Автор: Перегрузка по электронной почте! Многие люди в бизнесе получают больше писем, чем могут обработать. Чтобы убедиться, что ваши деловые электронные письма хорошо приняты, вам нужно сделать их четкими, краткими и действенными. Кроме того, использование соответствующего формата и знание того, что включать или исключать из деловой электронной почты, может помочь вам и вашей компании создать и поддерживать профессиональное присутствие.
Шаги
Создание ясного, краткого и действенного сообщения < /h3>
1. Кратко опишите письмо в теме из 6–8 слов.Важно убедиться, что вы указали тему, так как электронное письмо без темы может быть проигнорировано. Ваша тема должна быть короткой и по существу, и она должна выделять основное сообщение электронной почты. Идеальный предмет дает читателю все, что ему нужно знать, или сообщает ему, что ему нужно принять решение. Люди, которые получают сотни электронных писем в день, могут открывать электронные письма только с особо привлекательными темами. Обязательно поместите самые важные слова в тему первыми, потому что вся тема может быть не видна на мобильном устройстве. Идеальные темы состоят из 6-8 слов и персонализированы для получателя.
Примеры хороших тем электронных писем
Маркетинговая встреча 7/6 в 15:00. Вы можете присутствовать? Сломался принтер. Могу ли я заменить за 200 долларов? Ваша посылка с PetsAlive.org будет доставлена 8 сентября
Примеры неверных тем электронных писем
Встреча Принтер На пути к вам
2. Сделайте письмо кратким.Люди заняты, и они не хотят тратить много времени на чтение рабочих писем. Сделайте ваши электронные письма настолько короткими, насколько это возможно, но при этом предоставьте все необходимые детали. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая помогает студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания. Ваши предложения должны быть короткими и содержательными. <ул>Прежде чем отправить письмо, прочтите его и удалите ненужную информацию. Как правило, если вы предоставили лишнюю или не по теме информацию, удалите ее. Некоторые люди пытаются создавать и отправлять электронные письма, содержащие пять предложений или меньше. Если вы можете сделать это, это хороший ориентир для того, чтобы писать по электронной почте кратко и по делу. Вы можете сделать это, отвечая на вопросы: «Кто я? Чего я хочу? Почему я спрашиваю этого человека? Почему они должны делать то, что я прошу? ?» Однако это относится к обычному электронному письму, а не к электронному письму, которое требует большого количества деталей или быстрого «спасибо» вашему коллеге, который прислал вам эту ссылку.
3. Напишите электронное письмо так, чтобы его можно было просмотреть и принять меры. Используйте форматирование, которое будет помочь вашему читателю быстро получить необходимую им информацию. Выделите жирным шрифтом наиболее важные предложения или понятия в длинном электронном письме.
Используйте маркированные списки и жирный текст, чтобы упростить просмотр письма и выполнение действий.
4. Включите URL-адреса или вложения, если это поможет читателю быстрее обработать письмо. Никогда не заставляйте читателю искать URL-адрес или вложение в другом электронном письме. Перед отправкой письма проверьте, прикреплен ли файл.
Пример правильной реализации URL
«Повестка дня маркетинговой встречи находится в этом URL-адресе документа Google: Google.com/sample»
Пример неправильной реализации URL
«Повестка дня маркетинговой встречи находится в электронное письмо, которое я отправил вам 4 числа.»
5. Спросить четко для действия, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял.Не заставляйте читателя догадываться, что вы просите решения, совета, направления или покупки. Просите прямо и недвусмысленно о том, чего вы хотите, в чем нуждаетесь или ожидаете! <ул>Четко спрашивать особенно важно, если вы отправляете сообщение нескольким людям. И не забудьте назвать имя конкретного человека, который вам нужен для принятия решения. Например: «Элизабет: Вы бы предпочли, чтобы я пошел по пути А или по пути Б здесь?» В качестве альтернативы, если ваше электронное письмо просто информирует кого-то о чем-то, а не требует действий, четко пометьте электронное письмо как «Для вашего сведения» в теме или в первом предложении.
Поддержание официальности и профессионального имиджа
1. Используйте официальный тон.Тон вашего электронного письма должен оставаться профессиональным и простым. Старайтесь говорить уверенно и вежливо. Надежный источник Надежный источник рекомендаций по написанию и цитированию Постарайтесь полностью исключить эмоциональные или неформальные выражения из электронной почты. По возможности избегайте сокращений и сокращений. Помните, что длинные фразы часто кажутся более формальными. <ул>Например, следующее электронное письмо слишком неформально для бизнеса: Спасибо за змей, которые вы прислали. Мне жаль говорить, что двое были мертвы. Присылайте скорее, плз. Поговорим позже! Более официальная версия предыдущего письма: Спасибо за доставку четырех шариковых питонов в наш магазин Pets Alive! 2 марта 2015 г. К сожалению, две змеи пострадали во время родов и умерли, когда я открыл ящик со змеями. Я бы хотел, чтобы вы прислали двух змей на замену как можно скорее. Пожалуйста, напишите мне или позвоните в магазин с дополнительными вопросами или договориться о новой партии. Иногда более неформальная электронная почта уместна «на дому» с коллегами, которых вы хорошо знаете, и если это соответствует «рабочей культуре». Однако не используйте текстовые сокращения, используйте полные предложения и не пишите ничего такого, что вы бы не хотели, чтобы ваш начальник прочитал.
2. Проверьте свое электронное письмо.Сделайте все возможное, чтобы ваше электронное письмо не содержало грамматических или орфографических ошибок и использовало стандартную пунктуацию — например, не ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Многие почтовые программы включают функцию проверки орфографии; если он есть в вашей электронной почте, используйте его! Плохая грамматика почти наверняка испортит сообщение, которое вы отправляете, поэтому, если возможно, используйте средство проверки грамматики.
Если вы отправляете электронное письмо большому количеству людей или если электронное письмо особенно важно, вы можете попросить кого-то (или нескольких человек) проверить его перед отправкой.
Рекомендации по формальным приветствиям и прощаниям
1. Кратко опишите письмо в теме из 6–8 слов.Важно убедиться, что вы указали тему, так как электронное письмо без темы может быть проигнорировано. Ваша тема должна быть короткой и по существу, и она должна выделять основное сообщение электронной почты. Идеальный предмет дает читателю все, что ему нужно знать, или сообщает ему, что ему нужно принять решение. Люди, которые получают сотни электронных писем в день, могут открывать электронные письма только с особо привлекательными темами. Обязательно поместите самые важные слова в тему первыми, потому что вся тема может быть не видна на мобильном устройстве. Идеальные темы состоят из 6-8 слов и персонализированы для получателя.
- Примеры хороших тем электронных писем
- Маркетинговая встреча 7/6 в 15:00. Вы можете присутствовать? Сломался принтер. Могу ли я заменить за 200 долларов? Ваша посылка с PetsAlive.org будет доставлена 8 сентября
Примеры неверных тем электронных писем
- Встреча Принтер На пути к вам
2. Сделайте письмо кратким.Люди заняты, и они не хотят тратить много времени на чтение рабочих писем. Сделайте ваши электронные письма настолько короткими, насколько это возможно, но при этом предоставьте все необходимые детали. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая помогает студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания. Ваши предложения должны быть короткими и содержательными. <ул>Прежде чем отправить письмо, прочтите его и удалите ненужную информацию. Как правило, если вы предоставили лишнюю или не по теме информацию, удалите ее. Некоторые люди пытаются создавать и отправлять электронные письма, содержащие пять предложений или меньше. Если вы можете сделать это, это хороший ориентир для того, чтобы писать по электронной почте кратко и по делу. Вы можете сделать это, отвечая на вопросы: «Кто я? Чего я хочу? Почему я спрашиваю этого человека? Почему они должны делать то, что я прошу? ?» Однако это относится к обычному электронному письму, а не к электронному письму, которое требует большого количества деталей или быстрого «спасибо» вашему коллеге, который прислал вам эту ссылку.
3. Напишите электронное письмо так, чтобы его можно было просмотреть и принять меры. Используйте форматирование, которое будет помочь вашему читателю быстро получить необходимую им информацию. Выделите жирным шрифтом наиболее важные предложения или понятия в длинном электронном письме.
- Используйте маркированные списки и жирный текст, чтобы упростить просмотр письма и выполнение действий.
4. Включите URL-адреса или вложения, если это поможет читателю быстрее обработать письмо. Никогда не заставляйте читателю искать URL-адрес или вложение в другом электронном письме. Перед отправкой письма проверьте, прикреплен ли файл.
- Пример правильной реализации URL
- «Повестка дня маркетинговой встречи находится в этом URL-адресе документа Google: Google.com/sample»
Пример неправильной реализации URL
- «Повестка дня маркетинговой встречи находится в электронное письмо, которое я отправил вам 4 числа.»
5. Спросить четко для действия, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял.Не заставляйте читателя догадываться, что вы просите решения, совета, направления или покупки. Просите прямо и недвусмысленно о том, чего вы хотите, в чем нуждаетесь или ожидаете! <ул>Четко спрашивать особенно важно, если вы отправляете сообщение нескольким людям. И не забудьте назвать имя конкретного человека, который вам нужен для принятия решения. Например: «Элизабет: Вы бы предпочли, чтобы я пошел по пути А или по пути Б здесь?» В качестве альтернативы, если ваше электронное письмо просто информирует кого-то о чем-то, а не требует действий, четко пометьте электронное письмо как «Для вашего сведения» в теме или в первом предложении.
1. Используйте официальный тон.Тон вашего электронного письма должен оставаться профессиональным и простым. Старайтесь говорить уверенно и вежливо. Надежный источник Надежный источник рекомендаций по написанию и цитированию Постарайтесь полностью исключить эмоциональные или неформальные выражения из электронной почты. По возможности избегайте сокращений и сокращений. Помните, что длинные фразы часто кажутся более формальными. <ул>Например, следующее электронное письмо слишком неформально для бизнеса: Спасибо за змей, которые вы прислали. Мне жаль говорить, что двое были мертвы. Присылайте скорее, плз. Поговорим позже! Более официальная версия предыдущего письма: Спасибо за доставку четырех шариковых питонов в наш магазин Pets Alive! 2 марта 2015 г. К сожалению, две змеи пострадали во время родов и умерли, когда я открыл ящик со змеями. Я бы хотел, чтобы вы прислали двух змей на замену как можно скорее. Пожалуйста, напишите мне или позвоните в магазин с дополнительными вопросами или договориться о новой партии. Иногда более неформальная электронная почта уместна «на дому» с коллегами, которых вы хорошо знаете, и если это соответствует «рабочей культуре». Однако не используйте текстовые сокращения, используйте полные предложения и не пишите ничего такого, что вы бы не хотели, чтобы ваш начальник прочитал.
2. Проверьте свое электронное письмо.Сделайте все возможное, чтобы ваше электронное письмо не содержало грамматических или орфографических ошибок и использовало стандартную пунктуацию — например, не ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Многие почтовые программы включают функцию проверки орфографии; если он есть в вашей электронной почте, используйте его! Плохая грамматика почти наверняка испортит сообщение, которое вы отправляете, поэтому, если возможно, используйте средство проверки грамматики.
- Если вы отправляете электронное письмо большому количеству людей или если электронное письмо особенно важно, вы можете попросить кого-то (или нескольких человек) проверить его перед отправкой.
В зависимости от ваших отношений с получателем, вы можете использовать закрытия. Ниже приведены некоторые направления и набор вариантов.
1. Начинайте письмо с приветствия. Приветствие должно быть кратким и формальным. Вы можете или не можете обращаться к человеку конкретно по имени, в зависимости от контекста сообщения. Сообщение другому бизнесу или неуказанному лицу не требует имени. Надежный источник Надежный ресурс с рекомендациями по написанию и цитированию
- Некоторые примеры приветствий:
- Добрый день, Приветствую, Уважаемый доктор Смит, миссис Кэмпбелл,
2. Заканчивайте письмо заключительной фразой.Надлежащее закрытие является вежливым и сигнализирует о том, что электронное письмо подошло к концу. Хотя закрытие электронного письма может не сопровождаться обычным закрытием письма, таким как «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением», считается «лучшей практикой» закрывать ваше электронное письмо.
- Некоторые потенциальные закрытия:
- Я с нетерпением жду вашего ответа, Я надеюсь услышать от вас в ближайшее время, Спасибо за ваше время, Мои наилучшие пожелания, Спасибо за ваше внимание,
Вы можете покончить со своими питомцами В живых! по электронной почте дистрибьютору змей, сказав: «Спасибо за внимание к этому вопросу».
3. Подпишитесь.Уместно написать свое имя в конце письма. Многие почтовые программы позволяют вам предоставлять автоматическую подпись, настроенную по вашему вкусу. Убедитесь, что формальность вашего ответа соответствует деталям письма. Возможно, вы захотите указать свое полное имя и должность в рабочем электронном письме другому предприятию или кому-то, с кем вы не знакомы, в то время как одно только ваше имя может быть уместным в электронном письме коллеге, которого вы видите каждый день. Надежный источник Учебная служба UNC на территории кампуса и онлайн, которая помогает студентам, преподавателям и другим лицам в процессе написания
- Некоторые варианты подписи:
- Доктор Джейн Смит (наиболее формальный) Доктор Смит (чуть менее формальный) ) Джейн Смит (несколько неформально) Джейн (неформально)
4. Рассмотрите возможность указания контактной информации под своей подписью. В зависимости от деталей электронного письма вы может захотеть предоставить контактную информацию, такую как номер телефона, номер факса, адрес или веб-сайт. Если это информация, которую вы хотите включить в большинство или все свои электронные письма, ее можно встроить в вашу настраиваемую подпись электронной почты.
Примеры аннотированных писем
Аннотированное письмо клиенту
Support wikiHow и разблокировать все образцы.
Электронное письмо с комментариями для коллег
Support wikiHow и разблокировать все образцы.
Электронное письмо с комментариями для сотрудников
Поддержите wikiHow и разблокируйте Отметить все образцы.
