Автор: Вы можете написать официальное письмо-просьбу по любому количеству причин, в том числе попросить кого-то о деньгах или другой помощи или попросить их предпринять определенные действия. Ваше письмо, как правило, должно быть кратким — не длиннее страницы — и объяснять, чего вы хотите, прямо и уверенно. Как вы закончите свое письмо, зависит от цели письма и человека, которому вы пишете. Обычно вы заканчиваете личное письмо кому-то, кого вы знаете, более небрежно, чем письмо, написанное для деловых или профессиональных целей. Надежный источник Надежный источник правил написания и цитирования
Шаги
Закрытие личного письма
1. Используйте вежливые формулировки, чтобы сформулировать запрос.В личном письме вы обычно предоставляете некоторую справочную информацию о том, почему вы делаете запрос, а затем прямо излагаете свой запрос. Такая фраза, как «не могли бы вы» или «могли бы вы» дает понять получателю, что вы не считаете само собой разумеющимся, что он выполнит вашу просьбу.
- Например, вы можете написать: «Не могли бы вы пойти с моей сестрой на сбор средств, чтобы ей не пришлось идти одной?»
2. Начинайте новый абзац для любого последующего запроса. Если вам нужно ответ от получателя к определенной дате или нужно, чтобы они сделали что-либо еще, связанное с запросом, держите его отдельно от основного запроса. Это позволяет получателю узнать, что последующий запрос подчинен основному запросу. <ул>Продолжая предыдущий пример, дополнительным запросом может быть: «Мы также были бы признательны, если бы вы согласились отвезти ее на мероприятие, а потом вернуть домой».
3. Заранее поблагодарите получателя за выполнение вашего запроса.После того, как вы изложили свою просьбу, включите простое выражение благодарности получателю. Вы также можете включить предложение о том, как много их помощь будет значить для вас.
- Например, вы можете написать: «Заранее благодарим вас за помощь. Если моя сестра примет участие в сборе средств, это будет очень важно».
4. Включите любую дополнительную информацию, которая может понадобиться получателю.Если запрос должен быть выполнен определенным образом или в определенное время и в определенном месте, включите эту информацию после выражения благодарности. Вы также можете включить контактную информацию, если вы ожидаете, что получатель сначала захочет поговорить с вами.
- Например, вы можете написать: «Моя сестра хотела бы прийти на сбор средств как минимум на час раньше, чтобы поговорить с организаторами».
5. Добавьте приветственное окончание перед своим именем. Простое завершение, например » С уважением» хорошо подходит для личных писем. В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете получателя и характер ваших отношений, вы можете выбрать что-то более теплое, например, «Люблю» или «Люблю всегда». Надежный источник Надежный источник правил написания и цитирования
- Введите запятую после закрытия и оставьте двойной пробел для своей подписи. Затем введите свое имя ниже.
Завершение делового письма
1. Включите ваш конкретный запрос в текст письма.Когда вы пишете письмо-просьбу по деловым, профессиональным или академическим причинам, укажите цель вашего письма заранее. Желательно, чтобы вы включили свой конкретный запрос в первое предложение вашего письма, а не в конец вашего письма.
- Поскольку вы выразили свою просьбу конкретно в первом предложении письма, нет необходимости повторять ее в конце письма.
2. Поблагодарите получателя за потраченное время и внимание. Начните новый абзац, затем напишите одно предложение, поблагодарив получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо и рассмотреть вашу просьбу. Получатель, скорее всего, занятой человек, и его время ценно. Дайте им понять, что вы их цените. <ул>Например, вы можете написать: «Спасибо, что нашли время, чтобы рассмотреть мою просьбу. Я очень ценю это».
3. Сообщите получателю обо всех крайних сроках. Если вам нужно знать ответ получателя к определенной дате, сообщите ему точную дату и время. В некоторых ситуациях может быть уместно указать краткую причину важности этого крайнего срока. <ул>Например, вы можете написать: «Прошу прощения за столь короткое уведомление, но мне нужен ответ до понедельника, 22 апреля. Я забронировал рейс за город на этот день и буду отсутствовать 2 недели».< /ul>
4. Предоставьте контактную информацию, если у получателя возникнут вопросы.Дайте получателю возможность быстро связаться с вами, особенно если вам нужен ответ в течение нескольких дней. Убедитесь, что указанный вами способ связи является общедоступным в обычные рабочие часы.
- Например, вы можете написать: «Если у вас есть вопросы, позвоните мне по рабочему номеру 222-123-4567».
5. Заканчивайте официальным и уважительным завершением. Такое закрытие, как «искренне» или «уважительно», подходит для формального Письмо-запрос, написанное по деловой причине. Введите запятую после закрытия, затем оставьте двойной пробел для своей подписи. Введите свою подпись под пробелом.
- Если необходима какая-либо дополнительная информация, например название должности или идентификационный номер, укажите ее в строке непосредственно под введенным именем.
