Автор: Хорошо организованный офис поможет вам сосредоточиться и повысить эффективность работы, поскольку в нем не будет беспорядка. Как только вы поместите все в определенное место, вы сэкономите больше времени, пытаясь найти это позже. Попробуйте изменить расстановку офисной мебели, чтобы меньше нервничать в течение дня. После того, как планировка вашего офиса будет установлена, организация канцелярских принадлежностей и бумаг сделает ваш офис чистым и не загроможденным.
Шаги
Настройка макета
1. Расположите свой стол так, чтобы вы могли смотреть в окно, если можете. Возможность смотреть в окно во время работы поможет снизить уровень стресса и лучше сосредоточиться на работе. Переместите свой стол в место, где вы можете легко сесть и время от времени смотреть в окно. Следите за тем, чтобы в течение дня на экране компьютера не было бликов или света в глазах, чтобы не отвлекаться и не раздражаться. <ул>Если вы работаете в офисе открытой планировки или в кабине, поговорите со своим администратором или начальником, чтобы узнать, можно ли изменить положение вашего стола.
2. Держите наиболее часто используемые вещи как можно ближе к себе.Напишите списки вещей, которые вы используете ежедневно, еженедельно и ежемесячно, чтобы знать, что важно держать под рукой. Держите вещи, которыми вы пользуетесь каждый день, на расстоянии вытянутой руки от рабочего стола, чтобы вы могли взять их в случае необходимости. Если вы пользуетесь вещами реже, храните их в ящиках или шкафах подальше, чтобы избавиться от беспорядка и сэкономить место.
- Например, если вы редко пользуетесь принтером, держите его в другом конце комнаты, чтобы он не занимал место на вашем столе. Если есть вещи, которыми вы пользуетесь несколько раз в день, держите их на своем столе, ближайшей полке или в верхнем ящике стола.
3. Мебель на колесиках, чтобы можно было легко убрать вещи с дороги.Ищите органайзеры, полки или шкафы с колесиками, чтобы вы могли выдвигать их, когда вам нужно, а затем ставить их обратно. Держите более короткие вещи, такие как шкафы для документов или полки, под столом, если у вас есть место, и перемещайте их только тогда, когда вам нужно получить к ним доступ. Попробуйте использовать офисный стул с колесами, если у вас есть такая возможность, чтобы вы могли перекатиться в другую часть вашего офиса, чтобы получить доступ к чему-либо.
4. Держите в офисе мусорное ведро, чтобы сразу же избавиться от вещей.Поставьте небольшую корзину сбоку от стола или под ним, если у вас есть дополнительное пространство для ног. Таким образом, если у вас есть мусор или файлы, которые вам больше не нужны, вы можете немедленно их выбросить, а не позволять им загромождать ваше пространство.
- Не забывайте часто менять мешок для мусора, чтобы в офисе всегда было чисто и чисто. Уничтожьте любые документы с личной информацией, прежде чем выбрасывать их.
5. Добавьте несколько личных штрихов в свой офис, чтобы чувствовать себя комфортно. Держите в офисе несколько личных вещей, чтобы сделать его личным пространством и не чувствовать себя слишком стерильно. . Повесьте картины на стены или поставьте фотографии на рабочий стол, чтобы в офисе было место, где можно расслабиться. Вы также можете хранить небольшие безделушки или растения где-нибудь на своем столе, если они не загромождают рабочее пространство.
- Ограничьтесь 1–2 предметами на столе, иначе они могут занимать слишком много места.
Хранение расходных материалов
1. Избавьтесь от всех расходных материалов, которыми вы не пользуетесь.Рассортируйте вещи, которые есть у вас в офисе, и определите, как часто вы их используете. Интервью эксперта Источник. 2 января 2020 г. Если у вас есть предметы, которыми вы редко или никогда не пользуетесь, положите их в отдельную коробку или контейнер. Когда вы пройдете по всему офису, избавьтесь от всего, что у вас есть в коробке, чтобы не создавать беспорядка.
- Если вы находитесь в офисном здании, сложите все неиспользованные расходные материалы обратно в кладовую, чтобы другие люди могли взять их в случае необходимости.
2. Храните ручки и мелкие канцелярские принадлежности в стаканчиках, чтобы к ним был легкий доступ. Поставьте 1-2 стаканчика на стол на расстоянии вытянутой руки и поместите в них все свои ручки. Храните и другие длинные канцелярские принадлежности, такие как ножницы, в отдельных чашках. Храните ручки и расходные материалы так, чтобы они были направлены вниз, чтобы вы случайно не поранились, пытаясь что-то схватить. <ул>Вы также можете купить настольные органайзеры с различными отделениями, если не хотите использовать несколько чашек. Используйте стеклянные банки, если вы хотите, чтобы ваш стол выглядел более декоративно.
3. Используйте лотки для столового серебра для сортировки небольших офисных принадлежностей.Приобретите лотки для столового серебра с несколькими отделениями, чтобы вы могли разделить канцелярские принадлежности. Храните одинаковые расходные материалы вместе в одной секции лотка, чтобы поддерживать порядок. Вещи, которыми вы пользуетесь чаще всего, кладите в переднюю часть ящика, а все, чем пользуетесь редко, в конец.
- Вы также можете купить небольшие пластиковые контейнеры и расставить их в ящиках по своему усмотрению.
4. Пометьте контейнеры или контейнеры, чтобы знать, что в них находится.Поместите предметы, которые вы не часто используете, в ящики для хранения и держите их в шкафу или на полке, если можете. Кладите только 1-2 разных предмета в одну корзину, чтобы они не рассыпались. Сделайте бумажные этикетки для каждой корзины и приклейте их сбоку, чтобы сразу видеть, что в них хранится. Будьте описательными с вашими ярлыками, чтобы вы не запутались позже.
- Пластиковые контейнеры для хранения можно купить в любом универмаге или в Интернете.
5. Купите держатели для шнура, чтобы избавиться от визуального беспорядка под столом. Шнуры под столом могут выглядеть беспорядочно и легко спутываться вокруг ваших ног. . Сгруппируйте все кабели вместе и закройте их в держателе, чтобы они не лежали на полу. Прикрепите держатель шнура к стене или под столом, чтобы кабели были организованы. <ул>Вы можете купить держатели шнура в магазинах канцтоваров или в Интернете. Вы также можете закрепить кабели вместе или сбоку от стола с помощью липучек или стяжек.
Удаление бумажного мусора
1 , Уничтожайте все ненужные документы, содержащие личную информацию. Не выбрасывайте документы, содержащие такие сведения, как выписки со счетов, юридические документы, номера кредитных карт и номера социального страхования. Вместо этого возьмите уничтожитель бумаг, чтобы уничтожить документы, чтобы другие люди не могли украсть информацию. Как только бумага будет полностью измельчена, вы можете выбросить обрывки, как обычно. <ул>Если у вас есть важные документы, от которых вы не можете избавиться, например свидетельства о рождении, карты социального страхования или завещания, храните их в несгораемом сейфе, чтобы защитить их от любых повреждений.
2. Отсортируйте бумаги в лоток для бумаги, если вам нужно держать их на столе.Лотки для бумаги имеют несколько уровней, поэтому вы можете разделять разные типы документов. Выберите вертикальный лоток для бумаги, если у вас мало места, или горизонтальный лоток, если у вас есть свободное место. Поместите органайзер рядом с краем стола, чтобы вы могли легко дотянуться до него в течение дня и взять то, что вам нужно. Пометьте каждый из уровней, чтобы вы знали, куда должны идти определенные документы.
- Вы можете купить лотки для бумаги в канцелярских магазинах. Лотки для бумаги также отлично подходят для хранения папок или блокнотов. Выделите часть вашего стола, чтобы она оставалась чистой, чтобы у вас было место, где можно разложиться, если вам нужно.
3. Повесьте настенный карман, если вы хотите, чтобы бумаги не лежали на столе. Настенные карманы – это пластиковые лотки с несколькими отделениями для файловые документы и папки. Поместите настенный карман рядом со столом, чтобы вы могли убрать бумаги со стола и уменьшить беспорядок. Убедитесь, что разные отсеки помечены, чтобы потом не запутаться. <ул>Настенные карманы также можно повесить на заднюю часть двери.
4. Повесьте доску объявлений, чтобы вы могли легко просмотреть бумаги и заметки.Найдите место на стене, где достаточно места для доски объявлений, и повесьте ее. Разделите доску объявлений на разделы, в которые можно закрепить такие элементы, как документы, квитанции, стикеры и заметки. Держите самые важные документы на видном месте, а старые сложите под ними.
- Во многих кабинетах уже есть стены, в которые можно вставлять кнопки. Используйте кнопки разного цвета для каждого типа документа, который вы вешаете. Например, вы можете повесить заметки синими булавками, а квитанции — красными. Вы также можете прикрепить личные фотографии, если у вас нет места для них на рабочем столе.
5. Цвет папок, чтобы их было легко распознать.Получайте папки с файлами разных цветов и сортируйте свои документы, чтобы все похожие имели один цвет. Например, вы можете поместить различные виды расходов в красные папки, а формы доходов — в зеленые папки. Пометьте вкладки на папках типом документа, который находится внутри. Как только вы упорядочите свои документы, поместите их в картотечный шкаф в лоток для бумаги, чтобы вы могли легко их найти.
- Вы также можете прикрепить цветные ярлыки к вкладкам папок с файлами, если не хотите покупать несколько цветов.
6. Попробуйте хранить заметки и расписания в цифровом виде, чтобы не использовать бумагу. Если вы хотите сократить количество используемой бумаги, попробуйте писать заметки или расписания на компьютере. Создавайте папки на своем компьютере и раскладывайте в них документы или используйте онлайн-программу для систематизации файлов. Как только файл устарел, удалите его, чтобы он не загромождал ваш компьютер.
- Сделайте резервную копию любых важных документов в облачном хранилище или на внешнем жестком диске, чтобы не потерять их в случае сбоя компьютера. Если у вас есть сканер, вы можете загружать физические документы на свой компьютер, чтобы избавиться от бумажных документов.
