Автор: Стандартная рабочая процедура (СОП) – это документ, содержащий пошаговую информацию о том, как выполнять задачу. Существующую СОП, возможно, нужно просто изменить и обновить, или вы можете столкнуться с ситуацией, когда вам придется писать ее с нуля. Звучит устрашающе, но на самом деле это всего лишь контрольный список. См. Шаг 1, чтобы сдвинуться с мертвой точки.
Шаги
Форматирование SOP
1. Выберите формат.Не существует правильного или неправильного способа написать СОП. Тем не менее, в вашей компании, вероятно, есть ряд СОП, к которым вы можете обратиться за рекомендациями по форматированию, описывая, как они предпочитают это делать. В этом случае используйте уже существующие СОП в качестве шаблона. Если нет, у вас есть несколько вариантов:
- Простой формат шагов. Это для рутинных процедур, которые короткие, имеют мало возможных результатов и справедливы по существу. Помимо необходимой документации и инструкций по безопасности, на самом деле это всего лишь маркированный список простых предложений, говорящих читателю, что делать. Иерархический формат шагов. Обычно это для длинных процедур, состоящих более чем из десяти шагов, требующих принятия нескольких решений, пояснений и терминологии. Обычно это список основных шагов с подшагами в определенном порядке. Формат блок-схемы.Если процедура больше похожа на карту с почти бесконечным числом возможных результатов, вам лучше всего подойдет блок-схема. Это формат, который вы должны выбрать, когда результаты не всегда предсказуемы. Trustworthy Source Образовательная организация, занимающаяся предоставлением научной информации людям, компаниям и сообществам
2. Рассмотрите свои аудитории. Прежде чем писать СОП, необходимо принять во внимание три основных фактора:
- Предыдущие знания вашей аудитории.Знакомы ли они с вашей организацией и ее процедурами? Знают ли они терминологию? Ваш язык должен соответствовать знаниям и вкладу читателя. Языковые способности вашей аудитории. Есть ли шанс, что люди, не говорящие на вашем языке, будут «читать» вашу СОП? Если это проблема, рекомендуется включить множество аннотированных изображений и диаграмм. Размер вашей аудитории.Если несколько человек одновременно читают вашу СОП (те, кто играет разные роли), вы должны форматировать документ больше как разговор в игре: пользователь 1 выполняет действие, за ним следует пользователь 2 и так далее и тому подобное. Таким образом, каждый читатель может увидеть, что он или она является неотъемлемым винтиком в хорошо смазанной машине.
3. Рассмотрите ваши знания.Это сводится к следующему: вы лучший человек, чтобы написать это? Вы знаете, в чем заключается этот процесс? Как это могло пойти не так? Как сделать его безопасным? Если нет, то, возможно, вам лучше передать его кому-то другому. Плохо написанная или, более того, неточная СОП не только снизит производительность и приведет к организационным сбоям, но также может быть небезопасной и оказать неблагоприятное воздействие на все, от вашей команды до окружающей среды. Короче говоря, вы не должны рисковать. <ул>Если это проект, который вам поручили выполнить и который вы чувствуете себя обязанным (или обязанным) выполнить, не стесняйтесь обращаться за помощью к тем, кто ежедневно выполняет эту процедуру. Проведение собеседований — нормальная часть любого процесса создания СОП.
4. Выберите краткую или длинную СОП.Если вы пишете или обновляете СОП для группы лиц, знакомых с протоколом, терминологией и т. д., и просто хотели бы получить краткую и емкую СОП, больше похожую на контрольный список, вы можете просто написать ее в краткой форме. .
- Помимо основной цели и соответствующей информации (дата, автор, идентификационный номер и т. д.), это всего лишь краткий список шагов. Если не требуется никаких подробностей или пояснений, можно использовать этот способ.
5. Не забывайте о цели СОП.Что очевидно, так это то, что в вашей организации есть процедура, которая повторяется снова и снова. Но есть ли конкретная причина, по которой эта СОП особенно полезна? Нужно ли подчеркивать безопасность? Меры соблюдения? Он используется для обучения или в повседневной жизни? Надежный источник Образовательная организация, занимающаяся предоставлением научно обоснованной информации людям, предприятиям и сообществам. Вот несколько причин, по которым ваша СОП необходима для успеха вашей команды:
- Чтобы обеспечить соответствие стандартам. процедура не оказывает неблагоприятного воздействия на окружающую среду. Для обеспечения безопасности. Для обеспечения того, чтобы все шло по графику. Для предотвращения сбоев в производстве. Для использования в качестве учебного документа
- Если вы знаете, на чем должна акцентироваться ваша СОП, вам будет легче структурировать свое письмо вокруг этих моментов. Также легче увидеть, насколько важна ваша СОП.
Написание вашей СОП
1. Охватить необходимый материал. В общем, технические СОП будут состоять из четырех элементов, отдельно< /i> из самой процедуры:
- Титульный лист. Сюда входят 1) название процедуры, 2) идентификационный номер СОП, 3) дата выпуска или пересмотра, 4) название учреждения/подразделения/отдела, к которому относится СОП, и 5) подписи тех, кто подготовил и утвердил СОП. Это может быть отформатировано, как вам нравится, если информация ясна. Содержание. Это необходимо только в том случае, если ваша СОП довольно длинная, что упрощает поиск. Простой стандартный план — это то, что вы найдете здесь. Обеспечение качества/Контроль качества. Процедура не является хорошей процедурой, если ее нельзя проверить. Предоставьте необходимые материалы и детали, чтобы читатель мог убедиться, что он получил желаемые результаты. Это может включать или не включать другие документы, такие как образцы оценки производительности. Справочник. Обязательно перечислите все цитируемые или значимые ссылки. Если вы ссылаетесь на другие СОП, обязательно приложите необходимую информацию в приложении. <ул>В вашей организации может быть протокол, отличный от этого. Если уже есть существующие СОП, на которые вы можете ссылаться, откажитесь от этой структуры и придерживайтесь того, что уже есть.
2. Что касается самой процедуры, убедитесь, что вы охватили следующее:
- Область применения и применимость. Другими словами, опишите цель процесса, его ограничения и то, как он используется. Включите стандарты, нормативные требования, роли и обязанности, а также входы и выходы. Методология и процедуры. Суть проблемы — перечислите все шаги с необходимыми подробностями, включая необходимое оборудование. Охватить последовательные процедуры и факторы принятия решений. Рассмотрите «что, если» и возможные помехи или соображения безопасности. Уточнение терминологии. Определите аббревиатуры, аббревиатуры и все фразы, которые не являются общеупотребительными. Предупреждения о здоровье и безопасности. Указывается в отдельном разделе и рядом с этапами, на которых возникла проблема. Не замалчивайте этот раздел. Оборудование и расходные материалы. Полный список того, что необходимо и когда, где найти оборудование, стандарты оборудования и т. д. Предостережения и вмешательства. В основном, раздел устранения неполадок. Расскажите, что может пойти не так, на что обратить внимание и что может помешать получению идеального конечного продукта. <ул>Выделите для каждой из этих тем отдельный раздел (обычно обозначаемый цифрами или буквами), чтобы ваша СОП не была многословной и запутанной и чтобы ее можно было легко найти. Это ни в коем случае не исчерпывающий список; это только вершина процедурного айсберга. Ваша организация может указать другие аспекты, требующие внимания.
3. Сделайте текст кратким и легко читаемым. Скорее всего, ваша аудитория не захочет читать это для развлечения. Вы хотите, чтобы он был кратким и ясным, иначе их внимание будет рассеяно, или они сочтут документ внушительным и трудным для понимания. В общем, делайте предложения как можно короче.
- Вот плохой пример: убедитесь, что вы вычистили всю пыль из вентиляционных шахт, прежде чем начать их использовать. Вот хороший пример: Удалите всю пыль из вентиляционных шахт перед использованием. В общем, не используйте «вы». Это должно подразумеваться. Говорите в действительном залоге и начинайте предложения с командных глаголов.
4. При необходимости опросите сотрудников, участвующих в процессе, о том, как они выполняют задачу.Последнее, что вы хотите сделать, это написать СОП, которая просто неточна. Вы ставите под угрозу безопасность своей команды, их эффективность, их время, и вы принимаете установленный процесс и не обращаете на него никакого внимания — что-то, что ваши товарищи по команде могут счесть немного оскорбительным. Если нужно, задавайте вопросы! Вы хотите получить это право. <ул>Конечно, если вы не знаете, спросите несколько источников, охватывающих все роли и обязанности. Один член команды может не следовать стандартной рабочей процедуре или другой может участвовать только в части работы.
5. Разбивайте большие фрагменты текста на диаграммы и блок-схемы.Если у вас есть один или два шага, которые особенно пугают, облегчите задачу своим читателям с помощью какой-нибудь схемы или диаграммы. Это облегчает чтение и дает разуму небольшую передышку от попыток разобраться во всем этом. И он будет казаться вам более полным и хорошо написанным.
- Не включайте их только для того, чтобы увеличить объем СОП; делайте это только в случае необходимости или при попытке преодолеть языковой разрыв.
6. Убедитесь, что каждая страница имеет контроль обозначение документа.Ваша СОП, вероятно, является одной из многих СОП — из-за этого, надеюсь, в вашей организации есть какая-то большая база данных, каталогизирующая все в определенной справочной системе. Ваша СОП является частью этой справочной системы, и поэтому для ее обнаружения требуется определенный код. Вот тут-то и появляются обозначения.
- Каждая страница должна иметь короткое название или идентификационный номер, номер редакции, дату и «страницу № из №» в верхнем правом углу (для большинства форматов). Вам может понадобиться или не понадобиться сноска (или иметь ее в сноске), в зависимости от предпочтений вашей организации.
Обеспечение успеха и точности
- Лучше всего, если несколько человек протестируют вашу СОП. У разных людей могут быть разные проблемы, что позволяет получить широкий спектр (надеюсь, полезных) ответов. Обязательно протестируйте процедуру на ком-то, кто никогда раньше этого не делал. Любой, кто обладает предварительными знаниями, будет полагаться на своизнания, чтобы получить их через, а не вашу работу, тем самым нанося поражение цели.
2. Поручите проверку СОП тем, кто ее выполняет. В конце день, на самом деле не имеет значения, что ваше начальство думает о СОП. Это те, кто на самом деледелать работу, которая имеет значение. Поэтому, прежде чем представить свою работу вышестоящим руководителям, покажите ее тем, кто будет выполнять (или выполняет) эту работу. Что они думают?
- Если вы позволите им принять участие и почувствовать себя частью процесса, они с большей вероятностью примут эту СОП, над которой вы работаете. И у них обязательно появятся отличные идеи!
3. Попросите своих консультантов и группу обеспечения качества просмотреть СОП. Как только команда даст вам добро, отправьте это вашим советникам. У них, вероятно, будет меньше информации о самом фактическом содержании, но они дадут вам знать, соответствует ли оно требованиям к форматированию, если вы что-то пропустили, и протокол для того, чтобы сделать все это официальным и ввести в систему. <ул>Направьте СОП на утверждения с помощью систем управления документами, чтобы обеспечить контрольные журналы утверждений. Это будет варьироваться от организации к организации. По сути, вы хотите, чтобы все соответствовало руководящим принципам и правилам. Подписи будут необходимы, и в настоящее время большинство организаций без проблем принимают электронные подписи.
4. После одобрения приступайте к реализации СОП. Это может включать проведение формального обучения для затронутый персонал (например, обучение в классе, компьютерное обучение и т. д.), или это может означать, что ваша статья повешена в ванной. Что бы это ни было, выкладывай свою работу! Вы работали на это. Время признания!
- Убедитесь, что ваша СОП актуальна. Если она когда-либо устареет, обновите ее, получите повторное утверждение и документирование обновлений, а также распространяйте СОП по мере необходимости. Безопасность, производительность и успех вашей команды имеют большое значение.
