Автор: В современном мире справляться с трудностями, связанными с работой, очень сложно. Любой, кто работал полный рабочий день, знает, что среднего рабочего дня не всегда достаточно, чтобы сделать все, что нужно. Однако вашу продуктивность можно значительно повысить, если выработать привычки, которые помогут вам работать более эффективно. Эффективный работник использует большую часть каждой минуты дня, уделяя все свое внимание в первую очередь наиболее важным задачам. Эффективность на работе не только повысит вашу продуктивность и принесет вам очки в глазах вашего начальника, но и позволит вам чувствовать себя выполненным, удовлетворенным тем, что у вас был полный и продуктивный рабочий день.
Шаги
Создание фокуса
1. Поддерживайте чистоту и порядок на рабочем месте. Достижение эффективности на работе иногда может быть таким же простым, как устранение беспорядка на рабочем месте. <ул>Беспорядочная рабочая зона — это рабочая зона, которая может снизить вашу производительность. Если вы постоянно изо всех сил пытаетесь найти определенные инструменты или документы в куче беспорядка, серьезное рабочее время тратится впустую. Держите на улице только те предметы, которыми вы пользуетесь каждый день, — все остальное нужно убрать подальше, но тоже быстро. Если вы работаете в офисе, организуйте свое рабочее место и стол так, чтобы вы могли быстро и легко найти все, что вам нужно для работы. Если вы не работаете в офисе, действуют те же принципы. Например, если вы работаете в мастерской по ремонту велосипедов, держите свои инструменты в чистоте и порядке, чтобы вы могли найти их сразу же, когда они вам понадобятся. Почти каждая рабочая зона выигрывает от содержания в чистоте.
Офисные работники и другие люди, работающие с большим количеством документов, должны создать логическую и организованную систему хранения документов. Держите документы, которыми вы часто пользуетесь, под рукой. Спрячьте другие документы в алфавитном (или другом логическом) порядке.
2. Поддерживайте запасы на рабочем месте.Убедитесь, что у вас есть расходные материалы и инструменты, необходимые для выполнения вашей работы. В офисе это означает, что у вас должны быть наготове такие вещи, как дыроколы, устройства для удаления скоб, калькуляторы и т. д. Вне офиса инструменты другие, но основные принципы те же: имейте все, что вам нужно для эффективной работы, до того, как вы начнете работать. Ученые, работающие со сложными графическими приложениями, и механики, работающие с торцевыми ключами, выиграют от того, что их инструменты будут подготовлены заранее. <ул>Это также означает, что у вас должен быть достаточный запас расходных материалов, необходимых для вашей работы: степлерам нужны скобы, плотникам нужны гвозди, учителям нужен мел и т. д. Следите за тем, чтобы ваши инструменты были в хорошем состоянии. Один важный сломанный инструмент может затормозить остальную часть вашего рабочего процесса, если вы не сможете продолжить работу без него! Экономьте время в долгосрочной перспективе, периодически тратя несколько минут на чистку и техническое обслуживание своих инструментов.
3. Соблюдайте единый график. Если вы до сих пор летали по пятам, любые попытки спланировать свой день, вероятно, повысить эффективность своей работы. Тем не менее, чтобы сохранить действительно эффективное расписание, ограничьтесь одним комплексным планировщиком (при желании можно добавить один календарь в вашем офисе или кабинете для долгосрочных целей.) Не усложняйте свою работу без необходимости, ведя более одного расписания или набрасывая огромную коллекцию заметок, которые вы неизбежно потеряете. Вы хотите иметь возможность заглянуть в одно конкретное место, чтобы увидеть, что вам нужно сделать. <ул>Организуйте каждый день, создавая список дел. Начните с самых важных дел дня, чтобы они были выполнены с наибольшей вероятностью. Поместите менее важные задачи в конец списка. Начните с верхней части списка в начале рабочего дня. Если вы не завершите список к концу дня, займитесь незавершенными пунктами на следующий день. Интервью эксперта Источник. 26 февраля 2019 г.
Установите временные рамки и крайние сроки для ваших самых важных проектов и будьте реалистичны в отношении того, сколько времени они займут. Вы не хотите обрекать себя на неудачу — лучше попросить больше времени в начале проекта, а не прямо перед его выполнением. Интервью эксперта Источник. 26 февраля 2019 г.
4. Устраните личные отвлекающие факторы.На разных рабочих местах есть разные отвлекающие факторы — на некоторых работах может быть особенно разговорчивый коллега, который просто не оставит вас в покое. Другие могут быть угнетающе молчаливыми, заставляя вас отвлекаться даже на самые тихие звуки. Делайте все, что необходимо, чтобы быть уверенным, что вы можете оставаться сосредоточенным на своей работе. Если ваша работа позволяет вам спокойно слушать музыку, возьмите с собой на работу MP3-плеер. Вы можете даже подумать о размещении заметок на своем рабочем месте, уведомляя коллег, чтобы они не отвлекали вас. Это может показаться грубым, но это не так — это разумный и эффективный способ заставить людей оставить вас в покое, пока вы работаете. Помните, что вы можете общаться в свое удовольствие во время перерывов и обедов.
- Одним из очень распространенных отвлекающих факторов является посещение развлекательных интернет-сайтов. Одно исследование показало, что около двух третей работников каждый день тратят хотя бы немного времени на веб-сайты, не связанные с их работой. К счастью, большинство браузеров позволяют загружать бесплатные вспомогательные средства для повышения производительности, которые позволяют блокировать проблемные веб-сайты. Найдите в магазине расширений вашего браузера «блокировщик веб-сайтов» или «помощь для повышения производительности». Скорее всего, вы получите по крайней мере несколько бесплатных эффективных результатов. <р>
Другие хорошие способы не отвлекаться — это фильтровать звонки (чтобы избежать ненужных телефонных разговоров) и сводить к минимуму встречи без приглашения. <р>
5 . Используйте перерывы для решения личных дел. Как ни странно, перерывы могут увеличиваться,а не снижать эффективность вашего рабочего места. Во-первых, перерывы дают вам столь необходимый отдых. Без этого отдыха вы можете устать, работать медленнее или с меньшим мастерством. Во-вторых, перерывы дают вам возможность разобраться с тем, что вас отвлекает. Используйте перерывы, чтобы делать все, что в противном случае могло бы отвлечь вас от работы. Вы ловите себя на том, что мечтаете о родственнике, которому вы хотели позвонить, когда вы должны работать? Позвоните им во время перерыва, чтобы не отвлекаться!
Применение эффективных стратегий работы
1. Разбейте свои обязанности на управляемые части.Большие проекты могут пугать — если они достаточно велики, их легко отложить, потратив время на менее важную работу, пока вы не будете вынуждены заняться всем проектом в срок. Как эффективный работник, вы должны в первую очередь выполнять важную работу, даже если это означает выполнение небольшой части большой задачи. Не так приятно выполнять маленькую часть большой задачи, как выполнение небольшой задачи целиком, но это разумное использование вашего времени. В долгосрочной перспективе вы быстрее закончите свои самые важные задачи, если будете работать над ними каждый день понемногу.
- Например, если вам нужно сделать большую презентацию в течение месяца, поставьте перед собой цель создать план сегодня. Это не займет много времени, поэтому не будет отвлекать вас от другой работы, но это важный первый шаг, который сделает остальную часть процесса быстрее и проще.
2. Уменьшите свою нагрузку, делегировав работу. Если только вы не очень В нижней части тотемного столба на рабочем месте у вас может быть возможность разделить особенно повторяющиеся задачи между одним или несколькими вашими подчиненными, чтобы сэкономить время. Не поручайте своим подчиненным проекты, которые только вы знаете, как удовлетворительно выполнить. Вместо этого поручайте им трудоемкие, монотонные задачи, которые мешают вам использовать свои таланты для более важной работы. Если вы делегируете работу, не забудьте связаться со своим помощником и указать ему/ей крайний срок. Всегда будьте любезны со своими подчиненными, когда они помогают вам — если они чувствуют, что вы их цените, они будут усердно работать для вас над будущими проектами. <ул>Если вы стажер, сотрудник начального уровня или кто-то другой, занимающий низкое положение в вашей компании, вы все равно можете попытаться разделить особенно монотонную работу с сотрудниками того же уровня, что и вы (с их разрешения, а также с разрешения вашего руководителя, разумеется). Если вы пользуетесь помощью коллеги, будьте готовы отплатить тем же
3. Совещания должны быть компактными.Есть причина, по которой все ненавидят встречи: согласно опросу 2012 года, почти половина всех респондентов считают встречи самым большим источником потерянного рабочего времени — даже больше, чем время, проведенное на личных и развлекательных веб-сайтах. Встречи могут иметь жизненно важное значение для обсуждения целей и выработки перспективного видения. Однако, оставленные без контроля, собрания слишком часто превращаются в раздутые дела, съедающие часы (или, в крайних случаях, даже дни ) вашего времени без принятия каких-либо важных решений. Вот несколько советов, как сделать ваши встречи максимально эффективными:
- Составляйте повестку дня перед каждой встречей, чтобы отведенное время использовалось в полной мере. Включите временные рамки, в которые должны быть рассмотрены определенные темы обсуждения. Придерживаться свою повестку дня в максимально возможной степени — если возникнут другие темы, порекомендуйте обсудить их позже в ходе обсуждения в офисе один на один. Пригласите как можно меньше людей. Сведение ваших совещаний к минимуму с точки зрения участников снижает вероятность того, что разговор отклонится от темы. Это также позволяет всем, кому не нужно находиться за своими столами, работать, что в целом более продуктивно. Сведите слайдовые презентации к минимуму. Существует множество споров о том, помогают ли слайдовые презентации (PowerPoint и т. д.) эффективности собрания или мешают ему. Ясно одно: если вы используете слайды в своей презентации, делайте их максимально краткими и информативными. Используйте слайды для демонстрации изображений и данных, которые невозможно передать с помощью речи, не все содержание презентации. И не возитесь с анимацией или переходами, так как это пустая трата времени. И, наконец, главный принцип: знайте, что вы хотите решить , прежде чем начинать собрание, и принимайте это решение как можно быстрее.
4. Пресеките офисные драмы в зародыше.К сожалению, рабочие места могут быть ужасно напряженными. Если вспыхнет ярость, немедленно и прямо боритесь с любым недоброжелательством. Это может означать, что вы, человек, с которым вы ссоритесь, или вы оба должны принести искренние извинения. Сделайте это скорее раньше, чем позже. Если вы позволите нескольким ссорам перерасти в обиду, ваша эффективность в долгосрочной перспективе пострадает, поскольку вы тратите время на работу с этим человеком и избегаете его/ее на рабочем месте. Что еще более важно, вы будете несчастны — не позволяйте драме на рабочем месте испортить вашу эффективность и настроение! <ул>Не бойтесь привлекать посредника. Предприятия знают, что драма и обиды могут помешать рабочему процессу, поэтому многие нанимают людей, в чьи конкретные обязанности входит разрешение споров на рабочем месте. Свяжитесь с персоналом отдела кадров на вашем рабочем месте, если вы чувствуете разочарование, грусть или страх из-за кого-то еще на рабочем месте. Когда все сказано и сделано, у вас нет чтобы дружить с коллегой, с которым вы поссорились, нужно просто уметь работать с ним или с ней. Будьте вежливы и тактичны на рабочем месте, даже с людьми, которых вы ненавидите.
Внесение изменений в образ жизни
1. Хорошо отдохните.Усталость никогда не улучшала качество чьей-либо работы. Усталость может замедлить вашу продуктивность, притупить вашу производительность и, если вы склонны засыпать, серьезно смутить вас на важных встречах. Кроме того, серьезный недостаток сна коррелирует с целым рядом проблем со здоровьем. Не засыпайте за рабочим столом и не пропускайте работу из-за болезни — спите 7-8 часов в сутки, чтобы быть в лучшей форме. <ул>В лучшем случае усталость на рабочем месте может быть незначительным отвлечением. В худшем случае это может стать серьезной проблемой безопасности. Если ваша работа связана с безопасностью людей (например, если вы работаете авиадиспетчером или водите грузовик), обязательно соблюдайте режим сна.
img class=»aligncenter» src=»/wp-content/uploads/2022/10/как-быть-более-эффективным-на-работе-14-шагов-с-картинками-3b46909.jpg» alt=»Как Как стать более эффективным на работе: 14 шагов (с иллюстрациями)» />
2. Занимайтесь спортом.Наука доказала, что хороший режим упражнений улучшает настроение и продуктивность на рабочем месте. Особенно это касается сидячей офисной работы. Если вы проводите большую часть своего времени на работе, сидя перед компьютером, приложите особые усилия, чтобы каждый день уделять немного времени упражнениям — это не только облегчит усидеть на месте на работе, но и сделает вас счастливее, бодрее. , и более мотивирован.
- Если вы впервые начинаете тренироваться, попробуйте сочетать умеренную тренировку с некоторыми.
3. Сохраняйте приподнятое настроение.Если вы пытаетесь повысить эффективность своей работы, у вас может возникнуть соблазн заняться своей работой с упрямой серьезностью. Часто это не очень хорошая идея — вы можете повысить свою эффективность в краткосрочной перспективе, но если вы никогда не позволяете себе никаких удовольствий на работе, вы можете легко сгореть, что приведет к усталости, стрессу и отсутствию мотивации. Старайтесь сохранять приподнятое настроение — если вы чувствуете себя хорошо на работе, у вас больше шансов сохранить мотивацию и целеустремленность. Интервью эксперта Источник. 26 февраля 2019.
- Делайте небольшие вещи, которые улучшат ваше настроение, но не помешают вашей продуктивности: слушайте музыку в наушниках, делайте перерывы на растяжку или берите свой ноутбук в комнату отдыха, чтобы немного побыть в тишине и покое. Используйте перерывы на обед с пользой — наслаждайтесь возможностью вкусно поесть и пошутить с друзьями по работе. Употребляйте кофе с осторожностью. Кофе может быть фантастическим тонизирующим средством в дни, когда вы чувствуете себя особенно истощенным, но если вы будете употреблять его каждый день, вы станете зависимы от него, и он перестанет приносить вам какую-либо пользу.
4. Мотивируйте себя.Эффективно работать легче, если у вас есть веская причина для работы. Если вам иногда трудно заставить себя работать, подумайте о причинах, которые привели вас к вашей работе, в первую очередь — о ваших жизненных целях, ваших мечтах и вашем видении себя. Постарайтесь думать о своей работе как о средстве для достижения цели — «конец» — это ваше идеальное видение вашей жизни. Если вам нравится ваша работа, попробуйте подумать о том, какие чувства она вызывает у вас — чувствуете ли вы себя удовлетворенным и завершенным после того, как сделали ее? <ул>Подумайте о хороших вещах, которые ваша работа позволяет вам иметь. Возможно, вы должны за свой дом или машину деньги, которые вы заработали на своей работе, или, может быть, ваша работа позволяет вам отправлять своих детей в школу. Также подумайте о «выгодах» вашей работы — например, о медицинском и/или стоматологическом страховании для вашей семьи.
Подумайте о последствиях, если вы этого не сделаете Работа. От чего вам придется отказаться, если вы потеряете источник дохода? Каким образом это повлияет на вашу семью или других близких вам людей?
5. Наградите себя. Если вы успешно повысили эффективность вашей работы, празднуйте — вы это заслужили. Нелегко избавиться от вредных привычек и развить хорошие, поэтому вознаграждайте себя за упорный труд. Купите себе выпивку после работы в пятницу, проведите вечер с друзьями или просто полежите в постели с книгой — делайте все, что делает вас счастливым после долгой рабочей недели. Вознаграждение себя увеличивает ваше чувство выполненного долга, что является важной частью поддержания вашей мотивации.
- Ваше вознаграждение не должно быть большим или грандиозным, и оно не должно быть финансово безответственным. Лучше всего скромные, умеренные награды. Сохраните новые часы Rolex для особого случая.
