Как написать отчет о проделанной работе

Отчеты о ходе выполнения являются важной частью управления проектом, будь то ваша диссертация или рабочий проект. Вам нужно будет использовать их, чтобы держать своих руководителей, коллег или клиентов в курсе проекта, над которым вы работаете. Вы будете концентрироваться на том, чего уже добились, и на том, что еще предстоит сделать.

Этапы

Начало процесса

< /p> 1. Выясните, какова цель вашего предложения. Существует множество различных причин, по которым кто-то просит вас написать отчет о проделанной работе. Очевидно, что любой из них должен показать, какого прогресса вы достигли в конкретном проекте. Тем не менее, есть несколько различных типов предложений, которые вам необходимо рассмотреть. <ул>Отчет о ходе исследовательской программы или проекта будет немного отличаться от отчета о рабочем проекте. В этом случае вам, скорее всего, придется цитировать информацию и с меньшей вероятностью придется учитывать такие вещи, как стоимость (хотя и не всегда). Отчет о работе для клиента будет читаться несколько иначе, чем для начальника на работе. Вам нужно подумать, почему вы пишете для них этот отчет.



2. Учитывайте свою аудиторию. Когда вы определились с целью написания отчета о проделанной работе, вам нужно подумать о том, что собирается делать ваша аудитория. нужно знать в отчете. Хотя во всех отчетах о ходе выполнения есть общие сведения, которые они обычно включают, вам необходимо учитывать особенности:

Как ваши читатели связаны с проектом? Как на них повлияет результат проекта? (Связь и то, как на них это повлияет, будет отличаться для вашего начальника, например, от клиента.) Подумайте, какое решение должны будут принять ваши читатели после прочтения отчета о ходе работы (какая поддержка, деньги, время). Например, они инвестируют. Подумайте, какую информацию необходимо знать вашему читателю, чтобы контролировать проект и эффективно участвовать в нем. Какие технические аспекты проекта им нужно знать. Умеют ли они пользоваться техническим жаргоном?

< р>< /p> 3. Решите, как лучше всего общаться с аудиторией. Отчет о проделанной работе — это не только письменный документ, который вы отправляете своему начальнику или преподавателю. Он может принимать различные формы в зависимости от того, что необходимо. <ул>Отчет о проделанной работе может представлять собой краткий устный доклад на еженедельных или ежемесячных собраниях персонала. Это могут быть периодические электронные письма коллегам. Это могут быть формальные или неформальные памятки руководителям. Это также могут быть формальные отчеты для клиентов или государственных органов.



4. Проконсультируйтесь со своим руководителем.Если вы раньше не писали такого рода отчеты о проделанной работе (в таком случае, почему вы здесь?), вы захотите получить как можно больше указаний от своего начальства. Может быть определенный формат, который использует ваша компания, и в этом случае вы должны быть уверены, что следуете правилам для этого.



5. Учитывайте свой тон. Не все отчеты о ходе работы должны быть формальными. На самом деле, внутренние отчеты для коллег или руководителей часто имеют более неформальный тон. Вот почему так важно уточнить у своего руководителя, что он, вероятно, ищет. <ул>Когда дело доходит до информации для клиента, государственного учреждения или совета по рассмотрению диссертаций, вы ошибаетесь в сторону формальности. Независимо от формальности или неформальности вашего тона, вы хотите, чтобы он был четким, целенаправленным и честным.

Создание отчета

1. Решите, как вы хотите представить свой материал. К тому времени, когда вы начнете писать свой отчет, вы уже поймете, каким должен быть тон и смысл отчета. Теперь вам нужно решить, как лучше всего представить эту информацию. <ул>Вы можете выбрать маркированный список. Это очень четкий способ подачи материала, его легко просмотреть и получить необходимую информацию. Тем не менее, это может быть немного менее формальный способ написания отчета о проделанной работе, поэтому его лучше использовать для заметок руководителям и электронных писем коллегам. Вы также можете рассмотреть возможность добавления графиков или таблиц. Это может быть особенно полезно, если вы пишете отчет о ходе проекта, в котором пытаетесь получить финансирование, или показываете, почему вы заслуживаете выделенного вам финансирования.



2. Рассмотрите возможность использования подразделов.Чтобы написать успешный отчет о проделанной работе, вы хотите, чтобы он был максимально ясным. Разделение вашего отчета на подразделы — отличный способ сгруппировать весь соответствующий материал вместе.

Добавление подзаголовков к вашему может сделать это еще яснее, поскольку это позволяет вашим читателям или аудитории знать, чего ожидать в каждом подразделе. Если есть материал, который их особенно интересует, они смогут сразу перейти к этой части.

< /p> 3. Напишите заголовок. Обычно он располагается в верхней части страницы, если вы используете формат страницы. Опять же, это будет зависеть от того, что предпочитает ваша компания или университет, поэтому обязательно свяжитесь с ними.

Заголовок должен включать дату, когда отчет был представлен, имя и должность получателя, имя и должность автора, а также тему отчета.

< /p> 4. Напишите вводную часть. Вводная часть находится под заголовком. Его часто можно выделить из остального материала курсивом. В нем дается краткий обзор проекта и обобщается его статус. Вы будете устанавливать, какой прогресс был достигнут, и были ли достигнуты определенные цели. <ул>Не забудьте указать: цель отчета, представить проект, напомнить, что это обновленная информация о ходе проекта.



5. Выполните тело предложения.Основная часть предложения, независимо от того, разбита ли она на разделы и подразделы, в основном представляет собой более подробную версию введения. Рассмотрите информацию, которую вы поместили во вступление, и не забудьте расширить эту информацию. <ул>Укажите задачи, которые были выполнены с момента последнего отчета, и какие задачи выполняются. Обсудите проблемы, с которыми вы столкнулись, проблемы, которые необходимо решить, и возможные решения этих проблем и вопросов. Обратитесь к изменениям, которые произошли, и почему они должны были быть сделаны. Вы также можете указать такие вещи, как кадровые изменения, трудности с получением материалов, перерасход средств, с которым вы могли столкнуться, любые задержки или проблемы с технологиями или безопасностью.



6. Укажите, что будет дальше с вашим проектом. Хотя это по-прежнему основная часть отчета, вы должны убедиться, что ваша аудитория понимает, куда вы идете с проектом. Обязательно укажите, какие проблемы могут повлиять на сроки завершения, бюджет или структуру управления. <ул>Вы действительно хотите убедиться в том, изменился ли крайний срок проекта или нет. Избегайте приукрашивания каких-либо проблем для вашей аудитории, но не тревожьте их без необходимости и не обещайте того, что вы не можете выполнить.



7. Добавить общее количество отработанных часов.Вам нужно будет показать, сколько работы вы и ваша команда (если она у вас есть) вложили в проект. Это покажет вашей аудитории (будь то ваш руководитель, ваши клиенты или государственное учреждение, которое может дать вам деньги), что вы усердно работали.

Как избежать общих трудностей

1. Убедитесь, что вы остаетесь по теме.Пока вы придерживаетесь основной информации, изложенной выше, все будет в порядке. Вы действительно хотите избежать блуждания в других областях, лишь незначительно связанных с проектом, какими бы интересными они ни были.

Например, если ваш проект посвящен возрождению местной некоммерческой художественной организации, может возникнуть соблазн перейти к обсуждению плачевного состояния финансирования искусств, но это не поможет подробно рассказать о том, как продвигается ваш проект. вдоль.

< /p> 2. Не усложняйте. Цель отчета о ходе работы – рассказать о достигнутом прогрессе, не перегружая аудиторию словами и идеями. Все, на чем вам нужно сосредоточиться, — это то, как продвигается конкретный проект, над чем еще нужно поработать и какие изменения необходимо внести. <ул>В зависимости от того, для кого вы пишете отчет, вы можете сократить его до определенного количества страниц. Хорошее эмпирическое правило — делать его как можно короче, убедившись, что вы умещаете соответствующую информацию.



3. Старайтесь не быть слишком расплывчато.Вы должны убедиться, что вы предоставляете конкретные детали того, на каком этапе вашего проекта вы находитесь. Например: вы хотели бы не говорить что-то вроде «Мы делаем хорошие успехи в получении финансирования нашего искусства», а вместо этого сказать: «с двумя грантами по 5000 долларов от этих разных фондов нам всего 2000 долларов меньше, чем наша цель в 12000 долларов».



4. Сократите выразительные формулировки. Опять же, вы хотите, чтобы ваш отчет был четким и кратким. Вы же не хотите перегружать свою аудиторию формулировками, которые ничего не добавляют к отчету. Например, такие фразы, как «полная катастрофа» или «головокружительный успех», слишком эмоциональны и слишком расплывчаты, чтобы их могли использовать клиенты или руководители.



5. Укажите свои источники. Любая используемая вами информация, полученная из внешнего источника, любые графики или данные, должна быть надлежащим образом процитирована. Вы можете добавить дополнительную страницу с цитированием источников в свой отчет о проделанной работе.