Автор: Квитанции служат документом для платежей клиентов и записью о продаже. Если вы хотите предоставить покупателю квитанцию, вы можете написать ее от руки на листе бумаги или создать в цифровом виде с помощью шаблона или системы программного обеспечения. Если вы планируете вести бизнес, важно, чтобы вы знали, как правильно написать квитанцию для надлежащей документации, налоговых целей и защитить себя и своих клиентов.
Шаги
Примеры квитанций
Образец квитанции о пожертвовании
Поддержите wikiHow и разблокируйте все примеры.
Поддержите wikiHow и разблокируйте все образцы.
Пример квитанции о пожертвовании для Автомобиль
Поддержите wikiHow и разблокируйте все образцы.
Написание квитанции от руки
1. Купите квитанционную книжку, чтобы упростить процесс написания квитанций.Вы можете приобрести квитанционную книжку без копировальной бумаги, состоящую из 2 частей, онлайн или в магазине канцелярских товаров, или ту, в которой есть несколько листов многоразовой копировальной бумаги. Эти буклеты обычно предварительно пронумерованы и уже имеют заголовки квитанций. Обязательно приобретите буклеты с формами из двух частей, чтобы у вас была копия, которую вы можете сохранить для своих записей. Если у вас нет буклета под рукой, вы можете просто написать квитанции от руки на листе бумаги и скопировать их. <ул>Убедитесь, что копировальная бумага находится между оригиналом и копией, прежде чем начинать писать квитанцию. Используйте ручку, когда пишете квитанции от руки, убедившись, что она сильно нажата, чтобы информация перешла на копию.
2. Напишите номер и дату квитанции в правом верхнем углу.Запишите полную дату продажи и номер квитанции в хронологическом порядке под ней. Каждый чек должен иметь номер, чтобы вы могли отслеживать каждую продажу в течение дня. Для номера квитанции начните с 001 и поднимайтесь на одну цифру для каждой квитанции. Вы можете сделать это заранее, чтобы вам не нужно было писать об этом каждый раз, когда вы совершаете продажу.
- Например, правый верхний угол квитанции будет выглядеть примерно так:
20 января 2019 г.
004 Вы можете сбрасывать номера квитанций каждый день, если вы также пишете дату на каждой квитанции. Большинство квитанционных буклетов уже имеют разные номера квитанций для каждой квитанции.
3. Напишите название своей компании и контактную информацию в верхнем левом углу.Напишите номер телефона и адрес вашей компании под названием компании. Вы также можете указать другие данные, такие как веб-сайт, учетные записи в социальных сетях и/или часы работы. Эта информация послужит доказательством того, что ваша компания совершила продажу, и поможет покупателю связаться с вами, если это необходимо.
- Если у вас нет компании, укажите свое полное имя вместо названия компании.
4. Пропустить строку и запишите купленные товары и их стоимость.Напишите название предмета в левой части квитанции и напишите стоимость каждого предмета в правой части чека. Если вы продали более одного предмета, перечислите предметы и их цены подряд.
- Например, подробный список в чеке должен выглядеть примерно так:
Туалетная бумага………..4$
Расческа………………3$
Увлажняющее средство…………20$
5. Запишите промежуточный итог под всеми пунктами.Итого – это стоимость всех предметов до вычета налогов и дополнительных сборов. Сложите стоимость каждого предмета, который вы продали, и запишите общее количество под списком цен на предметы.
- Чтобы быть точным, используйте калькулятор, чтобы сложить элементы. Итого должно выглядеть примерно так:
Туалетная бумага………..$4
Расческа………………$3
Увлажняющее средство…………$20
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ………..$27
6. Добавьте налоги и другие сборы к промежуточной сумме, чтобы получить общую сумму. Укажите название налога или дополнительных сборов в левой части квитанции, а их стоимость укажите в правой части квитанции. Затем добавьте любые применимые сборы и налоги к промежуточному итогу, чтобы получить общую сумму или сумму, которую должен заплатить клиент.
- Общая сумма должна выглядеть примерно так:
ПРОМЕЖУТОЧНАЯ ИТОГО………..$27
Налог с продаж………….$5,50
Доставка…………..$3
ОБЩАЯ ИТОГО…. .$35,50
7. Запишите способ оплаты и имя клиента.Способ оплаты может быть наличными, чеком или кредитной картой. В последней строке чека укажите ФИО клиента. Если они платили кредитной картой, попросите их расписаться внизу квитанции. Затем сделайте копию квитанции и сохраните ее для своих записей, а оригинал квитанции передайте покупателю.
Создание цифровой квитанции
1. Загрузите шаблон квитанции для простого цифрового решения.Если вы предоставляете кому-то квитанцию онлайн, может быть проще написать квитанцию на компьютере. В этом случае найдите шаблоны квитанций в Интернете и загрузите тот, который соответствует вашим потребностям. Затем заполните все соответствующие поля с помощью текстового редактора и отправьте клиенту копию квитанции.
- Не забывайте указывать дату продажи во всех квитанциях, которые вы выписываете. Скачивайте шаблоны только с сайтов, которые выглядят заслуживающими доверия.
2. Используйте программное обеспечение для профессионального создания квитанций. Сравните платные и бесплатные программы для создания квитанций и загрузите ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям. Настройте программу и введите название вашей компании и информацию на вкладке настроек. Затем остается только правильно заполнить соответствующие поля. Когда вы закончите, программа сгенерирует профессионально выглядящий чек, который вы отдадите покупателю, и зарегистрирует чек в своей базе данных, чтобы вы могли обратиться к нему позже. <ул>Популярные программы получения включают NeatReceipts, Certify и Shoeboxed. Вы также можете загрузить логотип своей компании, чтобы он отображался на копии квитанции клиента.
3. Используйте POS-систему для высокоточного управления чеками. POS или система точек продаж — это система. Это поможет вам отслеживать деловые расходы, продажи, квитанции и может обрабатывать платежи, такие как чеки и кредитные карты. Эта система автоматически сгенерирует чек для клиента в точке продажи и зарегистрирует продажу в вашей базе данных. Сравните различные POS-системы онлайн и выберите ту, которая соответствует вашим потребностям. Затем загрузите систему на свой компьютер и работайте со службой поддержки, чтобы автоматически получать квитанции каждый раз, когда вы совершаете продажу.
- К популярным POS-системам относятся Vend, Shopify и Square Up. Многие POS-системы теперь можно загрузить на свой телефон, планшет или компьютер.
