Автор: Генеалогия – это изучение предков. Это увлекательный и полезный способ узнать больше о себе и о том, откуда вы родом. Тем не менее, генеалогические исследования часто приводят к кучам документов, писем, фотографий и расшифровок, и их организация может быть проблемой. Папки — отличный способ хранить документы в порядке и в доступном виде. Разделите ваши документы на файлы в соответствии с тем, к какому родственнику они относятся, затем сгруппируйте их по поколению или расположите в алфавитном порядке по фамилии.
Шаги
Группировка файлов по генерации
1. Начните со списка, включающего себя, всех братьев, сестер и двоюродных братьев и сестер.Это самое последнее поколение. Если у вас есть братья и сестры, сводные или сводные братья и сестры или двоюродные братья, добавьте их в свой список. Даже если у вас еще нет записей о них, было бы неплохо выделить для них место на случай, если вы что-то приобретете, чтобы вам не пришлось реорганизовывать их позже.
- Если вы включаете более молодое поколение, например собственных детей или племянниц и племянников, создайте для них отдельный список. Их документы будут первыми в папке.
2. Составьте список родителей, тетушек и дядей. Это поколение ваших родителей. Вы можете включить своих родителей, их братьев и сестер и даже их двоюродных братьев, если у вас есть записи о них. Кто входит в этот список, решать вам, если они одного поколения: родственники по браку, бывшие супруги родственников, сводные или сводные братья и сестры родственников и т. д.
3. Запишите имена всех бабушек и дедушек, а также их братьев и сестер.Этот список может включать всех представителей поколения ваших бабушек и дедушек, о которых у вас есть записи, в том числе братьев, сестер и двоюродных братьев ваших бабушек и дедушек. Вы можете записать любые известные вам имена, независимо от того, есть ли у вас записи о них, с целью составления диаграмм или генеалогических деревьев.
- Если у вас есть записи о ком-то, кроме поколения ваших бабушек и дедушек, составьте для них отдельные списки в соответствии с поколением.
4. Упорядочить каждый список по семье, а затем по возрасту.Первыми в каждом списке должны быть те, кто наиболее близко связан с вами (братья и сестры, родители, дедушки и бабушки), а остальные должны быть организованы по возрасту. Например, поколение ваших родителей будет включать в себя сначала ваших родителей, затем ваших старейших тетю или дядю, затем следующее по старшинству и так далее.
5. Поместите родственников по браку рядом с их супругами. Если вы включаете родственников по браку в свое исследование, поместите их файл сразу после файла их супруга для ясности. Лучше не объединять супругов в 1 файл, так как позже вы можете найти больше информации об одном или обоих из них.
- Если у одного из ваших родственников было несколько супругов, поместите их файлы сразу после родственника, на котором они женились, в хронологическом порядке. Например, первая жена вашего дяди будет помещена после вашего дяди, а затем его вторая жена.
6. Расположите группы поколений в хронологическом порядке.Вы можете отсортировать свои поколения в порядке возрастания, начиная с самого молодого поколения и двигаясь назад. Вы также можете начать с самого старого известного поколения, но вам придется реорганизовать, если вы в конечном итоге найдете записи о еще более старшем предке.
- Вы можете дать каждому поколению собственную папку, если хотите, но вы можете обнаружить, что некоторые поколения не помещаются в 1 папку или что некоторые недостаточно велики, чтобы заполнить папку.
< p>
7. Используйте цвета или числа, чтобы визуально различать группы поколений.Цветовое кодирование или добавление числа к каждому имени файла может быть полезным способом сразу увидеть, какое поколение является каким. Это также может быть хорошим способом поддерживать порядок поколений, если вы решите реорганизовать систему с использованием другой системы позже. <ул>Например, если у вас есть файлы трех поколений, вы можете пронумеровать самое старое поколение 1, следующее поколение 2 и самое молодое поколение 3. Каждое имя файла должно начинаться с числа, указывающего, к какому поколению он принадлежит. Если вы думаете, что в конечном итоге сможете добавить старшие или младшие поколения, система цветового кодирования может быть лучшей системой. Например, если сделать все файлы для поколения ваших бабушек и дедушек зелеными, их будет легко идентифицировать с первого взгляда.
Сортировка файлов по фамилии
2. Отсортируйте родственников в алфавитном порядке по фамилии. Когда у вас есть полный список родственников, для которых вы составляете файлы, закажите их по фамилии. Самый простой способ сделать это — ввести имена в документе Word, выбрать список и нажать кнопку «Сортировать» на вкладке «Главная».
- Возможно, вы захотите сохранить разные фамилии в разных папках для ясности.
3. Разделите группы фамилий по местоположению, если они особенно велики.Если у вас есть исследования по нескольким ветвям вашей семьи, и они разбросаны по разным местам, может быть полезно создать подкатегории родственников, у которых есть общая фамилия и местонахождение. Например, вы можете создать 1 группу для «Хендерсонов из Колорадо» и 1 группу для «Хендерсонов из Огайо».
- Вы также можете хранить каждую группу местоположений в отдельной подшивке, но может оказаться, что у вас недостаточно информации о каждой группе, чтобы заполнить всю подшивку.
4. Упорядочить членов каждой подгруппы по имени.После того, как вы разделили все файлы ваших родственников на группы по фамилиям и, при необходимости, на подгруппы местонахождения, вы можете отсортировать их в алфавитном порядке по имени. Таким образом, когда вы ищете определенного члена семьи, например «Захари Дэвидсон», вы можете перейти к «Небраска Дэвидсоны» и найти «Закари» под буквой Z.
5. Отметьте отношение каждого родственника к вам в их личном деле. Если вы ведете учет очень большой семьи, может быть полезно напомнить себе о том, как все вписываются в нее. генеалогическое древо. Поскольку фамилия человека не обязательно дает вам эту информацию, вы можете указать, как они связаны с вами в их деле, или составить таблицу для каждой ветви семьи.
Безопасное хранение ваших записей
1. Используйте папки с тремя кольцами и пластиковыми карманами спереди и на корешке.Обычно их можно найти в магазинах канцтоваров или школьных принадлежностей. Вы можете распечатать или написать титульную страницу и этикетку на корешке, чтобы они поместились в пластиковые карманы, что поможет вам определить, что находится в папке, даже если она находится на полке или в коробке.
- Если у вас есть документы большого размера (более 8,5 x 11 дюймов (22 см × 28 см)), вы можете приобрести по крайней мере 1 большую папку, чтобы вместить их. Снимите размеры ваших документов большого размера в магазине, чтобы вы можете быть уверены, что купите нужный размер.
2. Храните документы в безопасных для архивирования пластиковых листах. Даже если вы используете фотокопии, никогда не проделывайте документы перфорацией и не храните их в папках без защитных листов. Со временем они изнашиваются от прикосновения и воздействия света. Вместо этого купите пластиковые защитные листы с тремя отверстиями, которые помечены как безопасные для архивов. <ул>Майлар D, полипропилен, полиэтилен и пластик Tyvek считаются безопасными для хранения. Однако, если вы сомневаетесь, выберите то, что на этикетке продукта четко обозначено как безопасное для хранения.
3. Напишите на каждом защитном листе информацию о документе внутри.Запишите любую важную информацию о каждом документе, например, о ком он, что это за документ, когда и откуда он был получен, на клейкой этикетке. Затем наклейте этикетку в нижний угол защитной пленки, а не на сам документ.
4. Сделайте копии фотографий и оригиналов документов.Некоторые предметы, такие как фотографии, сертификаты, газетные вырезки и письма, должны быть фотокопированы, а оригиналы должны храниться отдельно. Воздействие света может со временем повредить документы, поэтому безопаснее всего оставить эти предметы в архивном сейфе, а вместо этого поместить фотокопии в папки.
5. Храните папки при температуре около 70℉ (21℃) и влажности 50%.Экстремальные температуры и влажность со временем могут испортить бумагу и фотографии. Не храните папки на чердаке или в подвале, где часто может быть очень сыро и жарко, особенно летом. Вместо этого держите их в относительно умеренном и сухом месте круглый год.
6. Отсканируйте все важные документы и сохраните их на жестком диске. На всякий случай лучше иметь цифровые копии ваших важных файлов, а также физические. Сохраняйте любые списки или диаграммы, которые вы набираете на компьютере, и используйте свой сканер для создания цифровых файлов из любых других важных элементов. Четко пометьте эти файлы и сохраните их на жестком диске вашего компьютера, а также, если возможно, на съемном диске.
- Неплохо также составить «ключ» с информацией о каждом цифровом файле и сохранить его в том же месте.
