, антиквариата), то разумно его удалить. Если у вас есть запасной, используйте его; если нет, слегка переместите существующую мебель или декор, чтобы они не ощущались недостающими. Мягкое веревочное ограждение, занавеска или ширма рекомендуются всякий раз, когда вам нужно скрыть зону приема пищи (например, буфет с жаровнями или при организации «открытия» следующего блюда), так как некоторым гостям может показаться, что если еда находится в обеденная зона доступна для всех, когда они хотят, что не всегда так. Перетасуйте меню. Если часть блюда нельзя включить (например, подгоревший гарнир), либо исключите его совсем, либо найдите альтернативу, уменьшите размеры порций до продуктов на вынос, но увеличьте порции других продуктов, чтобы сбалансировать. Консультировать хосты таблицы по мере необходимости. Неожиданные вегетарианцы, трезвенники, люди с пищевой аллергией, религиозные или специальные диеты — при правильном планировании не должно быть ничего неожиданного — но гости иногда приводят с собой дополнительных членов семьи, партнеров или близких друзей, не предупредив вас, особенно если это не является строгим мероприятие только по приглашению. Обычно это легко решается. Ведите подсчет по мере прибытия гостей, а когда они подходят к двери, спрашивайте, есть ли какие-либо потребности в еде, и немедленно сообщайте об этом кухне и обслуживающему персоналу. Для больших неожиданных групп, которые не являются незваными гостями, отправьте члена команды на кухню, чтобы подвести итоги и, если необходимо, выехать за дополнительными припасами. Кухни, как правило, переусердствуют, чтобы покрыть несчастные случаи, и чаще отмен бывает больше, чем неожиданных гостей. Ограниченные порции можно увеличить, если вы предоставите дополнительные наполнители, такие как булочки, салаты или порции овощей, ингредиенты для которых можно быстро приобрести в местных супермаркетах.



3. Знать, как обращаться с детьми.Разумно помнить, что многие руководители совершали серьезные ошибки, недооценивая интеллект или забывая о потребностях и желаниях детей на мероприятиях, ведь у них те же потребности и желания, что и у взрослых – хорошо провести время и не скучать. Помните, что их родители также часто обижаются, если мероприятие не подходит для их детей. На практике лучше всего запрашивать RSVP для каждого ребенка, который может прийти. <ул>Маленьким детям (до 10 лет) лучше всего давать еду или закуски пораньше, так как во многих обеденных мероприятиях прием пищи начинается уже в 8 часов вечера, что намного позже, чем привыкло большинство детей. Предоставленная еда должна быть веселой и здоровой, но такой же особенной, как меню для взрослых, поскольку родители ценят особые штрихи для своих детей — это облегчает их работу, чтобы они могли повеселиться в качестве гостей по собственному праву. Детям старше 10 лет обычно можно подавать взрослую еду и порции, даже если они не съедают все это, но предлагают им детское меню (с разрешения родителей), если они не заинтересованы в вариантах. Также известно, что молодые люди в возрасте 13-18 лет часто просят ту же еду, что и подростки, например, гамбургер и картофель фри, в отличие от более официальной ресторанной еды, и часто используется уловка для ребрендинга детского меню в качестве «Альтернативное меню» для этой возрастной группы гостей. Очень разумно перестраховаться и обсудить с ключевыми гостями свои планы по привлечению молодых и старых, задолго до даты. Для матерей с маленькими детьми должно быть выделено отдельное место для таких нужд, как перерывы в туалет/ванную, кормление грудью (и т. д.), а также место для сна очень маленьких детей, если они устали.



4. Знать, как вести себя с буйными или нетрезвыми гостями, незваными гостями и другими проблемами гостей.В идеале этого бы никогда не произошло, но это происходит — как на семейных, так и на корпоративных мероприятиях. Политика и драма часто проявляются на событиях, о которых вы, будучи посторонним, не всегда знаете. Приготовься. <ул>Спросите клиента или ключевых гостей перед мероприятием о вероятности возникновения таких проблем или у выбранных гостей, принимающих гостей, если обсуждение этих вопросов с ключевыми гостями неуместно, чтобы вы могли убедиться, что люди сидят в местах, которые не будут вызвать проблему. Привлеките обслуживающий персонал или ключевых гостей в качестве неофициальных наблюдателей, чтобы следить за проблемами и вмешиваться, когда это необходимо. Строго говоря, ваша обязанность состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойное проведение мероприятия, но только там, где это уместно, и не вмешиваться в вопросы, которые касаются только вас. Поэтому вы должны знать, кто внутри партии является «миротворцем» группы. Поскольку отказать пьяному гостю в употреблении алкоголя или иметь дело с пьяным гостем, который склонен к гневу или насилию, может быть сложной задачей, разумно привлечь гостя-миротворца и привлекать правоохранительные органы только в случае необходимости после консультации с ключевыми гостями. . Даже на небольших мероприятиях или мероприятиях на заднем дворе, когда алкоголь часто хранится в холодильнике, чтобы гости могли обслуживать себя, не менее важно знать об этом. Незваные гости сложны. Если это произойдет, ненавязчиво выселите их, если это уместно — проконсультируйтесь с вашими ключевыми гостями, чтобы убедиться, что они нежелательны. В случае крупномасштабных и шумных или оскорбительных незваных гостей ваша обязанность состоит в том, чтобы защитить существующих гостей, где это уместно, и вызвать охрану или полицию, если они не уйдут после того, как вас вежливо попросили сделать это вы и/или ключевые гости. Гости часто тасуют карточки с именами в начале, где они сидят, так что в конечном итоге они сидят рядом с людьми, которых они хотят, или за столом, который они хотят. Целесообразно уточнить у ключевых гостей, насколько это допустимо, по их мнению. Как правило, вы должны заранее составить планы столов и получить одобрение от ключевых гостей. Если люди должны находиться за определенными столами, то разумно вообще не допускать людей в столовую до времени. Часто для этой цели служит вестибюль, фойе или барная зона, и если это очень важно по семейным обстоятельствам, разумно сгруппировать людей вместе и пересадить их массово за отдельные столы каждым хозяином-гостем. и обслуживающий персонал, чтобы расставить их в надлежащем порядке.



5. Знайте, как справиться с ненастной погодой. Внезапный, неожиданный дождь или снег могут быть обычным явлением в некоторых частях мира; аналогично, волна тепла или холодный фронт также могут представлять проблему. Хотя погодные явления обычно не являются проблемой, если вы находитесь в помещении, на улице все усложняется. Если ожидается плохая погода, то рассмотрите возможность переноса места проведения мероприятия. Если мероприятие не может быть перенесено или перенесено, арендуйте большую палатку или павильон (по общему признанию, это может быть дорого в короткие сроки). Важно следить за развитием погоды во время движения; очень мало можно сделать, чтобы спасти событие, на которое повлияла погода, поэтому используйте лучшее из того, что у вас есть.

Во многих частях мира теперь есть страховые полисы на случай плохой погоды или других проблем. Если вы находитесь в районе, который известен неожиданно переменчивой погодой, рекомендуется получить предложение, если есть вероятность, что мероприятие придется перенести, поскольку оно, по крайней мере, покроет клиенту расходы на продление аренды. оборудование, площадка и обслуживающий персонал.