Как оформить передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями) — wiki-how.ru
16.07.2024

Как оформить передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

Когда вы увольняетесь с должности, вполне вероятно, что ваш менеджер или руководитель попросит вас помочь в период передачи должности вашему преемнику. Организованность и инициативность помогут обеспечить плавный переход вашей компании, и вы уйдете с отличной профессиональной репутацией.

Организация передачи

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    1. Обсудите передачу с вашим менеджером. Вы должны начать с подробного обсуждения с вашим менеджером, чтобы точно определить, как они хотят, чтобы вы справились с передачей. В зависимости от вашей работы и того, как любит работать ваш менеджер, вас могут попросить внести значительный вклад в передачу. Это может включать в себя нового человека, который следит за вами в течение нескольких дней или дольше. <ул>В большинстве случаев вам придется как минимум подготовить официальный документ о передаче. Обсудите это со своим менеджером и узнайте, какой вклад вы должны внести и на чем должна быть сосредоточена ваша передача.

    Как оформить передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    2. Составьте предварительный план документа о передаче .Когда у вас будет четкое представление об ожиданиях вашего руководителя, вы можете начать с составления проекта документа о передаче. Это поможет вам организовать себя и составить каталог всех различных задач и фрагментов информации, которые вам нужно будет передать в течение периода передачи. Этот документ должен включать:

      Подробную информацию о вашей повседневной деятельности, задачах и приоритетах. Набросок ключевых моментов роли. Четкое описание того, что ожидается от вашего преемника. Список любых важных файлов, которые будут переданы. Это может включать конкретный контракт или рабочую программу.

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    3. свести концы с концами. Если вы знаете, что уходите ваш пост в ближайшее время, может быть полезно приложить немного дополнительной работы, чтобы убедиться, что вы свяжете все незавершенные концы. Вы получите чувство удовлетворения от достижения этой цели, а также поможете своему преемнику начать с чистого листа. Это также поможет вам уйти на отличных условиях и с хорошей репутацией. <ул>Это не всегда возможно, но если у вас есть что-то, что почти выходит за рамки, приложите немного дополнительной работы, чтобы это сделать. Новичок, вступающий в сделку как раз в тот момент, когда она приближается к черте, может с трудом ее закрыть, потому что он не знаком со всеми ее тонкостями.

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    4. Общайтесь со своими коллегами. Прежде чем ваш преемник должен приступить к работе, постарайтесь найти время, чтобы поговорить с коллегами о передаче и спросить, есть ли что-нибудь, что ваши коллеги думают о вас. следует выделить. Если есть развивающаяся проблема, о которой вы не знаете, это хорошая возможность прикоснуться к базе и выяснить это. <ул>Проблемы с развитием вряд ли повлияют на ваши последние дни, но если вы знаете о них, вы можете сообщить о них своему преемнику. Это также шанс убедиться, что все знают, что вы уходите и когда. Сообщите своим коллегам о периоде передачи, чтобы они могли принять это во внимание. Ваша производительность, вероятно, снизится во время передачи, поэтому хорошей практикой является заранее предупредить своих коллег.

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    5. Составьте официальный документ о передаче.Последним этапом подготовки к передаче является заполнение официального документа о передаче. Вы можете опираться на черновой вариант документа, но постарайтесь уточнить его и включить всю важную информацию. Вам нужно будет просмотреть документ со своим руководителем и любым другим ключевым персоналом, которого он коснется. Постарайтесь, чтобы это было завершено и отправлено вашему преемнику по крайней мере за несколько дней до его начала. Содержание будет варьироваться от задания к заданию, но может включать некоторые из следующих элементов:

      Список и расписание действий. Брифинг по текущим вопросам. Календарь предстоящих событий и сроков. Пароли и данные для входа. Список полезных контактов. Руководство по навигации по файлам и папкам в компьютерной системе.

Управление периодом передачи

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    1. Выделите как можно больше времени. Когда ваш преемник приступает к работе офиса, вы все еще можете быть рядом, и вас попросят провести более полную передачу. Продолжительность этого может варьироваться, но в некоторых случаях вам будет дано несколько дней или больше, чтобы помочь новому человеку справиться с работой. Как правило, чем больше времени у вас есть для полной передачи, тем больше информации вы сможете передать. <ул>Обязательно найдутся вещи, о которых вы забыли, и если кто-то следит за вами, это хороший способ показать им разнообразие повседневной деятельности.

    Как выполнить передачу в Офис: 12 шагов (с иллюстрациями)

    2. Передайте ключевые документы лично.Во время передачи рекомендуется убедиться, что все ключевые данные и документация переданы лично. Это поможет вам убедиться, что наиболее важные дела решаются надлежащим образом, а приоритеты четко расставлены. Передача документов лицом к лицу означает, что сложная информация может быть полностью обсуждена перед отъездом. <ул>Эта возможность объяснить ключевую информацию, а ваш преемник задать вам прямые вопросы жизненно важна для хорошей передачи. Это также даст вам возможность внести нюансы и контекст в дискуссию, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными. Надежный источник Официальный веб-сайт государственного сектора правительства Великобритании

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    3. Приложите усилия, чтобы помочь.Если вы находитесь в офисе со своим преемником, вы всегда должны быть внимательны и активны. Приложите усилия, чтобы определить и помочь решить любые возникающие проблемы. Ваш преемник может быть немного застенчивым или напуганным в первые несколько дней и не захотеть беспокоить вас вопросами.

      Убедитесь, что вы ясно даете понять, что готовы помочь, и что вы всегда рады вопросам. Делая это, вы поможете создать ситуацию, в которой ответственность за передачу будет разделена между вами и вашим преемником. Надежный источник Официальный веб-сайт государственного сектора правительства Великобритании

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    4. Проведите окончательное собрание по передаче.Последнее, что нужно сделать, прежде чем вы уйдете и завершите передачу, — это провести полную встречу с вашим преемником. Попросите своего преемника принести с собой любые нерешенные вопросы и записи, которые они сделали. Эта встреча — прекрасная возможность для нового человека убедиться, что он понимает свою роль и обязанности.

      Любые неясности могут быть прояснены на встрече. В зависимости от того, где вы работаете, может быть целесообразно пригласить вашего менеджера или начальника присутствовать на собрании. Вы обязательно должны сообщить своему менеджеру о том, когда и где это происходит, и спросить их, не хотят ли они что-нибудь добавить.

Думая о долгосрочной разработке

    Как выполнить передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    1. Выделите доступную поддержку и обучение.Постарайтесь думать о передаче как о возможности для вас действительно внести свой вклад в предоставление кому-то наилучших шансов на успех. Вы не просто пытаетесь передать задачи и работу, но пытаетесь помочь профессиональному развитию вашего преемника и долгосрочному здоровью вашего бывшего работодателя.

      Сделайте это, указав на любые подходящие возможности обучения, о которых вы знаете. Возможно, когда вы приступили к работе, вы прошли курс обучения, который поможет вам адаптироваться и развиваться. Обязательно упомяните об этом своему преемнику и предложите ему изучить возможности.

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    2. Не пренебрегайте культурой работы. Если вы проводите время с человеком, который будет занимать вашу должность, важно не сосредотачиваться исключительно на технических аспектах работы. Каждое место имеет уникальную рабочую среду и культуру, которые могут пугать или сбивать с толку новичка. Обязательно выделите время, чтобы рассказать новому человеку о том, как работает офис. <ул>Постарайтесь провести их по офису и представить всем. Убедитесь, что вы четко определили роль нового сотрудника, а также существующих сотрудников. Если должностная инструкция новоприбывшего немного отличается от вашей или его обязанности и приоритеты сосредоточены в другом месте, убедитесь, что существующие сотрудники признают это.

    Как провести передачу в офисе: 12 шагов (с иллюстрациями)

    3. Укажите свои контактные данные. Если вы действительно хотите сделать все возможное, вы можете предоставить новому сотруднику свои контактные данные. Вы можете сказать, что они могут связаться с вами, если возникнет серьезная проблема или им понадобится небольшое руководство. Не все будут рады это сделать, и это, вероятно, будет зависеть от ваших отношений с бывшим работодателем.

      Часто проблему можно решить с помощью простого электронного письма. Предложение помощи после ухода произведет хорошее впечатление и поможет повысить вашу репутацию.