Как написать электронное письмо или письмо своему боссу

Письмо своему боссу может быть немного пугающим! Вы знаете, что важно писать электронные письма и письма четко и профессионально, но что именно это влечет за собой? Не волнуйтесь, мы можем помочь вам с этим! Мы тщательно изучили тему, чтобы ответить на самые острые вопросы об общении с начальником.

Шаги

Как вы обращаетесь к своему начальнику в письме или электронная почта?

Используйте профессиональное приветствие, за которым следует имя начальника.Профессиональные приветствия включают «Привет», «Здравствуйте» и «Дорогой». Следуйте за этим с именем, которое вы обычно используете, чтобы обратиться к своему боссу. Если вы знакомы со своим боссом по имени, это нормально. В противном случае используйте что-то формальное, например «Доктор Белл» или «Мистер Ребиллет». Затем поставьте запятую после имени вашего начальника, чтобы завершить приветствие.

Например, «Привет, Донна», «Уважаемый мистер Векслер» или «Здравствуйте, Роберт» — это профессиональные способы обращения к начальнику. Избегайте неформальных приветствий, таких как «Привет», «Привет» и «Йо». Не используйте сокращенную версию имени или прозвища вашего начальника.

Что вы указываете в теме письма?

Используйте конкретное и краткое описание цели вашего электронного письма. Вероятно, вашему начальнику нужно обработать много писем! Сделайте им одолжение и четко укажите причину вашего письма в строке темы. Не беспокойтесь об использовании полного предложения или пунктуации для этого. Примеры хороших строк темы:

«Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о проекте Баркера», «Новые сотрудники для вашего обзора» или «Запланируйте проблемы на эту неделю». Убедитесь, что содержимое вашего электронного письма соответствует строке темы.

Как написать профессиональное электронное письмо или письмо своему начальнику?

1. Используйте нейтральный тон, даже если вы расстроены или взволнованы. Резкие высказывания в электронном письме всегда выглядят непрофессионально. Если вы чем-то рассержены, дайте себе несколько минут, чтобы успокоиться, прежде чем писать электронное письмо. Стремитесь к нейтральному, сдержанному и разумному тону. <ул>Например, «Это уже третий раз, и мне это надоело! С этим нужно что-то делать немедленно, иначе весь наш персонал уйдет», звучит эмоционально и требовательно. Попробуйте что-нибудь нейтральное, например: «Отдел много раз сталкивался с этой проблемой. Наши сотрудники ясно дали мне понять, что у них стресс». Избегайте использования большого количества восклицательных знаков, так как это может показаться детским или незрелым.



2. Говорите кратко, но всегда используйте полные предложения.Ваш босс получает тонны электронных писем каждый день, и последнее, что вы хотите, это чтобы ваше пропустили. Чем лаконичнее и конкретнее будет ваш язык, тем лучше! Однако пропустите стенографию, смайлики и сленг. Всегда используйте полные, хорошо написанные предложения, чтобы звучать профессионально.

Избегайте сокращенных слов/фраз, таких как «4 u» и «2day». Не добавляйте смайлики в конце предложений и не используйте сленговые аббревиатуры, такие как «лол» или «втф». Если вы отвечаете на электронное письмо своего начальника, избегайте ответов, состоящих из одного слова, таких как «Да» или «Конечно», поскольку это может показаться немного грубым.



3. Перепроверьте орфографию и грамматику, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Ничто так не говорит о «непрофессионализме», как орфография, грамматика. и пунктуационные ошибки в письме. После того, как вы устраните все вопиющие ошибки, еще раз просмотрите письмо на наличие ненормативной лексики и приведите в порядок все отрывки, которые кажутся многословными или запутанными. <ул>Большинство почтовых сервисов предлагают средства проверки орфографии; если у вас нет, вы всегда можете скопировать/вставить содержимое своего электронного письма в MS Word, WordPad или TextEdit и проверить его таким образом.

Как вы сообщаете своему начальнику о проблеме или беспокойстве по электронной почте?

1. Опишите проблему четко и прямо. Лучше сразу перейти к делу, но не нужно вдаваться в мельчайшие детали. Просто дайте вашему боссу обзор общей проблемы. Если проблема каким-то образом влияет на вашу работу, кратко объясните, как. Надежный источник Интернет-журнал и печатный журнал, посвященный темам, связанным с методами управления бизнесом

Например, «Наши клиенты жалуются на то, что веб-сайт не работает почти каждый день. Все в ИТ-отделе испытывают стресс, когда им приходится отвечать на звонки, потому что они не могут решить эту проблему».



2. Предложите хотя бы одно решение проблемы.Когда вы сообщаете о проблеме своему начальнику, важно предложить решение. Если вы уже пытались решить проблему самостоятельно и у вас не получилось, кратко объясните, что вы делали и почему не получилось. Затем опишите свое решение в четких и конкретных терминах. Надежный источник Интернет-журнал и печатный журнал, посвященный темам, связанным с методами управления бизнесом.

Например: «Я изучил проблему, и она возникла из-за того, что наш сервер перегружен в часы высокой нагрузки. Есть несколько способов решить эту проблему. , но я думаю, что лучше всего найти более надежный хост-сервер. Я уже определил несколько альтернативных хост-провайдеров в нашем ценовом диапазоне.»



3. Обсудите преимущества вашего решения.Это особенно полезно, если ваше решение будет стоить вашему боссу времени или денег. Подкрепив свое решение несколькими конкретными примерами, вы успокоите своего начальника. Несколько заверений, вероятно, также помогут вам получить более быстрый ответ. Надежный источник Интернет-журнал и печатный журнал, освещающий темы, связанные с методами управления бизнесом.

Вы можете сказать: «Поскольку веб-сайт не работает в часы высокой посещаемости, мы теряем бизнес. Если мы перейдем на более надежный сервер, мы Вы немедленно увидите всплеск доходов, а количество обращений к ИТ-специалистам уменьшится.»

Как вежливо попросить своего начальника о чем-то?

1. Сформулируйте свой вопрос в первых двух предложениях электронного письма. Последнее, чего вы хотите, — это для своего начальника. придется копаться в нескольких абзацах, чтобы понять, что вы просите! Вы не хотите быть слишком резким, но ваш начальник оценит, если вы быстро перейдете к делу. <р>

2. Сформулируйте вопрос как просьбу, а не как требование. Сформулируйте вопрос кратко, используя четкий, вежливый язык. Старайтесь не начинать вопрос с «Можете ли вы» или «Будете ли вы», поскольку эти фразы могут показаться напористыми. Попробуйте что-нибудь более уважительное, например: «Не могли бы вы?» или «Возможно ли это?». <ул>Например, если вы хотите получить аванс к своей зарплате, не пишите: «Можете ли вы выдать мне мою зарплату раньше?» Попробуйте что-то вроде: «Могу ли я получить зарплату на несколько дней раньше? У меня возникла чрезвычайная ситуация». Если вам нужно свободное время на похороны, не пишите что-то расплывчатое, например: «Можете ли вы дать мне выходной в пятницу?» Включите подробности, например: «В пятницу, в 14:00, я бы хотел посетить похороны. Могу ли я взять выходной в этот день?»



3. Сделайте ваш запрос ситуативным и ограниченным по времени. Вашему начальнику будет легче ответить на ваш вопрос, если он точно знать, что вы просите и когда вам это нужно. Будьте максимально прямолинейны, сохраняя при этом вежливый тон. Кратко объясните свою ситуацию и укажите основные сроки. Надежный источник Интернет-журнал и печатный журнал, посвященный темам, связанным с методами управления бизнесом

Например, если вам нужно продлить крайний срок, вы можете написать: «Это действительно редкость для меня, но на этой неделе у меня были чрезвычайные семейные обстоятельства, и к завтрашнему дню у меня не будет этой статьи на вашем столе. если я сдам его к пятнице в 17:00?» Если вы просите отгул, попробуйте что-то вроде: «У меня запланирована небольшая операция через 2 недели. Могу ли я взять отпуск с понедельника по среду на неделе 3 апреля?» В общем, не просите своего босса написать вам рекомендательное письмо для новой работы, потому что, если вы не получите новую должность, ваш босс будет чувствовать, что вы не привержены компании. Однако, если вы узнаете, что вас увольняют, уместно попросить их выступить в качестве справочной информации. Интервью эксперта Источник. 26 февраля 2019 г.

Как отправить электронное письмо своему начальнику, чтобы поблагодарить его?

Говорите искренне, но кратко. Даже если вы очень благодарны, избегайте излишней эмоциональности или экспрессивности, когда благодарите своего босс по электронной почте. Стремитесь к нескольким хорошо написанным предложениям, которые выражают искреннюю и достоверную благодарность. Например:

«Я хочу поблагодарить вас за поддержку моих идей в этом году, особенно проекта Уодлоу. В то время наш отдел столкнулся с некоторыми уникальными проблемами, и я искренне ценю ваши отзывы и поддержку». «Я хочу поблагодарить вас за гибкий график работы, когда в прошлом месяце я столкнулся с кризисом здоровья моего отца. Вы позволили мне работать из дома, чтобы я мог быть рядом с отцом в его последние дни, и это много значило для меня. .»

Что делать, если начальник не отвечает?

1. Позвоните своему начальнику или зайдите к нему в офис, если это срочно. Если ваше электронное письмо содержало срочное, время связанный запрос, и ваш босс так и не ответил, не беспокойтесь о том, чтобы отправить ответ. Ваш начальник пропустил исходное письмо, и это может повториться. Поскольку у вас мало времени, просто позвоните своему боссу или отправляйтесь в его офис, чтобы быстро поболтать. <ул>Например, если вы написали своему начальнику по электронной почте о том, что на следующей неделе уйдете в отпуск по болезни, и не получили ответа, быстрый звонок или сообщение вполне приемлемо.



2. Отправьте вежливое дополнительное электронное письмо, в котором повторите, что вам нужно.Если ваш начальник не ответил на ваше несрочное электронное письмо через неделю, возможно, он просто как-то его пропустил. Отправьте последующее электронное письмо, в котором повторяется именно то, что вам нужно в начале электронного письма. Обязательно используйте нейтральный и профессиональный тон, даже если вы немного расстроены.

Например: «Привет, Стив! Я все еще жду вашего отзыва о приложенном отчете о расходах. Отчет нужен бухгалтерии к пятнице, и я хочу, чтобы вы взглянули на отчет, прежде чем я подпишу его. Заранее спасибо!»



3. Укажите конкретную строку темы и включите призыв к действию.< /b> Лучший способ убедиться, что ваш босс увидит ваше последующее электронное письмо, — написать четкую и конкретную тему. Вы хотите, чтобы ваш босс точно знал, что вам от него нужно и когда, просто просматривая информацию. Хорошие примеры:

«Подпись на прикрепленных документах требуется ко вторнику», «Запрос на отгул на следующей неделе», «Приложенный бюджет требует утверждения к пятнице» и «Новые резюме для собеседований во вторник».