Как управлять канцелярскими товарами и поддерживать инвентарь

Канцелярские товары могут быть дорогими, поэтому очень важно следить за тем, что есть на складе в вашем офисе, и следить за тем, как быстро они расходуются. Если вы никогда раньше не проводили инвентаризацию, возможно, вы чувствуете себя немного ошеломленным. Не волнуйтесь, мы проведем вас через весь процесс, чтобы вы могли управлять своим инвентарем как профессионал! Мы начнем с некоторых основных советов по настройке, а затем перейдем к особенностям процесса отслеживания и повторного заказа.

Действия

Назначьте менеджера по снабжению для надзора за запасами.

Назначение этой обязанности одному человеку упрощает процесс.Хороший офисный менеджер по инвентаризации организует, контролирует и отслеживает инвентарь на ежедневной основе. Если возникнут какие-либо вопросы об канцелярских принадлежностях, они сразу же смогут ответить на любые вопросы, связанные с поставками.

Канцелярские товары могут быть дорогими, поэтому менеджер по снабжению также выступает в роли привратника, ограничивающего доступ к области.

Храните расходные материалы в центральном хранилище. расположение.

Выделите специальное место для расходных материалов, чтобы вы могли легко отслеживать их. Возможно, у вас уже есть специальное место для ваших канцелярских принадлежностей, но если у вас его нет, оборудуйте его! Мониторинг и отслеживание поставок намного проще, когда все хранится вместе в одном месте. <ул>Если у вас мало места, большая полка, шкаф для хранения вещей или неиспользуемый офис сделают свое дело. Вы даже можете использовать ящики с разделителями, которые расширяются, чтобы соответствовать их ширине и длине. Интервью эксперта Источник. 16 декабря 2019 г. Разделите ящики на любое количество сегментов и храните разные предметы отдельно. Интервью эксперта Источник. 16 декабря 2019 г.

Организуйте зону снабжения так, чтобы в ней было легко ориентироваться.

Группируйте и маркируйте предметы, чтобы их было легко найти и отследить. Начните с сортировки всех расходных материалов и расстановки лайков. Затем решите, как вы хотите организовать припасы внутри помещения. Интервью эксперта Источник. 30 августа 2019 г. Подумайте, что вам нужно ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Затем расположите их так, чтобы те, которые вам нужны чаще всего, были легко видны и до них можно было добраться. После этого пометьте полки, корзины или контейнеры названием каждого предмета. <ул>Например, поместите часто используемые расходные материалы на уровень глаз для быстрого доступа. Такие товары, как тонеры и принтеры, можно поставить на более высокие полки, поскольку вам не нужно будет покупать их так часто. Интервью эксперта Источник. 16 декабря 2019 г. Если у вас много расходных материалов, упорядочите их по названию в алфавитном порядке, чтобы их было легче найти. Вы также можете сгруппировать расходные материалы в соответствии с потребностями отдела. Интервью эксперта Источник. 16 декабря 2019 г. Например, поставьте бухгалтерские принадлежности на одну полку, а административные — на другую.

Создайте основной список канцелярских товаров.

Составить основной список теперь, когда все расходные материалы организованы, легко!Возьмите ручку и бумагу и начните записывать все, что у вас есть на складе. Укажите марку продукта, название, номер, цвет и любую другую информацию, которую вам нужно знать, когда придет время повторно заказывать товар.

Например, обратите внимание на конкретную марку и тип тонера, который использует главный офисный принтер. Таким образом, вам не придется искать эти данные каждый раз, когда вам нужно заказать сменный картридж.

Перенесите список расходных материалов в электронную таблицу. .

Использование электронных таблиц идеально подходит для малых и средних офисов.Вам не нужно покупать специальное программное обеспечение для управления расходными материалами для большинства офисов! Электронная таблица, такая как Excel или Google Sheets, прекрасно работает. Начните со столбца для расходных материалов и перечислите имена каждого из них в отдельных ячейках. Затем настройте дополнительные столбцы, чтобы вы могли заполнить такие сведения, как марка, номер детали, цвет и т. д.

Подсчитайте элементы и добавьте итоги в электронную таблицу.

Создайте последний столбец, чтобы отслеживать текущий уровень запасов.Вставьте общее количество каждого товара, которое у вас есть на складе, в последнюю колонку электронной таблицы. Сохраните эту таблицу и держите ее на своем рабочем столе, чтобы вы могли легко получить к ней доступ и обновить ее.

Если вы хотите получить более подробную информацию, создайте столбец «Триггерная точка» и вставьте туда и эти цифры. Триггерная точка — это рекомендуемое количество каждого предмета, которое следует всегда иметь на складе. Как только акции упадут ниже триггерной точки, пришло время снова подняться! Таким образом, вы никогда ничего не потеряете.

Используйте программное обеспечение для управления запасами в больших офисах.

Программное обеспечение упрощает процесс инвентаризации, если вам нужно многое отслеживать.Для больших офисов с большим количеством запасов на складе инвестиции в программное обеспечение для управления запасами стоят денег! Сначала введите названия расходных материалов и количество каждого из них на складе. Затем менеджер по запасам обновляет общие запасы каждый раз, когда они удаляют запасы из области. <ул>Если обновление программы невозможно в режиме реального времени, менеджер может вести письменный журнал товаров по мере их извлечения и вводить данные позже. Настройте программное обеспечение для отправки предупреждений на рабочий стол или текстовых сообщений, когда элементы достигают своих точек срабатывания, чтобы вы никогда не пропустили удар! Каждая программа работает по-своему, поэтому обязательно приобретите то, что подходит для вашего офиса. Например, некоторые программы позволяют сканировать штрих-коды для записи текущего уровня запасов. Это отлично подходит для больших офисов с большим количеством расходных материалов!

Проводите плановые проверки, чтобы не отставать от своих запасов.

Проверки поставок важны, поэтому вы можете обновлять свою электронную таблицу.В зависимости от того, как быстро расходуются расходные материалы в вашем офисе, вам может потребоваться еженедельная, раз в две недели или ежемесячная проверка запасов. В назначенный день зайдите и посчитайте, сколько у вас есть каждого предмета. Затем обновите электронную таблицу с текущими уровнями запасов и измените порядок того, что вам нужно.

Если вы устанавливаете триггерные точки, не забывайте ориентироваться на эти цифры, а не на общее количество на складе.

Запланируйте дни повторного заказа, чтобы помочь вам остаться на трассе.

Запланируйте определенный день для размещения заказов, чтобы оставаться организованным.Точное определение дня для этого помогает поддерживать ваши запасы на надлежащем уровне и предотвращает размещение нескольких заказов на поставку в случайное время. Можно просто запланировать заказать все одним махом в назначенный день и все будет доставлено вместе.

Частота повторного заказа зависит от вашего товарооборота и частоты плановых проверок.

Ограничьте доступ к комнате канцелярских принадлежностей.

Защитите зону снабжения, чтобы только менеджер мог получить к ней доступ. Разрешение сотрудникам захват припасов, когда они хотят, значительно усложняет отслеживание всего. Это также может быть дорогостоящим, потому что поставки, как правило, исчезают гораздо быстрее. Чтобы предотвратить эти проблемы, заблокируйте или ограничьте доступ в комнату снабжения, чтобы туда мог попасть только менеджер по запасам (и, возможно, 1-2 других ключевых сотрудника).

Это означает, что сотрудники должны будут пройти через менеджера (или утвержденных помощников). всякий раз, когда им что-то нужно.