Автор: Когда вы увольняетесь с должности, вполне вероятно, что ваш менеджер или руководитель попросит вас помочь в период передачи должности вашему преемнику. Организованность и инициативность помогут обеспечить плавный переход вашей компании, и вы уйдете с отличной профессиональной репутацией.
Шаги
Организация передачи
1. Обсудите передачу с вашим менеджером. Вы должны начать с подробного обсуждения с вашим менеджером, чтобы точно определить, как они хотят, чтобы вы справились с передачей. В зависимости от вашей работы и того, как любит работать ваш менеджер, вас могут попросить внести значительный вклад в передачу. Это может включать в себя нового человека, который следит за вами в течение нескольких дней или дольше. <ул>В большинстве случаев вам придется как минимум подготовить официальный документ о передаче. Обсудите это со своим менеджером и узнайте, какой вклад вы должны внести и на чем должна быть сосредоточена ваша передача.
2. Составьте предварительный план документа о передаче .Когда у вас будет четкое представление об ожиданиях вашего руководителя, вы можете начать с составления проекта документа о передаче. Это поможет вам организовать себя и составить каталог всех различных задач и фрагментов информации, которые вам нужно будет передать в течение периода передачи. Этот документ должен включать:
- Подробную информацию о вашей повседневной деятельности, задачах и приоритетах. Набросок ключевых моментов роли. Четкое описание того, что ожидается от вашего преемника. Список любых важных файлов, которые будут переданы. Это может включать конкретный контракт или рабочую программу.
3. свести концы с концами. Если вы знаете, что уходите ваш пост в ближайшее время, может быть полезно приложить немного дополнительной работы, чтобы убедиться, что вы свяжете все незавершенные концы. Вы получите чувство удовлетворения от достижения этой цели, а также поможете своему преемнику начать с чистого листа. Это также поможет вам уйти на отличных условиях и с хорошей репутацией. <ул>Это не всегда возможно, но если у вас есть что-то, что почти выходит за рамки, приложите немного дополнительной работы, чтобы это сделать. Новичок, вступающий в сделку как раз в тот момент, когда она приближается к черте, может с трудом ее закрыть, потому что он не знаком со всеми ее тонкостями.
4. Общайтесь со своими коллегами. Прежде чем ваш преемник должен приступить к работе, постарайтесь найти время, чтобы поговорить с коллегами о передаче и спросить, есть ли что-нибудь, что ваши коллеги думают о вас. следует выделить. Если есть развивающаяся проблема, о которой вы не знаете, это хорошая возможность прикоснуться к базе и выяснить это. <ул>Проблемы с развитием вряд ли повлияют на ваши последние дни, но если вы знаете о них, вы можете сообщить о них своему преемнику. Это также шанс убедиться, что все знают, что вы уходите и когда. Сообщите своим коллегам о периоде передачи, чтобы они могли принять это во внимание. Ваша производительность, вероятно, снизится во время передачи, поэтому хорошей практикой является заранее предупредить своих коллег.
5. Составьте официальный документ о передаче.Последним этапом подготовки к передаче является заполнение официального документа о передаче. Вы можете опираться на черновой вариант документа, но постарайтесь уточнить его и включить всю важную информацию. Вам нужно будет просмотреть документ со своим руководителем и любым другим ключевым персоналом, которого он коснется. Постарайтесь, чтобы это было завершено и отправлено вашему преемнику по крайней мере за несколько дней до его начала. Содержание будет варьироваться от задания к заданию, но может включать некоторые из следующих элементов:
- Список и расписание действий. Брифинг по текущим вопросам. Календарь предстоящих событий и сроков. Пароли и данные для входа. Список полезных контактов. Руководство по навигации по файлам и папкам в компьютерной системе.
Управление периодом передачи
1. Выделите как можно больше времени. Когда ваш преемник приступает к работе офиса, вы все еще можете быть рядом, и вас попросят провести более полную передачу. Продолжительность этого может варьироваться, но в некоторых случаях вам будет дано несколько дней или больше, чтобы помочь новому человеку справиться с работой. Как правило, чем больше времени у вас есть для полной передачи, тем больше информации вы сможете передать. <ул>Обязательно найдутся вещи, о которых вы забыли, и если кто-то следит за вами, это хороший способ показать им разнообразие повседневной деятельности.
2. Передайте ключевые документы лично.Во время передачи рекомендуется убедиться, что все ключевые данные и документация переданы лично. Это поможет вам убедиться, что наиболее важные дела решаются надлежащим образом, а приоритеты четко расставлены. Передача документов лицом к лицу означает, что сложная информация может быть полностью обсуждена перед отъездом. <ул>Эта возможность объяснить ключевую информацию, а ваш преемник задать вам прямые вопросы жизненно важна для хорошей передачи. Это также даст вам возможность внести нюансы и контекст в дискуссию, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными. Надежный источник Официальный веб-сайт государственного сектора правительства Великобритании
3. Приложите усилия, чтобы помочь.Если вы находитесь в офисе со своим преемником, вы всегда должны быть внимательны и активны. Приложите усилия, чтобы определить и помочь решить любые возникающие проблемы. Ваш преемник может быть немного застенчивым или напуганным в первые несколько дней и не захотеть беспокоить вас вопросами.
- Убедитесь, что вы ясно даете понять, что готовы помочь, и что вы всегда рады вопросам. Делая это, вы поможете создать ситуацию, в которой ответственность за передачу будет разделена между вами и вашим преемником. Надежный источник Официальный веб-сайт государственного сектора правительства Великобритании
4. Проведите окончательное собрание по передаче.Последнее, что нужно сделать, прежде чем вы уйдете и завершите передачу, — это провести полную встречу с вашим преемником. Попросите своего преемника принести с собой любые нерешенные вопросы и записи, которые они сделали. Эта встреча — прекрасная возможность для нового человека убедиться, что он понимает свою роль и обязанности.
- Любые неясности могут быть прояснены на встрече. В зависимости от того, где вы работаете, может быть целесообразно пригласить вашего менеджера или начальника присутствовать на собрании. Вы обязательно должны сообщить своему менеджеру о том, когда и где это происходит, и спросить их, не хотят ли они что-нибудь добавить.
Думая о долгосрочной разработке
1. Выделите доступную поддержку и обучение.Постарайтесь думать о передаче как о возможности для вас действительно внести свой вклад в предоставление кому-то наилучших шансов на успех. Вы не просто пытаетесь передать задачи и работу, но пытаетесь помочь профессиональному развитию вашего преемника и долгосрочному здоровью вашего бывшего работодателя.
- Сделайте это, указав на любые подходящие возможности обучения, о которых вы знаете. Возможно, когда вы приступили к работе, вы прошли курс обучения, который поможет вам адаптироваться и развиваться. Обязательно упомяните об этом своему преемнику и предложите ему изучить возможности.
2. Не пренебрегайте культурой работы. Если вы проводите время с человеком, который будет занимать вашу должность, важно не сосредотачиваться исключительно на технических аспектах работы. Каждое место имеет уникальную рабочую среду и культуру, которые могут пугать или сбивать с толку новичка. Обязательно выделите время, чтобы рассказать новому человеку о том, как работает офис. <ул>Постарайтесь провести их по офису и представить всем. Убедитесь, что вы четко определили роль нового сотрудника, а также существующих сотрудников. Если должностная инструкция новоприбывшего немного отличается от вашей или его обязанности и приоритеты сосредоточены в другом месте, убедитесь, что существующие сотрудники признают это.
3. Укажите свои контактные данные. Если вы действительно хотите сделать все возможное, вы можете предоставить новому сотруднику свои контактные данные. Вы можете сказать, что они могут связаться с вами, если возникнет серьезная проблема или им понадобится небольшое руководство. Не все будут рады это сделать, и это, вероятно, будет зависеть от ваших отношений с бывшим работодателем.
- Часто проблему можно решить с помощью простого электронного письма. Предложение помощи после ухода произведет хорошее впечатление и поможет повысить вашу репутацию.
