Автор: Каждому офису, который каким-либо образом представляет себя публике, требуется лицо, чтобы встречаться с публикой. Хотя отличное общение по телефону и по электронной почте важно для сотрудников стойки регистрации, общение лицом к лицу отличает администратора от представителя службы поддержки клиентов. Зачастую, когда человек (поставщик, соискатель, член сообщества) заходит на ваше рабочее место, первое, что он видит, это администратор, а первое впечатление всегда важно.
Шаги
Наличие правильных навыков
< ол класс="steps_list_2">
1. Обладайте первоклассными организаторскими способностями.Администраторы — это люди, представляющие лицо компании. Именно с ними клиенты в первую очередь разговаривают с ними, а люди и коллеги обращаются к ним за информацией и планированием мероприятий. Помимо приема звонков и направления посетителей, они часто имеют дело с клиентами, организуют мероприятия, назначают встречи и т. д. Со всеми этими обязанностями администраторы должны быть действительно организованными, имея дело с несколькими запросами одновременно. Человек не продержится долго в приемной, если он или она не может жонглировать более чем одним делом за раз и справляться с ними упорядоченным образом. <ул>Отличный способ оставаться организованным — инвестировать в систему хранения документов, которая лучше всего подходит для вас. Важно знать, какие документы и информация могут понадобиться вашему начальнику, вашим коллегам и вашим клиентам. Храните всю эту информацию в отдельных папках — будь то на рабочем столе вашего компьютера или в печатном виде. Организуйте свою файловую систему так, как вам удобно — если для этого требуются неоновые стикеры, прикрепленные ко всему, пусть будет так. Быть организованным также означает быть самомотивированным — вам не нужно, чтобы кто-то еще говорил вам, как что-то делать, или держал вас на правильном пути. Если вы организованы, вы будете знать, какие задачи вам нужно выполнять каждый день, а какие задачи являются приоритетными. Имейте под рукой номера телефонов. (много-много), т. е. коллег, работодателей, подрядчиков, поставщиков, экстренных контактных телефонов и т. д. Все они вам понадобятся в тот или иной момент. Храните телефонные номера в Rolodex или соответствующей компьютерной программе.
2. Имейте за плечами некоторые знания о технологиях.Номер один технологии, с которой приходится иметь дело регистраторам, — это телефон со всеми его кнопками и отдельными линиями. Также необходимы навыки работы с компьютером: большинство администраторов должны уметь пользоваться электронной почтой и уметь работать с текстом. Также полезно знать, как создавать электронные таблицы и использовать любые отраслевые программы. <ул>Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер или принтер находятся рядом с вашим столом, вам, скорее всего, придется их использовать (и устранять неполадки для коллег, которые сталкиваются с проблемами при их использовании). Как только вы узнаете, какой тип машины используется в вашем офисе, освежите в памяти его основные функции и способы устранения типичных проблем.
3. < b class="whb">Надежность.На ресепшн всегда рассчитывают, что дежурит за стойкой — это плохо отражается на компании, если никто не берет трубку или есть очередь людей, ожидающих помощи. Сделайте надежность своим приоритетом — если ваш начальник знает, что вы надежны и всегда готовы помочь, вы станете незаменимым.
4. Имейте отличные навыки слушания. Большая часть работы администратора заключается в том, чтобы слушать людей, будь то разговор по телефону, вопрос, который задает клиент, или информация, которую вам передают. Умение хорошо слушать сделает вас более эффективным — вы сможете быстрее решать проблемы, когда поймете, о чем спрашивает человек с первого раза, и вы сможете быстро связать клиентов с человеком, которого они пытаются дозвониться. <р>
5. Делайте записи обо всем.Если начальник просит вас что-то сделать, записывает детали. Если звонит клиент, обязательно запишите его информацию (имя, контактную информацию, что он хочет и т. д.). Заметки — отличный способ оставаться организованным и напоминать вам обо всех мелочах, которые возникают в течение дня. Сохраняйте свои записи в блокноте и всегда носите его с собой. Вы будете удивлены тем, насколько они полезны, особенно когда пытаетесь вспомнить, что хотел человек, который звонил пять часов назад.
- Убедитесь, что вы подробно пишете сообщения и перечитываете то, что вы написали, и, что наиболее важно, когда принимаете сообщение, повторяйте сообщение и контактную информацию, которые вам дали, чтобы вы могли убедиться, прежде чем повесить трубку, что вы иметь правильную информацию для передачи.
6. Вежливо ответьте на звонок стандартным приветствием, например: «Доброе утро. Спасибо, что позвонили». наша компания, меня зовут ___, чем я могу вам помочь?Убедитесь, что на телефон ответили после первого или второго звонка. Нехорошо задерживать людей более одной минуты. (Это длиннее, чем вы думаете.)
- Внимательно слушайте имя человека, о котором спрашивает звонящий. При необходимости повторите обратно вызывающему абоненту. Мобильные телефоны часто искажают звуки. Напишите имя человека, на которого направлен вызов, если произношение затруднено. Вежливо направьте звонок с помощью стандартной фразы, такой как «Один момент, пожалуйста, для мистера Смита». Или, если этот человек разговаривает по телефону: «Извините, мистер Смит в данный момент разговаривает по телефону. Вы хотите подождать на линии или оставить ему сообщение голосовой почты?» Вежливо поблагодарите их и направьте звонок соответствующим образом.
7. Приветствуйте сотрудников службы доставки с таким же профессионализмом и вежливостью, как и любой другой другой посетитель.Возможно, вам потребуется расписаться за доставку. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Сотрудникам службы доставки могут понадобиться указания, где оставить посылки. Убедитесь, что вы связываетесь с соответствующими сотрудниками по таким вопросам.
8. Общайтесь с клиентами, которые приходят к вам, эффективно и вежливо.После того, как посетители узнают, кто они и кого они ищут, свяжитесь с этим человеком и сообщите ей/ему, кто там находится. Стандартная подходящая фраза: «Мистер Смит, мистер Джонс из корпорации XYZ пришел к вам на встречу в 2 часа». Всегда получайте имя и фамилию, а также название организации, в которой они работают. Полезно спросить, назначена ли у них встреча с мистером Смитом. Г-н Смит даст вам инструкции о том, где посетитель должен ждать и как долго. Затем вы можете сказать посетителю: «Мистер Смит скоро будет с вами». или «Мистер Смит сказал, что заканчивает встречу и будет с вами через 5 минут. Вы можете присесть. Спасибо».
Как хорошо представить себя
1. Имейте позитивный настрой.Как упоминалось выше, администраторы — это лицо компании, они — те, с кем клиенты имеют дело в первую очередь, и люди, которые отвечают на вопросы людей, которые не могут прийти в офис. Никто не хочет, чтобы его приветствовали с кислым выражением лица и сварливым отношением. Сделайте своим приоритетом всегда иметь улыбку на лице и веселый, оптимистичный характер. Не забывайте сохранять терпение со сложными клиентами, даже если они действуют вам на нервы. <ул>Даже если вы столкнетесь со сложным клиентом, напомните себе, что вы сильный и счастливый человек. Скажите себе, что они действуют из-за разочарования, но знайте, что пока вы изо всех сил пытаетесь приспособиться к ним, вы не виноваты. Лучше быть тем, кто держит голову, чем тем, кто взрывается и выглядит злобным, подлым человеком.
2. Подготовьте приветствие. Всегда важно приветствовать своих клиентов по-дружески. Даже если вы продолжите то, что вы делаете, прежде чем помочь им, важно поприветствовать их, чтобы они почувствовали признание и знали, что вы поможете им через мгновение.
- Некоторые приветствия: «Привет! Добро пожаловать в [название компании]» или «Доброе утро! Если вы присядете, я буду с вами через минуту!»
3. Будьте вежливы.Быть почтительным. Относитесь ко всем так, как будто они самые важные люди, которые пришли в офис в тот день. Это ваша работа — никому нет дела до того, как вы застряли сегодня утром в пробке, как испортили свою новенькую сумочку или даже как потеряли свой любимый компакт-диск. Оставьте личные дела дома. (Даже если вы не уважаете его сообщение или то, как он его передает, притворяйтесь). В целом, убедитесь, что человек полностью расслаблен и рад поговорить с вами.
4. Оденьтесь так, чтобы произвести впечатление. Вы представляете бизнес, поэтому Вы должны одеть часть. Инвестируйте в деловую повседневную одежду. В качестве альтернативы, если вы работаете администратором в магазине определенного типа (например, в магазине одежды), вы можете подумать о том, чтобы одеть эту часть, купив часть одежды в магазине и надев ее. Склоняйтесь к консерватизму, если только вы не работаете там, где мода, модность или другие факторы выдвигаются на первый план.
- Проверьте, действует ли в вашей компании определенный дресс-код. Ваш бизнес может быть в порядке с повседневной одеждой, просто помните, что вы никогда не должны одеваться слишком небрежно (на рабочем месте следует запретить спортивную одежду).
