Простые способы попросить менеджера об отпуске по чрезвычайным ситуациям: 13 шагов

Если в вашем доме лопнула труба или возникла неотложная медицинская помощь, вам может понадобиться взять отпуск на время, пока вы решите эту проблему. Хотя разговор с вашим менеджером может добавить больше стресса, во многих случаях он с пониманием отнесется к вам и позволит вам отдохнуть. Если у вас есть возможность, попробуйте связаться с ними лично или по телефону, чтобы поговорить с ними напрямую. Если у вас нет времени, чтобы увидеть или позвонить им, напишите им электронное письмо как можно скорее, чтобы сообщить им об этом.

Личное обращение к вашему менеджеру

1. Проверьте политику отпуска вашей компании, чтобы узнать, что покрывается.Загляните в отсутствие и оставьте часть руководства компании или сотрудника, чтобы узнать, что представляет собой чрезвычайная ситуация. Во многих случаях вы можете уйти, если у вас неотложная медицинская помощь или смерть в семье, несчастный случай в доме или больной ребенок, о котором вам нужно заботиться. Проверьте, есть ли определенное количество дней, которые вам разрешено взять для каждого типа чрезвычайной ситуации. <ул>Если чрезвычайная ситуация требует неотложной помощи, вы можете пропустить это и немедленно обсудить ситуацию со своим руководителем. Отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым в зависимости от ситуации, с которой вы столкнулись, и от того, сколько отпуска вы использовали в течение оставшейся части года. Если в вашей компании нет политики отпусков или отдела кадров (HR), поговорите напрямую со своим менеджером.

2. Опишите чрезвычайное положение, требующее вашего внимания, вашему менеджеру.Отведите своего менеджера в сторону или позвоните ему, как только сможете, и объясните, что произошло. Поддерживайте вежливый тон во время разговора с ними, чтобы они с большей вероятностью сочувствовали вам. Сообщите им столько деталей, сколько вам удобно объяснить, чтобы они поняли срочность ситуации. Интервью эксперта Источник. 15 декабря 2021 г.

Например, вы можете сказать: «Сегодня утром у моего отца случился сердечный приступ, и он находится в критическом состоянии, поэтому мне нужно быть там, чтобы следить за ним и помогать маме». В качестве другого примера вы можете сказать: «Позвонили из школы моей дочери и сказали, что ей нужно вернуться из школы. Моя жена уезжает, и я должен выйти и позаботиться о ней». Вам не нужно сообщать своему руководителю полный медицинский диагноз в случае несчастного случая или неотложной медицинской помощи.

3. Сообщите своему менеджеру, когда вы планируете вернуться на работу.Постарайтесь максимально точно оценить, когда вы вернетесь. Используйте слово «предварительно» или фразу «планирую» на случай осложнений. Интервью эксперта Источник. 15 декабря 2021 г. Если это незначительная чрезвычайная ситуация, например, нужно забрать кого-то после аварии или оставить ребенка в детском саду, попробуйте вернуться в течение дня. В случае более серьезного состояния, например, при неотложной медицинской помощи, сообщите им, сколько дней вам понадобится. <ул>Например, вы можете сказать: «Я планирую уйти сегодня в обед, и я могу предварительно вернуться на работу через 2 дня, 4 февраля. Это нормально?» Если вы не знаете, как долго вы будете отсутствовать на работе, дайте своему руководителю время, когда вы снова свяжетесь с ним, чтобы вы могли подробнее объяснить ситуацию.

4. Помогите делегировать свои рабочие обязанности другим сотрудникам.Спросите других сотрудников, с которыми вы работаете, чтобы узнать, могут ли они выполнять вашу смену или обязанности, пока вас нет. Попробуйте предложить им будущую смену в обмен на то, что они будут работать во время вашей. Убедитесь, что сотрудник знает, что вы обычно делаете, чтобы он ничего не забыл, пока вас нет. <ул>Ваш начальник может также назначать других сотрудников для выполнения ваших обязанностей. Например, вы можете сказать: «Я могу поговорить с Дениз и Отто, чтобы они помогли с документами и звонками, пока меня нет». Если вы знаете, что в будущем вам придется неожиданно уйти, например, если ваш партнер беременен и у него начнутся роды, спланируйте это с другими сотрудниками за несколько недель до этого, чтобы они могли продолжать выполнять ваши обязанности, пока вас нет. .

5. Отправьте повторное электронное письмо с повторной информацией о вашем отпуске.< /б>В теме письма укажите «Выезд по чрезвычайным ситуациям» или что-то подобное. Упомяните причину, по которой вы уходите, как долго вы собираетесь отсутствовать, и любую другую информацию, которую вы обсуждали со своим менеджером в теле. Поблагодарите их в конце письма и попросите связаться с ними, если им понадобится какая-либо другая информация. Интервью эксперта Источник. 15 декабря 2021 г.

Отправка электронного письма также защитит вас, если ваш менеджер скажет, что вы ушли без предупреждения. Ваш менеджер может также попросить вас отправить электронное письмо в отдел кадров вашей компании.

6. Получите подтверждение об экстренном отпуске, если ваш руководитель запрашивает его.Ваш менеджер может запросить подтверждение, если чрезвычайная ситуация вынудит вас уйти с работы, чтобы убедиться, что вы не воспользуетесь им. Попросите у любого, кто участвует в чрезвычайной ситуации, копию официального документа, такого как отчет о несчастном случае, справку от врача или свидетельство о смерти. Передайте копию своему руководителю или отправьте ее по электронной почте как можно скорее.

Необходимость проверки зависит от вашего рабочего места. Подробную информацию о том, что требуется, см. в руководстве для сотрудников.

Написание электронного письма о срочном отпуске

< р>

1. Проверьте политику отпуска вашей компании, чтобы узнать, есть ли в ней какие-либо специальные формы. Прочтите руководство для сотрудников или свяжитесь с отделом кадров вашей компании, чтобы узнать, на что распространяется экстренный отпуск. Проверьте, есть ли какие-либо онлайн-формы или документы, которые вам нужно подать, прежде чем уйти в отпуск. Полностью следуйте политике вашей компании, иначе у вас могут возникнуть проблемы на работе. <ул>Правила отпуска различаются в зависимости от компании, поэтому всегда ознакомьтесь с ними, прежде чем отправлять электронное письмо своему руководителю. Если в вашей компании нет отдела кадров или политики увольнения, поговорите напрямую со своим менеджером, чтобы узнать об этом.

2. Объясните чрезвычайную ситуацию и почему вы должны быть там.Начните свое электронное письмо с краткого абзаца, в котором обсуждается, что произошло и кто был вовлечен. Сообщите столько подробностей, сколько вам удобно, чтобы помочь вашему руководителю понять серьезность ситуации. Кратко расскажите о том, что вы собираетесь делать во время отпуска, чтобы ваш руководитель увидел, что вы не пользуетесь этим. <ул>Например, вы можете написать: «Сегодня утром мне сообщили, что мой дедушка скончался ночью. Мне нужно будет помочь матери и подготовиться к похоронам в течение следующих нескольких дней».

3. Укажите дату начала и предполагаемую дату окончания вашего отпуска.Напишите дату начала и окончания в конце первого абзаца или в начале второго. Упомяните дату или время, когда вы планируете уйти, чтобы устранить чрезвычайную ситуацию. Когда вы называете дату окончания, используйте фразу «предварительно» или «надеюсь», чтобы у вас была некоторая гибкость в том, когда вам нужно вернуться.

Например, вы можете написать: «Я планирую уйти в отпуск завтра, 5 февраля, и ориентировочно вернусь на работу в понедельник, 10 февраля».

4. Добавьте свою контактную информацию, чтобы другие могли связаться с вами, пока вас нет. Запишите свой номер телефона или адрес электронной почты, по которым ваш руководитель или коллеги могут связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации. Сообщите им, что вы не будете отслеживать обычные звонки и электронные письма, а будете отвечать только в том случае, если они срочные.

Например, вы можете добавить: «Если у вас возникнет серьезный вопрос или возникнет неотложная работа, вы можете связаться со мной по телефону (555) 555–0123 или отправить письмо по адресу example@gmail.com. Я постараюсь ответить вам, как только возможно.»

5. Отправьте электронное письмо своему менеджеру и в отдел кадров. Прикрепите файлы для любых дополнительных формы, которые вы заполнили для компании. Отправьте электронное письмо своему руководителю и в отдел кадров, чтобы они могли просмотреть запрос на отпуск. Как правило, они отвечают как можно скорее, чтобы вы знали, одобрен ли ваш отпуск. <ул>В зависимости от компании и чрезвычайной ситуации вы можете получить оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск. Ваш менеджер может отправить электронное письмо в отдел кадров, чтобы вам не пришлось этого делать.

6. Поддерживайте связь со своим менеджером, чтобы сообщать ему о ситуации.< /б>Позвоните своему менеджеру и сообщите все новости о ситуации, чтобы они знали, когда вы вернетесь. Сообщите им, если вы планируете вернуться раньше или позже предполагаемой даты, чтобы они могли спланировать это соответствующим образом. Если вы не можете позвонить им, отправьте им электронное письмо, чтобы они оставались в курсе.

7. Предоставьте экстренное подтверждение, если этого требует ваш менеджер. Попросите копию справка от врача, отчет о происшествии или полицейском отчете или свидетельство о смерти в зависимости от чрезвычайной ситуации, с которой вы сталкиваетесь. Прикрепите копию к электронному письму и отправьте его своему менеджеру и в отдел кадров, чтобы они оба получили информацию.

Компании обычно требуют подтверждения, если вы не работаете более чем несколько дней подряд. В вашей компании может быть утвержденный список проверок, поэтому ознакомьтесь с руководством для сотрудников, чтобы узнать, что требуется.