Как провести исследование времени и движения: 14 шагов (с иллюстрациями)

Исследование времени и движения используется для анализа эффективности работы посредством наблюдения и определения времени выполнения задач. Это может помочь вам увидеть, где ваш день может быть более эффективным, сэкономив ваше время и энергию, которые могут быть использованы всеми! Вы можете выполнить его на себе или понаблюдать за другим человеком. Во-первых, вы должны решить, какой метод вы будете использовать, от наблюдения в реальном времени до выборочного подхода, а затем вы будете наблюдать и измерять время выполнения задачи. После завершения исследования вы можете использовать данные для создания более эффективного рабочего процесса.

Выбор метода записи данных

1. Используйте рабочую выборку, если у вас мало времени для запись.При таком подходе вы наблюдаете за человеком в определенное время, а не постоянно. Интервалы могут быть регулярными или случайными. Вы наблюдаете за человеком в течение заданного времени, а затем экстраполируете из выборок, сколько времени тратится на каждую задачу. Этот тип лучше работает с задачами, которые имеют меньше компонентов или работников, которые выполняют меньше задач в целом. <ул>Например, если основной работой человека является выставление счетов, может работать случайная выборка, потому что каждый раз, когда вы регистрируетесь, вы получаете снимок того, что делает человек. Когда у вас есть все данные, вы можете выяснить, на какую задачу или компонент человек тратит больше всего времени, посмотрев, как часто и как долго он появлялся в каждой случайной выборке. Преимущество этого метода в том, что вы можете наблюдать более чем за одним человеком в установленный период времени, чередуя каждого человека. Если вы используете этот метод на себе, настройте будильник, чтобы он срабатывал через определенные промежутки времени, чтобы вы могли записывать свои действия в течение определенного периода времени.

2. Наблюдайте за задачей в режиме реального времени, чтобы иметь возможность задавать вопросы. При таком подходе вы находитесь в комнате с человеком, пока он выполняет задание. Наблюдайте за тем, что они делают, разбивая задачу на более мелкие компоненты по мере того, как вы записываете время. Каждый компонент должен иметь смысл в целом, но не быть настолько подробным, чтобы вы не могли угнаться за ним. <ул>Определение времени большой задачи бесполезно, если не рассматривать компоненты каждой задачи. Если вы проанализируете компоненты, вы можете найти неэффективность. Вы не остановите человека; вы просто разбиваете задачу для записи. Например, если задачей является проверка почты, компоненты будут включать в себя посещение почтового отделения, поиск почты, возврат ее на стол, открытие конвертов, чтение почты, а также выбрасывание или обработку каждого письма. Это может помочь иметь группу для наблюдения. Таким образом, у вас может быть один человек для работы с секундомером, 1 человек для записи времени и 1 человек для заметок. Вы также можете использовать этот подход на себе. В этом случае вы будете записывать каждый компонент по мере его выполнения.

3. Запишите видео, чтобы участник показал больше результатов естественно.Вместо того, чтобы наблюдать за задачами в реальном времени, снимайте видео. Таким образом, вы можете вернуться позже и проанализировать, сколько времени занимает каждая задача. Вы не пропустите так много, потому что вы всегда можете перемотать видео назад, чтобы увидеть что-то еще.

4. Запишите себя на видео, чтобы провести более точное исследование.< /б>Если вы проводите исследование на себе, этот подход будет намного проще, чем другие. 2. Установите камеру на штатив в таком месте, где вы сможете запечатлеть то, что вы делаете. Позвольте ему записывать, пока вы выполняете поставленную задачу, например, пишете отчет.

Протестируйте задачу за заданный период. Например, вы можете протестировать его в течение недели или даже месяца.

Выполнение исследования

<р>

1. Настройте электронную таблицу для записи данных.Вам понадобится место, чтобы написать, в чем состоит задача, и идеально подойдет электронная таблица. Рядом с ним вам понадобится место для времени. Часто задачи выполняются партиями. Если это так, имейте место для записи времени для каждого компонента каждой задачи. Вам просто понадобится набор пронумерованных коробок для этой части. Также добавьте столбец для заметок.

Например, если задачей является проверка электронной почты, а один из компонентов читает электронную почту, запишите время, необходимое для чтения каждого электронного письма, в пронумерованных полях рядом с компонентом.

< img class="aligncenter" src="/wp-content/uploads/2022/10/how-to-conduct-a-time-and-motion-study-14-steps-with-pictures-4a98f95.jpg" alt= «Как провести исследование времени и движения: 14 шагов (с иллюстрациями)» />

2. Разделите работу на небольшие категории.Частью выполнения исследования времени и движения является точное определение того, сколько времени тратится на каждую задачу. Как правило, единственный способ повысить эффективность — рассмотреть небольшие действия в рамках каждой задачи. По мере выполнения работы устанавливайте каждый компонент задачи и записывайте краткое описание. <ул>Главное найти правильный уровень детализации. Вы не хотите быть слишком подробными, так как время, необходимое для нажатия одной кнопки, бесполезно. Однако вы также не хотите быть слишком широким, так как это не даст вам достаточно данных для работы над эффективностью. Допустим, вы проверяете электронную почту. Вы можете разбить его на вход в систему на компьютере и в свою электронную почту, удаление спама без открытия, чтение электронных писем, составление ответов и организацию электронной почты в папки.

3. Время выполнения каждой задачи. Начните с секундомера. Засеките каждый компонент задачи, записывая время, которое потребовалось для выполнения каждого компонента. Часто бывает проще просто остановить и запустить таймер, используя прошедшее время. Вы можете зайти позже и выяснить, сколько секунд было потрачено на каждую задачу.

Для большей точности используйте данные за несколько дней.

4. Расчет времени с помощью видео. Когда вы используете видео , вам нужно будет останавливать и запускать видео для каждого компонента, который вы синхронизируете. Таким образом, у вас будет время записать свои заметки и время для каждого компонента.

Анализ результатов и внесение изменений

1. Усредните время для каждого компонента. После того, как вы сделано, возьмите время для каждого компонента и найдите среднее значение. Чтобы найти среднее значение, сложите все времена для 1 компонента вместе, а затем разделите на количество раз в этой группе. <ул>Например, если в качестве компонента у вас есть чтение электронной почты, время может составлять 65 секунд, 210 секунд, 240 секунд, 39 секунд и 354 секунды. Сложите числа вместе: 65 + 210 + 240 + 39 + 354, чтобы получить 908. Разделите на количество раз. В данном случае это 5, поэтому разделите 908 на 5, чтобы получить в среднем 181,6 секунды на письмо.

2. Определите среднее время выполнения задачи.Самый простой способ найти среднее время для всей задачи — просто сложить вместе все средние значения компонентов. Это даст вам среднее значение для всей задачи.

3. Назначьте своим задачам высокое или низкое значение.Присвоение каждой задаче высокого или низкого значения может помочь вам расставить приоритеты в том, что важно. Вам не нужно присваивать номер; просто пометьте их как высокое значение или низкое значение. Например, ответы на электронные письма на работе могут быть важными, но если вы не работаете в сфере обслуживания клиентов, в целом это, скорее всего, имеет меньшую ценность, чем завершение важного отчета.

4. Сократите малоценные и требующие больших затрат времени задачи. После того, как вы оценили свои задачи, посмотрите, какие задачи занимают много времени, но в целом имеют низкую ценность. Это задачи, которые вам нужно выяснить, как сократить. Также важно смотреть на задачи, которые занимают много времени, но также имеют высокую ценность. Не помешает попытаться сделать эти задачи более эффективными. <р>

5. Следите за многозадачностью.Многозадачность имеет тенденцию к тому, что каждая отдельная задача занимает больше времени, потому что вы не можете уделить им все свое внимание. В тех случаях, когда вы выполняете несколько задач одновременно, например переключаетесь между электронной почтой и написанием отчета, попробуйте измениться. Установите период времени, когда вы делаете только одно дело. Если вы пишете отчет, игнорируйте свою электронную почту. Архив журнала Trustworthy Source Journal из Национального института здравоохранения США.

Если вы постоянно читаете электронную почту в течение дня, вы постоянно отвлекаетесь от того, чем занимаетесь. Зачастую лучше выполнять все задачи сразу, например читать электронную почту только утром, в полдень и прямо перед уходом с работы.

6. Ищите недостатки, чтобы сократить их. Часто вы обнаружите неэффективность в процедурах, которые вы планируете и описываете. . Устранение неэффективности может помочь вам работать лучше и успевать больше за отведенное вам время.

Например, если вам нужно ежедневно хранить документы в другой комнате за пределами вашего офиса, подумайте о том, чтобы сохранить их, чтобы делать все сразу. Если вы постоянно ходите туда-сюда, это отнимает время, которое вы могли бы потратить на другие задачи.