Автор: Электронная почта — важная часть делового общения, поэтому очень важно правильно ее использовать. Хотя электронные письма обычно не так формальны, как обычные письма, они все же должны быть профессиональными и создавать хорошее представление о вас и вашем бизнесе, сообществе или положении. Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы создавать деловые электронные письма, соответствующие этикету и обеспечивающие профессионализм.
Шаги
Адресация электронной почты
1. Адрес электронной почты. Введите адрес электронной почты получателя в поле Кому. Используйте поле «Кому», если вы хотите отправить контакты по электронной почте, поощряя их ответ. <ул>Это поле предназначено для людей, которых сообщение непосредственно затрагивает. Если вы ожидаете, что кто-то что-то сделает в ответ на ваше письмо, это должно быть указано в поле «Кому». Рекомендуется включить всех людей из поля «Кому» в первую строку письма. Таким образом, вы с самого начала вовлекаете всех в разговор и сообщаете всем, кто еще участвует в разговоре. Если вы указали в поле «Кому» более четырех человек, обратитесь ко всей группе, начав письмо с чего-то вроде «Привет, команда» или «Всем доброго утра». Поле «Кому» можно использовать для любого количества адресов. хотел бы. Помните, что все, кто непосредственно вовлечен и должен принять меры, должны быть включены в поле Кому.
2. Используйте поле Cc (необязательно).Поле «Копия» (или «Копия») используется как способ держать других «в курсе» без обязательств или требований отвечать или предпринимать действия по этому вопросу. Думайте о поле «Копия» как о информационном поле для распространения соответствующей информации или обновлений среди сотрудников, которым нужно только просмотреть их. Чтобы добавить адреса в поле «Копия», просто нажмите на поле «Копия» и введите столько адресов, сколько хотите.
- При отправке копии нескольким партнерам каждый получатель будет иметь доступ к списку копий электронной почты.
3. Используйте поле «СК» (необязательно).Основная цель поля «Скрытая копия» — отправить электронное письмо группе контактов, которые не знают друг друга. Поле «Скрытая копия» (слепая копия) позволяет отправить сообщение нескольким контактам, и они не будут знать, кто еще получил это сообщение. Чтобы добавить адреса в поле «Скрытая копия», просто щелкните поле и введите каждый адрес электронной почты, который необходимо включить. <ул>Используйте поле «Скрытая копия», чтобы отправить электронное письмо нескольким сотрудникам, которые не знают друг друга. Это защищает конфиденциальность каждого получателя, сохраняя список получателей видимым только для отправителя, а не для каждого получателя. Используйте поле Bcc при отправке электронной почты сотням людей. Ваши контакты смогут видеть всех, кому было отправлено электронное письмо, в полях «Кому» или «Копия», но не в поле «Скрытая копия».
4. Ответить на электронную копию.Если вы включены в электронное письмо с копией, вы, вероятно, являетесь частью нескольких других партнеров, которые также участвуют в беседе, и отправитель может не искать и не ожидать ответа от кого-либо из вас. Если вам нужно ответить, подумайте о характере вашего ответа и о том, к кому он относится. Вы можете выбрать «Ответить отправителю», если у вас есть только заметка для первоначального автора электронного письма, или вы можете «Ответить всем», только если информация актуальна для всех, кто участвует в беседе. <ул>Используйте поле «Ответить всем», только если ваши комментарии важны для всей группы. Будьте осторожны при выборе ответа всем получателям электронной почты. Вам следует по возможности избегать переполнения почтовых ящиков других людей не относящейся к делу информацией.
5. Ответить на скрытую копию электронного письма.Если вы были включены в скрытую копию электронного письма, у вас будет возможность ответить только отправителю электронного письма, и вы не сможете увидеть список других получателей, которые также получили скрытую копию. Просто нажмите кнопку «Ответить», чтобы написать электронное письмо отправителю.
6. Используйте краткий и точный заголовок темы.Используйте как можно меньше слов, чтобы описать тему или характер вашего электронного письма. Вместо того, чтобы заполнять тему одним или двумя расплывчатыми терминами, сообщите получателю заранее, что он может ожидать от вашего письма. В противном случае он может не оказать должного воздействия. Будьте как можно более конкретными, указывая тему письма, но не слишком многословно. Попробуйте такие вещи, как:
- «Обновление встречи руководства» «Проблема, связанная с обеденными перерывами» «Обзор встречи 12 марта»
Составление электронного письма
1. Придерживайтесь стандартной структуры.< /б>Подходя к профессиональному электронному письму, важно, чтобы оно было чистым, кратким и ясным. Скажите, что нужно сказать, и остановитесь на этом. Вы можете разработать свою собственную структуру, которая лучше всего подходит для вас. Вот базовая структура, которую следует учитывать:
- Ваше приветствие Приветствие Ваша цель Призыв к действию Заключительное сообщение Ваша подпись
2. Напишите приветствие.Чтобы все было профессионально и утонченно, всегда открывайте электронную почту официальным приветствием, например «Уважаемый мистер Лу». В зависимости от ваших отношений с получателем, вы можете обращаться к ним, как и ожидалось, либо с полным именем и титулом, либо просто по имени. Если вы не знакомы с человеком по имени, придерживайтесь его фамилии, чтобы не обидеть его. <ул>Если ваши отношения очень случайные, вы можете даже сказать: «Привет, Гейб». В большинстве случаев вполне нормально начать с простого «Дорогая Мари». Если характер вашей корреспонденции требует чего-то более формального, безопаснее использовать только имя получателя в качестве приветствия, чтобы все было кратко и приятно. Если вы не знаете имени получателя, вы можете использовать: «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин/госпожа». Если вы составляете электронное письмо для группы получателей, которых вы указали в поле «Кому» и от которых требуется ответ, поприветствуйте их как группу (если число получателей не менее четырех) или включите каждое из их имен в приветствие. . Если вы отправляете электронное письмо с копиями, просто обращайтесь к группе в целом, если у вас большое количество получателей, в противном случае включите имя каждого получателя в приветствие. Если вы отправляете электронное письмо со скрытой копией, обратитесь ко всей группе, начав что-то вроде «Привет всем». Если вы пишете кому-то по электронной почте в первый раз, будьте краткими и дайте им понять, кто вы, в одном предложении. Например: «Было приятно познакомиться с вами на [X мероприятии]». Если вы не уверены, необходимо ли представление, и вы уже связывались с получателем, но не уверены, помнят ли они вас, вы можете оставить свои учетные данные в подписи электронной почты. Имейте в виду, что, хотя электронная почта может быть обычной формой общения, при использовании в деловой ситуации она всегда должна соответствовать формату официального письменного письма.
3. Немедленно назовите себя. Указание вашего имени и формального звания или должности поможет получателю понять, от кого пришло сообщение, без необходимости строить догадки. Это особенно важно, если вы пишете человеку, которого никогда не видели. Даже если ваше имя содержится в вашем рабочем адресе электронной почты, сообщить другому человеку, кто вы есть, — это обычная вежливость. <ул>Заинтересуйте получателя, подчеркнув общую связь или общий опыт («Мы встретились на ежегодной конференции «Женщины как лидеры» в Торонто в прошлом году»). Можно пропустить введение, если вы уже знакомы с человеком, которому пишете.
4. Коротко поблагодарите получателя.Ваш читатель — занятой человек, поэтому признательность за то, что он нашел время прочитать вашу электронную почту, — это любезный жест. Кроме того, это будет ваша первая возможность сообщить им о причине вашего письма. «Спасибо, что рассмотрели мое предложение о предоставлении исследовательского гранта» задает дружеский тон, сообщая получателю то, что ему нужно знать.
- Начало электронного письма с выражения признательности также демонстрирует уважение, благодаря которому сообщение не будет выглядеть холодным или безличным.
5. Укажите причину своего электронного письма.Если вы инициируете линию связи, вы несете ответственность за то, чтобы сообщить своим получателям, о чем идет речь в электронном письме. Важно заявить о своей цели заранее. Деловые партнеры захотят иметь возможность быстро прочитать вашу электронную почту и перейти к сути. Найдите минутку, чтобы спросить себя, почему вы пишете это и почему вам нужно, чтобы ваш получатель это увидел. Это поможет вам избежать пустой болтовни и сразу перейти к более профессиональному электронному письму. Это также хороший момент, чтобы спросить себя: «Это электронное письмо действительно необходимо?» Опять же, отправка только тех электронных писем, которые абсолютно необходимы, свидетельствует об уважении к человеку, которому вы пишете. Когда вы будете готовы составить свое электронное письмо, попробуйте начать с чего-то вроде:
- «Я пишу, чтобы узнать о…», «Я пишу со ссылкой на…», «Пожалуйста, найдите время, чтобы просмотреть эти изменения и предложить мне свои отзыв…»
6. Поблагодарите получателя (необязательно). Если вы отвечаете на запрос клиента или если кто-то уже ответил к одному из ваших электронных писем, вы должны начать со строки благодарности. Например:
- «Спасибо, что ответили мне…» «Спасибо за внимание к этому вопросу…» «Спасибо, что связались с Ocean Safari Scuba…» Поблагодарить читателя — это отличный способ оставаться вежливым, профессиональным, и в хороших отношениях с получателем.
7. Сократите текст электронного письма.В деловых письмах чем меньше вы включаете, тем лучше. Сделайте каждое электронное письмо, которое вы отправляете, только об одном. Если вам нужно сообщить о другом проекте, напишите еще одно электронное письмо.
- Попробуйте передать все, что вам нужно, всего в пяти предложениях. Говорите все, что нужно, и не более того. Иногда будет невозможно ограничить ваше электронное письмо всего пятью предложениями. Не волнуйтесь, если вам нужно включить дополнительную информацию. В теле письма укажите всю необходимую информацию и все, что вам может потребоваться от получателей.
8. Включите призыв к действию (необязательно). Если вам нужно, чтобы получатель что-то сделал, не просто предположим, что они будут знать, что делать и когда. Помогите им, четко обозначив, что вам нужно. Скажите что-нибудь вроде:
- «Не могли бы вы прислать мне эти файлы к четвергу?» «Не могли бы вы написать это в ближайшие две недели?» «Пожалуйста, напишите об этом Томасу и дайте мне знать, когда вы это сделаете». Структурирование вашего запроса в виде вопроса побуждает к ответу. Вы можете сказать: «Дайте мне знать, когда вы это сделаете».
9. Сообщите получателю, как вы ожидаете, что он ответит.Теперь, когда вы предложили призыв к действию, подтолкните читателя в правильном направлении. Например, просьба просмотреть финансовый отчет может сопровождаться просьбой типа «дайте мне знать, что вы думаете об этих цифрах». Таким образом, другая сторона не будет задаваться вопросом, что делать с полученной информацией. <ул>Предложение определенных временных рамок, в которые вы хотели бы получить ответ («было бы идеально, если бы мы могли подготовить эти документы до встречи в четверг»), может обеспечить более быстрый ответ. Старайтесь отвечать на важные письма в течение 24 часов.
10. Добавьте заключительную часть. Чтобы ваши электронные письма были профессиональными, заканчивайте их словами еще одно спасибо вашему читателю или формальное прощание, например:
- «Спасибо за ваше терпение и сотрудничество» «Спасибо за ваше внимание» «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» «Я с нетерпением жду ответа от вас» Завершите свое электронное письмо правильным завершением перед своим именем, например «С уважением» или «С уважением». Избегайте случайных окончаний, таких как «Cheers», если вы не дружите с читателем, поскольку такие типы завершения менее профессиональны.
11. Подпишитесь своим именем. В профессиональном электронном письме ваша подпись должна включать следующее:
- Ваше имя. Ваша должность. Ссылка на ваш сайт. Ссылки на аккаунты в социальных сетях (необязательно). Необходимая контактная информация.
12. Подпишитесь собственной подписью.Подпись в нижней части электронного письма должна предлагать получателю всю необходимую ему информацию о том, кто вы такой, чтобы не было необходимости подробно представляться в сообщении. Не забудьте указать свое полное имя, название вашей компании, должность или должность, предпочтительный адрес электронной почты и номер телефона, по которому с вами можно связаться напрямую. <ул>Чтобы избавить себя от некоторых проблем, сохраните свою пользовательскую подпись на любой платформе электронной почты, которую вы используете, чтобы она автоматически отображалась в будущих сообщениях. Предоставление ссылок на ваши учетные записи в социальных сетях даст незнакомым контактам более полное представление о вас. Не перегружайте свою подпись ненужными деталями, цитатами или графикой.
Обеспечение профессионального уровня электронной почты
1. Поддерживайте профессиональный тон. При отправке деловых электронных писем важно особенно внимательно относиться к языку, который вы используете. во избежание путаницы или неправильного толкования. Как правило, вы не должны говорить в электронном письме своему начальнику или коллегам то, чего не сказали бы им лично. Ваши слова всегда должны быть спокойными, вежливыми и благоприятными, даже в ситуациях, когда вы сами этого не чувствуете. <ул>После того, как вы написали свое электронное письмо, перечитайте его про себя, чтобы определить, правильно ли вы уловили тон. Хотя само собой разумеется, воздержитесь от использования любого типа сленга или ненормативной лексики. Хотя юмор часто является ценным качеством на рабочем месте, электронные письма, связанные с работой, обычно не подходят для него.
2. Сначала представьте самую важную информацию. Как упоминалось ранее, вы должны исходить из того, что у получателя много дел, и постараться не отнимать у него слишком много времени. Поблагодарив их за внимание, переходите сразу к делу. Не жалейте слов и не чувствуйте необходимости придумывать слишком подробное введение. В отличие от более непринужденных методов переписки, профессиональные электронные письма должны быть вежливыми, но прямыми. <ул>Попробуйте ввести вступительное предложение, например: «Я пишу, чтобы сообщить вам, что срок вашего членства истек и его необходимо продлить лично, прежде чем вы сможете продолжать получать преимущества для участников». Затем вы можете уточнить любые соответствующие детали, которые нужны получателю для принятия мер. Большинство людей, как правило, просматривают электронные письма, а не читают каждое слово. Чем ближе ваша основная цель к началу, тем больше вероятность того, что ваш получатель уловит ее.
3. Оставайтесь краткими. Нет смысла бесцельно болтать, как только вы изложили свою цель. . На оставшемся месте предоставьте любые другие детали, которые, по вашему мнению, заслуживают упоминания. Всегда используйте короткие, простые слова и фразы, чтобы максимально облегчить интерпретацию вашего смысла. <ул>Соблюдайте «правило пяти предложений»: сообщения короче пяти предложений могут показаться резкими или грубыми, тогда как все, что длиннее пяти предложений, подвергает вас опасности потерять внимание читателя. Если по какой-то причине вам необходимо включить большой объем информации, сделайте это отдельным вложением.
4. Передайте четкую идею или просьбу. После того, как вы изложили причину написания письма, сформулируйте читателю, как именно вы хотите, чтобы он ответил. Если есть что-то, что им нужно знать, скажите им; если есть что-то, что им нужно сделать, спросите их. К тому времени, когда они закончат читать ваше сообщение, ваш получатель должен быть готов сформулировать ответ. <ул>Опытные коммуникаторы называют это «призывом к действию», и это хороший способ убедиться, что ваш диалог сохраняет отчетливое ощущение цели. Призыв к действию в профессиональном электронном письме может содержать что-то вроде «важно, чтобы вы запомнили номер допуска, указанный в этом письме» или «пожалуйста, обновите доступность на лето до конца месяца».
5. Ограничьте свое электронное письмо одной темой.Предоставление получателю слишком большого количества информации сразу может привести к тому, что он будет чувствовать себя подавленным. Лучше всего ограничить объем вашего электронного письма одной или двумя соответствующими темами. Это не только позволит читателю гораздо быстрее понять, что происходит, но и поможет вам сделать ваше сообщение кратким.
- Несколько тем или запросов должны быть зарезервированы для нескольких электронных писем.
Отправка электронной почты
1. Проверьте свое электронное письмо перед отправкой. Внимательно просмотрите свое сообщение, чтобы убедиться, что в нем нет опечаток. , опечатки или нечеткие предложения. Ошибки по невнимательности могут плохо отразиться на вас и на компании, которую вы представляете. <ул>Используйте функцию проверки орфографии вашей почтовой платформы, чтобы избежать случайных упущений. Вы также можете воспользоваться этим временем, чтобы внести последние изменения в форматирование, которые, по вашему мнению, могут облегчить восприятие вашего электронного письма.
2. По возможности упростите электронную почту.Помните, что ваши получатели заняты и хотят быстро добраться до сути письма. Сделайте шаг назад и оцените свою электронную почту. Вот некоторые моменты, на которые стоит обратить внимание:
- Используйте короткие предложения, слова и абзацы. Это помогает сделать электронную почту быстрой и легкой для чтения и понимания. Если можно вырезать слово, вырежьте. Сократите предложения как можно короче.
3. Тщательно проверьте свое электронное письмо. Профессиональные электронные письма требуют тщательной проверки. Прочтите свою электронную почту вслух про себя. Это может помочь вам обнаружить множество орфографических и грамматических ошибок. Спросите себя:
- понятно ли мое электронное письмо? Могла ли моя электронная почта быть неправильно понята? Как бы это звучало, если бы я был получателем?
4. Соблюдайте профессиональный уровень. Вам не нужно показывать свою личность в профессиональном электронном письме. Если хотите, вы можете позволить этому тонко проявиться в вашем стиле письма, но держитесь подальше от смайликов, аббревиатур чата (таких как LOL) или красочных шрифтов и фона.
- Единственный случай, когда уместно использовать смайлики или сокращения чата, — это когда вы повторяете язык электронной почты человека, которому вы пишете. Пишите так, как вы говорите. Это может помочь вам сделать вашу электронную почту короткой, дружелюбной и представительной. Не говорите в электронном письме ничего такого, чего бы вы не сказали получателю лично.
5. Отправьте электронное письмо. После того, как вы вычитаете свое электронное письмо и включите все необходимую информацию и добавил каждого получателя в соответствующее поле, нажмите кнопку отправить.
